Traiter la saisie des factures sur iPaidThat

iPaidThat vous permet de génerer les écritures comptables, en automatisant la saisie de vos factures


Pour être certain que les informations présentes sur iPaidThat soient exactes, vous devez traiter vos factures

-> Pour suivre notre tutoriel intéractif sur la manière de le faire, cliquez ici <-

 

Pourquoi traiter ses factures sur iPaidThat? 

Après avoir ajouté vos factures sur iPaidThat, notre système les analyse et en extrait les données clé (montant, date, TVA., fournisseur...). Cependant, il reste nécessaire, au moins au départ, d'entrer sur iPaidThat certaines données, dans le cas par exemple où notre système n'a pas été en mesure d'extraire l'information, et surtout de valider que les données sont correctes

C'est pourquoi il est important que vous puissiez vérifier ces informations avant de pouvoir les exporter.

Où retrouver les factures à traiter: 

Vous pouvez retrouver les factures que vous avez à traiter - c'est-à-dire sur lesquelles une action est nécessaire de votre part (fournisseur manquant, catégorie manquante, duplicata à vérifier, ou facture à valider) - à plusieurs endroits:

  • Sur votre tableau de bord "to do check list" 

  • Sur votre tableau de bord via bouton vérifier document

 

 

Screenshot 1.png

Vous pouvez également les retrouver dans la section "collecte"  Screenshot 2.png  et cliquer sur "filtrefiltre.png --> "filtre additionnel" --> "anomalie détectée"*

 anomalie.png

 

La marche à suivre: 

Vous devrez: 

1) Renseigner les informations non saisies automatiquement par iPaidThat (Libellé, fournisseur ou catégorie comptable par exemple) 

2) Modifier les informations pré-saisies par notre système dans le cas où un changement de données est nécessaire.

3) Valider la saisie après vérification 

 

Pour traiter la saisie, cliquez sur une facture. Vous pourrez alors voir que notre OCR reconnait les informations clé des documents (n° de facture, date, date d'échéance, montant...).

Vous pouvez modifier les informations pré-saisies dans les champs ou cliquer sur "valider" si les informations sont correcte (NB: vous ne pourrez exporter les écritures comptables que pour les factures validées)

 

Screenshot 3.png

 

L'apprentissage par intelligence artificielle

iPaidThat se sert des informations que vous avez renseignées pour les reproduire sur des factures similaires.

NB: L'apprentissage concerne majoritairement l'association avec un fournisseur / client ou avec une catégorie comptable

Prenons un exemple où vous mettriez 50 factures du fournisseur Orange sur iPaidThat: 

Au bout de 3 ou 4 factures sur lesquelles vous indiquez que le fournisseur est bien Orange, les 46 ou 47 autres se rempliront automatiquement avec le bon fournisseur.

Le procédé est le même pour l'association entre un fournisseur et une catégorie comptable.

Comment ça marche?

Notre algorithme, basé sur du "machine learning" apprend les informations récurrentes pour les reproduire. Cet algorithme a été mis au point par les développeurs de iPaidThat: nous ne passons donc pas par un prestataire extérieur.

Nos robots analysent chaque facture présente sur iPaidThat puis récupérent une immense quantité d'informations (position de la date, du numero de factures, format de la facture, police d'écriture, SIRET, SIREN...).

Nous nous servons ensuite de ces données pour comparer les factures entre elles, afin id'dentifier les élements reliant un document à un fournisseur ou client.

Améliorations: Comme toutes les fonctionnalités présentes sur iPaidThat, notre algorithme est en perpetuelle évolution, et devient de plus en plus performant à mesure que le temps avance, notamment grâce à la quantité de données à exploiter (le nombre de factures présentes sur la plateforme) qui devient plus importante.