Les différentes modalités d'association possibles pour vos transactions bancaires

iPaidThat vous propose 4 types d'association à lier à vos transactions bancaires : justificatifs, fournisseur/client, associé, autre compte


Lorsque vos transactions bancaires sont importées sur IPaidThat, notre système effectue un rapprochement automatique entre ces dernières et vos factures, ainsi que vos fournisseurs / clients (voir en détails cette fonctionnalité en cliquant ici)

Cependant, il est possible que, dans certains cas, ce rapprochement automatique ne s'effectue pas. Dans ce cas là, il vous est tout-à-fait possible de le réaliser manuellement. Pour ce faire, il vous suffira de cliquer sur une transaction non-rapprochée. 

Vous tomberez alors sur le menu "choisir le type de rapprochement" sur la droite de l'écran.

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Différents choix vous seront alors proposés: 

"Associer à un justificatif"

Dans la majorité des cas, le système IPaidThat rapproche automatiquement chacune de vos transactions avec la facture qui lui correspond. Il le fera en vous proposant des factures potentielles (visibles grâce au logo "fichier bleu") que vous n'aurez plus qu'à valider. Cependant, dans certains cas, notre système ne parvient pas à réaliser cette association. Dans ces cas là, il vous faudra alors effectuer le rapprochement manuellement. ll vous faudra alors cliquer sur  "Associer à un justificatif", puis "recherche avancée. Vous serez alors redirigé vers la partie "collecte" , et vous pourrez sélectionner le fichier que vous souhaitez. Après cette opération, le logo "fichier" accompagnant la transaction en question passera à "fichier vert".

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Associer à un compte fournisseur, client ou tier

De même que pour l'association automatique avec les factures, IPaidThat rapproche vos transactions bancaires avec le fournisseur / client qui lui correspond. Cependant, il est possible que cette association ne soit pas réalisée par le système. Une des raisons à cela peut être le fait que le fournisseur ou client correspondant à cette transaction n'ait pas encore été créé sur le système. Pour réaliser ce rapprochement manuellement, il vous faudra cliquer sur Associer à un compte fournisseur, client ou tier. Vous aurez alors la possibilité de sélectionner un fournisseur ou client parmi la liste de ceux existant déja dans le système. Il vous est possible, si le fournisseur / client en question n'est pas encore dans le système IPaidThat, de le créer, puis de l'associer à votre transaction. Pour ce faire, il vous suffira de taper le nom du fournisseur que vous voulez créer, dans le champ, puis de cliquer sur "add nom du fournisseur/client"  (exemple add Renault). Après cette opération, le logo "pastille" accompagnant la transaction en question passera à "pastille verte", signifiant que la transaction a bien été rapprochée avec un fournisseur/client. 

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Compte d'associé / de note de frais

Il est possible que vous souhaitiez associer une transaction à un de vos salariés, ou associé. Par exemple pour indiquer qu'une dépense correspond à une note de frais de Alexandre Dupond. Pour procéder à ce rapprochement, il vous faudra cliquer sur Compte d'associé / de note de frais. Vous aurez la possibilité d'associer la dépense en question avec un ou plusieurs salariés / associés, et de choisir le montant à associer à chacun. 

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Autres typologies d'association

Il est possible qu'une transaction n'ait à être rapprochée avec aucun document. Un bon exemple est l'Ursaff, ou les frais bancaires. Dans ce cas là, il vous est possible de valider la transaction comme "rapprochée" étant donné qu'une association avec une facture serait inutile. Pour ce faire, il vous faudra cliquer sur "Autres typologies d'association", puis "ignorer". La transaction en question passera donc en vert, indiquant qu'elle a été rapprochée. 

D'habitude, chaque transaction est associée à une facture, qui est elle-même associée à une catégorie, ce qui permet de catégoriser les dépenses. Cependant, dans ce cas là, aucune facture n'est associée. Il est alors possible, depuis le menu "autres typologies d'association", d'associer vos transactions directement avec une catégorie, sans passer par un rapprochement avec un document. 

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