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Dématérialisation des factures fournisseurs : obligations et enjeux 

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Dématérialisation des factures fournisseurs : obligations et enjeux 

Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.

La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à recevoir, traiter et archiver toutes vos factures au format électronique. En résumé, vous dites « adieu » au papier pour dire « bonjour » au tout numérique » ! 

Cette transition peut sembler brutale, mais différentes études montrent que la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises en matière de productivité et de rentabilité. Quels sont-ils exactement ? Comment amorcer ce changement en toute tranquillité ?

Nous vous expliquons dans cet article les obligations à venir en matière de digitalisation des processus de traitement des factures, l’intérêt du passage au numérique et les solutions qui s’offrent à vous.

Dématérialisation des factures fournisseurs
Image modifiée issue de : storyset.com

Rappel du contexte réglementaire : la dématérialisation des factures fournisseurs obligatoire

Selon l’ordonnance no 2021-1190 du 15 septembre 2021, à partir du 1er juillet 2024, les entreprises doivent accepter de recevoir les factures au format électronique. Cette obligation s’applique à toutes les structures françaises assujetties à la TVA dans leurs relations B2B – business to business – pour des opérations réalisées en France.

Ce dispositif vise à imposer une modernisation de la gestion des entreprises et à favoriser, à terme, la lutte contre la fraude en matière de TVA. La loi de finances rectificative pour 2022 réaffirme cette volonté du Gouvernement français.

La généralisation de la facturation électronique est un enjeu majeur de la transition numérique des entreprises. Le ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique rappelle que cette réforme représente un gain de plus de 4,5 milliards d’euros par an pour les petites et moyennes entreprises.

Découvrez le point complet sur la loi de finances 2021 sur la dématérialisation des factures.

Intérêts de la dématérialisation des factures fournisseurs pour les entreprises

Le passage à la facture électronique contribue au renforcement de la compétitivité des entreprises.

Gains de temps et d’argent

Les factures entrantes arrivent via différents canaux de communication : courrier, boîte mail, espaces clients, etc. Cette dispersion vous oblige à être vigilant et cause régulièrement des oublis, source de retards de paiement.

De plus, le traitement d’une facture papier est un processus long qui s’étend de l’ouverture du courrier à l’archivage du document, en passant par la saisie en comptabilité, la validation, le paiement, etc. 

Selon la DGFiP, le coût d’une facture papier est supérieur à 10 euros. En fonction du volume de factures fournisseurs à administrer tous les mois, la note finale peut s’avérer conséquente.

La dématérialisation des processus de traitement des factures vous pousse à recourir à une solution qui gère la récupération des documents, l’extraction des données, la saisie comptable et les rappels de paiement. Toutes les informations sont centralisées au même endroit. Cette automatisation du traitement des factures fournisseurs vous permet de gagner un temps précieux et d’orienter vos équipes vers des projets plus qualitatifs et productifs.

Par ailleurs, si vous choisissez un logiciel de type Saas, adapté au volume de factures à traiter, l’investissement de départ peut être vite rentabilisé et réduire vos charges de fonctionnement.

Gestion performante de la trésorerie 

La centralisation des factures fournisseurs au format numérique facilite les étapes liées au contrôle et au règlement. Vous pouvez définir un calendrier des paiements et suivre son impact direct sur vos comptes bancaires.

Vous respectez ainsi les délais de paiement fixés par chaque fournisseur et évitez les éventuelles pénalités de retard ou les erreurs de double versement susceptibles d’alourdir votre trésorerie.

En tant qu’entrepreneur, vous gagnez en sérénité et vous établissez une relation de confiance avec vos fournisseurs. 

Garantie de la conformité fiscale des factures fournisseurs

La facture papier traditionnelle doit comporter de nombreuses mentions pour être conforme à la loi et vous éviter des sanctions financières. Le format électronique, pour être valable, exige en plus la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF), d’une signature électronique qualifiée et dans certains cas, de procédures de contrôle et de suivi spécifiques.

Les obligations légales qui s’imposent à la facture électronique renforcent la traçabilité, l’intégrité et la lisibilité des documents. En cas de vérification par l’administration fiscale, les entreprises assurent ainsi leur conformité.

Premier pas vers une démarche écologique

Pour les entreprises qui souhaitent agir en faveur de l’environnement, la dématérialisation de la gestion des factures fournisseurs constitue un premier pas vers une démarche écologique. L’arrêt des impressions et de l’archivage des factures papier ou des envois postaux contribue à préserver notre écosystème.

Cette prise de position « zéro papier » peut également être positive en termes de valeur et d’image véhiculée par l’entreprise auprès de vos clients et fournisseurs.

Défis technique et organisationnel de la digitalisation des factures fournisseurs

Quelle solution choisir pour dématérialiser ses factures ?

De nombreux logiciels sont présents sur le marché pour vous aider à dématérialiser vos factures. Avant de sélectionner la solution qui vous convient, vous devez d’abord évaluer vos besoins et le budget à investir

Les outils de traitement des factures les plus performants vous permettent de : 

  • collecter automatiquement vos factures fournisseurs ;
  • extraire les données principales ;
  • effectuer l’enregistrement comptable ;
  • disposer d’une GED (gestion électronique des documents) ;
  • créer un workflow de validation et de paiement ;
  • procéder à l’archivage à valeur probante, etc.

L’autre étape consiste à vérifier que la solution de dématérialisation choisie est fiable, fonctionnelle et conforme aux exigences réglementaires. Elle doit aussi faciliter les échanges avec vos clients et fournisseurs, votre expert-comptable et vos collaborateurs. 

Pour en savoir plus sur la facturation électronique, lisez notre article : Comment intégrer la Factur-X dans son entreprise ?

Comment préparer votre entreprise à la digitalisation des factures fournisseurs ?

L’obligation faite aux entreprises d’accepter toutes les factures au format électronique à compter du 1er juillet 2024 risque d’impacter votre organisation administrative. Les services de tri du courrier ou de comptabilité fournisseurs sont amenés à subir de profonds changements. L’adaptation à un nouveau logiciel de dématérialisation des factures et au tout numérique révolutionne en effet les pratiques. 

L’automatisation des processus de gestion et l’accès à distance aux données comptables permettent de repenser les conditions de production et facilitent la mise en place du télétravail. Le personnel peut se concentrer sur la résolution des anomalies ou être affecté à un autre projet. 

La solution iPaidThat de dématérialisation des factures fournisseurs

iPaidThat est une suite logicielle qui vous accompagne dans votre passage au digital. Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), elle propose des services dans le respect des obligations légales : 

  • récupération des factures fournisseurs ;
  • pré-comptabilité (saisie, rapprochement bancaire) ;
  • stockage et archivage légal ;
  • gestion de votre trésorerie ;
  • valeur probante des documents ;
  • envoi et réception des Factur-X, etc.

Découvrez l’ensemble des fonctionnalités d’iPaidThat et ses bénéfices pour votre entreprise.

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