Vous êtes responsable de la gestion financière et comptable de votre entreprise ? Si oui, vous savez qu’il est indispensable de tenir une comptabilité à jour. Ce n’est pas toujours une tâche facile.
En effet, la tenue de votre comptabilité nécessite de la rigueur, du temps et un travail régulier. Si vous débutez un business ou si vous souhaitez étendre votre activité, vous avez sûrement beaucoup à faire.
Vous aimeriez peut-être passer plus de temps sur d’autres tâches plus importantes. Alors comment faire ?
Il existe deux grandes écoles pour effectuer sa compta : manuelle ou automatisée. C’est l’heure du match !
Quelle est la méthode la plus rapide ? La plus rentable ? La plus sûre ? Comptabilité manuelle VS comptabilité automatisée, vous saurez tout dans cet article !
Comptabilité manuelle VS Comptabilité automatisée : ⌛Le Temps
Votre temps est précieux, il est donc essentiel de savoir laquelle de ces deux méthodes vous en fera gagner le plus possible.
Comptabilité manuelle ✍️
Si vous souhaitez faire votre comptabilité à la main, vous feriez bien de vous armer de patience.
La pluralité des sources de vos pièces comptables et leur volume important risquent de mettre votre détermination à rude épreuve. Voici quelques activités qui risquent de vous faire perdre un temps précieux :
Récupérer une par une chacune de vos factures :
Même si vous êtes très organisé, il est impossible de rassembler toutes vos pièces comptables rapidement si vous ne possédez pas les outils adaptés.
La raison est simple, vos factures vous parviennent sur votre boîte mail, mais aussi sur celles de vos collaborateurs.
Parfois, elles ne sont disponibles que sur les espaces clients de vos fournisseurs. Leur récupération nécessite donc du temps et de l’énergie. Vous avez mieux à faire, non ?
Relancer, classer et saisir :
Voici une autre tâche indispensable mais très gourmande en temps. Après avoir récupéré toutes vos pièces comptables, vous allez devoir les classer avant de les envoyer à votre cabinet comptable.
Si vous êtes dirigeant, imaginez le nombre d’opportunités commerciales que vous ratez lorsque vous effectuez ces tâches.
Si vous travaillez avec un comptable en interne, le problème est similaire. Alors que ce dernier pourrait vous aider à prendre des décisions éclairées en matière de finances, trésorerie ou fiscalité, il risque bien de crouler sous la saisie comptable.
Après tout ce travail, il est fort possible que votre expert-comptable vous relance au sujet des fameuses “factures manquantes”. Il va donc falloir retourner à vos dossiers pour trouver ce qu’il vous demande. Bon courage !
Comptabilité automatique 🛠️
Récupérer toutes vos factures automatiquement : La récupération automatique des factures, c’est peut-être l’avantage le plus précieux d’une comptabilité automatisée. Avec l’aide d’un outil adapté, il est possible de récupérer toutes les factures en quelques clics.
Comptabilité manuelle VS Comptabilité automatisée : Fiabilité et Sécurité 🔐
Vous le savez, l’erreur est humaine. Malheureusement, quand on prépare la comptabilité de son entreprise, mieux vaut ne pas trop en commettre. Quelle méthode est la meilleure dans cette catégorie ? Comptabilité manuelle ou comptabilité automatisée ?
Comptabilité manuelle ✍️
Si vous effectuez en interne la saisie de vos pièces comptables, par le biais d’un comptable par exemple, il existe plusieurs types d’erreurs qui pourraient vous mettre dans l’embarras :
- Inversion ou interversion de chiffres
- Erreurs d’imputation
- Oubli d’une opération
- Double enregistrement d’une opération
Ces erreurs ne sont pas dues à de l’incompétence, mais plutôt à une fatigue liée à une répétition des opérations et missions inhérentes à la compta. Toujours est-il que ce genre d’erreurs nuiraient à la fiabilité des informations et donc à votre prise de décision.
En ce qui concerne la sécurité des données, effectuer sa comptabilité sur Excel ou à la main, peut causer des problèmes de sécurité :
- Perte des données (bug ordinateur, perte des cahiers de comptes, etc.)
- Données accessibles trop facilement (piratage, ordinateur laissé ouvert, etc.)
- Partage et collaboration à plusieurs sécurisés difficile
Il serait dommage que des informations aussi importantes que celles sur la santé financière de votre entreprise soient aussi facilement accessibles.
Comptabilité automatique 🛠️
Les logiciels et solutions digitales ne nécessitent de votre part qu’une seule chose : la vérification. En effet, grâce à des technologies telles que, les collecteurs, l’OCR et le Machine Learning, la saisie, etc.
Les outils digitaux vont “mâcher” une grande partie du travail rébarbatif et énergivore que représente la saisie. Après avoir récupéré les factures à votre place, effectué la saisie des données et classé vos documents par catégories, il ne vous restera plus qu’une seule tâche : la vérification.
Cette partie du travail ne doit pas être négligée. Les outils digitaux visent à faciliter la préparation comptable, pas à remplacer l’intervention humaine.
En ce qui concerne la sécurité, il est clair que la comptabilité automatisée offre plus de garanties :
- Vos données sont chiffrées et cryptées
- Vous êtes le seul à y avoir accès. Vos collaborateurs ne peuvent voir que ce à quoi vous leur donnez accès.
- Débarrassez-vous de la crainte d’une perte, vos fichiers sont stockés sur des serveurs sécurisés.
Vous avez choisi votre gagnant ? Pas encore ? Passons à un autre domaine !
Comptabilité manuelle VS Comptabilité automatisée : Économie et Écologie🌱🌳
Le duel entre les deux méthodes continue sur deux nouveaux terrains : l’impact environnemental et l’impact financier. Voyons ensemble les avantages et inconvénients des deux méthodes.
Comptabilité manuelle ✍️
En matière d’écologie, la comptabilité manuelle n’est pas toujours idéale. Pourquoi ? L’utilisation importante de papier.
Contrairement aux idées reçues, la fabrication de papier n’est pas la cause principale de la déforestation.
Néanmoins, comme toutes les industries, le secteur du papier pollue. Utilisation d’énergie fossile, transport de la marchandise (et donc rejet de CO2), encre d’impression ou encore multiplication des déchets.
Il est toutefois important de rappeler que l’industrie du papier a fait de nombreux progrès dans tous ces domaines durant ces dernières années.
Ainsi, 40% des énergies fossiles utilisées dans le procédé de fabrication du papier ont été remplacées par de la biomasse, réduisant de 50% les émissions de CO₂.
Les papetiers ont également diminué de 80% leurs rejets d’eau, au cours des 20 dernières années, en recyclant l’eau en circuit fermé, et le blanchiment du papier s’effectue désormais sans chlore.
En ce qui concerne le coût d’une comptabilité manuelle, il est difficilement quantifiable. Elle nécessite évidemment l’intervention d’une ou plusieurs personnes, cela représente un coût humain important. Il faut aussi pouvoir imprimer et transmettre les documents à votre expert-comptable.
Enfin, si vous demandez à une société extérieure de s’occuper de la saisie et des autres tâches de précomptabilité, le coût s’alourdit.
Comptabilité automatique 🛠️
On a longtemps pensé que la dématérialisation était la réponse à la pollution. Depuis quelques années, il semble que la tendance s’inverse. Des études montrent que l’envoi et la réception de mails sont source d’émissions importantes de CO2.
De plus, les “data centers”, immenses centres de stockage, nécessitent un refroidissement permanent qui est coûteux en énergie.
D’un autre côté, il est évident que l’utilisation d’outils de comptabilité digitaux permet de réduire drastiquement les déplacements, l’envoi de courriers ainsi que le besoin en papier.
Côté économique, les solutions de compta automatisées proposent souvent des prix attractifs.
Pour quelques dizaines d’euros, vous bénéficiez d’un outil complet. De plus, l’utilisation de ce genre de solutions, souvent disponible en ligne, ne nécessite pas l’installation de parcs informatiques coûteux.
Une comptabilité automatisée nécessite moins de travail et donc moins de collaborateurs à rémunérer.
Enfin, le choix d’une comptabilité automatisée facilitera grandement votre relation avec votre expert-comptable. En effet, ce dernier aura directement accès à une plateforme que vous partagerez avec lui.
Ainsi, il pourra vérifier la présence, ou l’absence, de vos factures. Il est possible d’exporter toutes ces pièces comptables vers la quasi-totalité des logiciels d’expertise comptable utilisés par ces professionnels. Le résultat ? Gain de temps, d’argent, et de productivité.
Alors, qui gagnera le match entre la comptabilité manuelle et la comptabilité automatisée ? À vous de décider !
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