Les 10 règles à respecter pour numériser vos factures et notes de frais

En comptabilité, le Code Général des Impôts impose à toutes les entreprises de conserver les factures émises ou reçues, durant une période donnée après leur production.

Dernièrement, certaines modalités ont été assouplies dans le cadre de l’article 16 de la Loi des Finances, visant à rendre la gestion financière plus simple. La conservation et le stockage des documents comptables et des pièces justificatives sous format dématérialisé sont les principaux changements mis en avant par cette dernière modification, appelée également Article A 102 B-2 du LPF.

Alors dématérialiser ses factures, oui, mais pour cela, il faut les rendre fiables au regard de l’administration fiscale en leur donnant une valeur probante.

Pour vous aider dans toutes ces démarches, iPaidThat vous explique en détail les 10 critères à ne surtout pas omettre pour un archivage à valeur probante.

Tout d’abord, que signifie l’archivage à valeur probante ?

Il s’agit de l’ensemble des mesures nécessaires à la bonne conservation et à l’intégrité d’une facture durant son enregistrement, son stockage et sa restitution.

La numérisation doit donc vérifier l’ensemble des règles suivantes :

1. La conversion d’une facture papier vers un support numérique doit se faire en garantissant une reproduction à l’identique.
Si le document se réfère à une entreprise assimilée à un code couleur particulier et porteur d’un signe distinctif, la reproduction doit respecter ce code couleurs à l’identique. Tout changement doit être argumenté.

2. La facture ne doit avoir subi aucun traitement d’image, de type logiciel de retouche photo.

3. En cas de compression du fichier, aucune information ne doit être perdue.

4. La facture doit obligatoirement comprendre un dispositif de sécurité fondé par un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-Service Statues List - TSL).

    En voici des exemples :

• Cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile,

• Empreinte numérique,

• Signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS une étoile.

5. Un système d’horodatage doit être intégré à la copie numérique pour un système interne permettant de dater les opérations réalisées.

6. Le format de la facture numérisée doit être standard, c’est à dire en TIFF / PDF/A, pour permettre une lisibilité dans le temps. Un document Word par exemple, est considéré comme format propriétaire, et doit donc obligatoirement être exporté dans un format standard.

7. Au même titre que la loi de conservation des factures papiers, un document sous forme dématérialisé doit être conservé pendant une durée de 6 ans. L’utilisation d’un espace de stockage doit donc garantir à son utilisateur que chacune de ses factures seront accessibles au moins durant une période de 6 ans.

8. Un document scanné ne doit pas être modifié ultérieurement si le cachet de certification (ou signature) a déjà été apposé. Dans le cas contraire, tout changement casserait sa validité.

9. La facture peut être numérisée soit par l’entreprise elle même, soit par un tier (le plus souvent un logiciel spécialisé). Cela n’exempte pas l’entreprise de sa responsabilité juridique.

10. Enfin, dans le cas où un document est stocké sur une plateforme dédiée, celle-ci doit assurer à l’utilisateur qu’aucune des données de la facture ne peut être modifiée ou altérée. Différents moyens doivent donc être mis en place:

• Un stockage dit non réinscriptible via une technique de chaînage,

• Une confidentialité élevée grâce à une identification forte lors de la connexion à l’espace de stockage,

• Une traçabilité disponible des consultations et des actions effectuées.

Parce qu’il est essentiel pour le développement de votre entreprise de dupliquer vos documents pour assurer le développement de votre activité en cas d’incident technique sur vos infrastructures matérielles ou logicielles, la solution iPaidThat vous offre la garantie de numériser vos factures et notes de frais à valeur probante.

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