Traiter la saisie des factures sur iPaidThat

iPaidThat vous permet de génerer les écritures comptables, en automatisant la saisie de vos factures


Afin de vérifier les informations extraites par notre OCR,vous devez traiter vos factures

-> Pour suivre notre tutoriel intéractif sur la manière de le faire, cliquez ici 

 

Pourquoi traiter ses factures sur iPaidThat? 

Après avoir ajouté vos factures sur iPaidThat, notre système les analyse et en extrait les données clés (montant TTC, date, TVA, fournisseur,...). Cependant, il reste nécessaire, au moins au départ, d'entrer sur iPaidThat certaines données, dans le cas par exemple où notre système n'a pas été en mesure d'extraire l'information, et surtout de valider que les données récupérées soient bonnes. 

C'est pourquoi il est important que vous puissiez vérifier ces informations avant de pouvoir les exporter.

Où retrouver les factures à traiter ?
- Depuis le tableau de bord -> widget "todo check-list" ou vous pouvez voir le nombre de document nécessitant votre vérification
- Depuis le tableau de bord -> widget "collect history" ou vous avez un lien vers tous les documents à vérifier 
- Depuis l'onglet collecte -> filtres -> filtres additionnels -> anomalie détectée, afin de voir l'ensemble des documents avec anomalie ou choisir le filtre correspondant aux anomalies possibles sur un document

Voici les anomalies possibles sur vos documents : 
- Fournisseur manquant 
- Catégorie manquante
- A valider (possible uniquement si tout est remplis avant)
- Dates suspicieuses (possible de supprimer ce flag si ce n'est pas le cas)
- Duplicatas (possible de supprimer ce flag si ce n'est pas le cas)

 

Screenshot 1.png

 

 anomalie.png

 

Les différentes étapes de vérification : 

1) Renseigner les informations non saisies automatiquement par iPaidThat (Libellé, fournisseur, catégorie comptable,...)

2) Modifier les informations pré-saisies par notre système dans le cas où un changement de données est nécessaire.

3) Valider la saisie après vérification 

 

Le but est de valider l'ensemble de vos documents et de supprimer les documents à ne pas prendre en compte, 
L'export permet d'exporter uniquement les documents validés afin de ne pas faire d'export avec des documents non traités. 

 

Screenshot 3.png

 

L'apprentissage par intelligence artificielle

iPaidThat se sert des informations que vous avez renseignées pour les reproduire sur des factures similaires.

NB: L'apprentissage concerne majoritairement l'association avec un fournisseur / client ou avec une catégorie comptable

Prenons un exemple où vous mettriez 50 factures du fournisseur Orange sur iPaidThat: 

Au bout de 3 ou 4 factures sur lesquelles vous indiquez que le fournisseur est bien Orange, les 46 ou 47 autres se rempliront automatiquement avec le bon fournisseur.

Le procédé est le même pour l'association entre un fournisseur et une catégorie comptable.

Comment ça marche?

Notre algorithme, basé sur du "machine learning" apprend les informations récurrentes pour les reproduire. Cet algorithme a été mis au point par les développeurs de iPaidThat: nous ne passons donc pas par un prestataire extérieur.

Nos robots analysent chaque facture présente sur iPaidThat puis récupérent une immense quantité d'informations (position de la date, du numero de factures, format de la facture, police d'écriture, SIRET, SIREN...).

Nous nous servons ensuite de ces données pour comparer les factures entre elles, afin id'dentifier les élements reliant un document à un fournisseur ou client.

Améliorations: Comme toutes les fonctionnalités présentes sur iPaidThat, notre algorithme est en perpetuelle évolution, et devient de plus en plus performant à mesure que le temps avance, notamment grâce à la quantité de données à exploiter (le nombre de factures présentes sur la plateforme) qui devient plus importante.