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Automatiser sa comptabilité fournisseur pour sécuriser son entreprise

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Automatiser sa comptabilité fournisseur pour sécuriser son entreprise

A la fois perçue comme un enjeu et une opportunité pour la fonction comptable, la transformation digitale se présente avant tout comme un formidable levier de performance pour cette fonction. Si les outils digitaux font gagner du temps précieux aux professionnels comptables sur de nombreuses tâches, ils favorisent dans un même temps la forte sécurisation de leur processus opérationnels, limitant drastiquement les risques d’erreur humaine ou de fraudes en entreprise.

Digitalisation, une opportunité pour la fonction comptable

Saisie d’informations, traitement et classification des factures … Les missions comptables se composent de nombreuses tâches opérationnelles et administratives voraces en temps et en ressources humaines. Pourtant, l’Ordre des Experts-Comptables estime qu’environ 80 % des missions peuvent être digitalisées, permettant alors aux équipes de réaliser ces tâches manuelles de manière plus rapide et efficace.

Selon une étude d’ISG parue dans Global Security Mag, l’automatisation de la fonction comptable diminue de 43% le volume de travail pour les tâches de facturation, d’encaissement, de crédit, de recouvrement et de tarification. Cette même étude estime que 41% de ce temps peut être réalloué à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée pour les équipes comptables, telles que l’analyse, la stratégie et le conseil. 

La machine n’a donc pas vocation à remplacer le comptable en entreprise, mais davantage à l’accompagner dans ses missions !

Digitalisation de la comptabilité fournisseur : un atout majeur

Bien que l’automatisation concerne de nombreuses tâches comptables, l’une revêt un caractère prioritaire : la digitalisation de la comptabilité fournisseur et la dématérialisation des factures. Obligatoire à l’horizon de 2025, la facture électronique présente pour le comptable l’opportunité de faire un pas vers la digitalisation.

Dématérialiser ses factures facilite alors grandement la tâche aux entreprises, leur permettant de mettre en place un processus de traitement rapide, sécurisé et optimisé en :

  • Disposant d’un lieu unique de réception et d’archivage des documents,
  • Assurant un enregistrement rapide des factures, 
  • Évitant tout litige ou perte du document.

Parmi les outils pour digitaliser la comptabilité fournisseurs, iPaidThat propose une solution venant faciliter et automatiser la gestion comptable de votre entreprise. Accessible depuis votre ordinateur ou votre mobile, notre solution vous permet de collecter automatiquement vos factures fournisseurs, de les comparer directement avec votre banque pour ne rien oublier, et de suivre votre trésorerie en temps réel. 

Image de couverture modifée issue de : Design vector – www.freepik.com

En plus de faire gagner du temps et d’accroître l’efficacité du service, la digitalisation est un moyen efficace pour les équipes comptables de sécuriser l’ensemble de leurs actions, et de prémunir leur entreprise des risques de fraude

Automatisation de la comptabilité : un rempart contre la fraude

Face à la fraude, les équipes comptables sont en première ligne. En effet, les missions opérationnelles réalisées manuellement présentent des failles, et une simple erreur de frappe ou un manque de vigilance peuvent être lourds de conséquences pour l’entreprise.

Bien que les attaques peuvent prendre différentes formes, deux méthodes de fraude sont à mettre en lumière :

  • La fraude interne : un employé falsifie une facture fournisseur ou une note de frais afin d’obtenir un versement à son compte.
  • La fraude au faux fournisseur : un escroc va tenter d’usurper l’identité d’un fournisseur connu de l’entreprise afin de percevoir un paiement en son nom.

Contre la fraude, chacun a un rôle à jouer, et doit pouvoir être en mesure d’intervenir lorsqu’il constate une anomalie. Si la formation et la sensibilisation des collaborateurs sont un premier rempart de protection, d’autres options peuvent être déployées

Dans ce sens, la fintech Trustpair accompagne les Directions Financières à déjouer les fraudes au virement et à sécuriser l’ensemble de leur processus de paiement fournisseurs. En contrôlant automatiquement le couple identifiant d’entreprise / compte bancaire du fournisseur, la solution alerte en temps réel les équipes comptables en cas de présence d’un RIB frauduleux dans les référentiels fournisseurs. Avec Trustpair, vous êtes assuré de toujours payer le bon fournisseur sur le bon compte bancaire !

Ainsi, digitaliser sa fonction comptable est un moyen de redéfinir, simplifier et sécuriser l’ensemble des procédures du service, de l’émission et du traitement d’une facture, à sa validation et son règlement.

Rita Nazarian
Rita Nazarian
Je m'occupe de la communication et des partenariats chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail: rita@ipaidthat.io

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