dimanche, juillet 5, 2020

Facture électronique : quels sont les différents types ?

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Facture électronique : quels sont les différents types ?

Nous venons tout juste d’entrer dans une nouvelle ère où la dématérialisation des factures est devenue une obligation fiscale pour toutes les entreprises françaises. Pour être sûr(e) d’adopter les bonnes pratiques, et de comprendre en quoi consiste la facture électronique, nous avons réuni dans ce nouvel article toutes les subtilités qui la caractérisent. Est-il possible de dématérialiser une facture papier, de la remettre sous format électronique ? Quelle est la différence entre la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale ? Quels sont les différents types de factures électroniques, pouvant être émises et envoyées à vos clients ?

La facture dématérialisée à partir d’un format papier

Depuis le 1er janvier 2018, il est désormais possible de numériser des factures papier dès leur envoi ou leur réception. Cette démarche autorisée par ladministration fiscale permet également, en dehors des éléments relatifs à la facturation, de transformer toutes les informations, les documents, les données, les traitements informatiques ou les systèmes d’information constitutifs lors de contrôles de pistes d’audit. La dématérialisation des factures et autres documents papier permet ainsi de répondre aux obligations fiscales de conservation régies par l’article art. L. 102 B du LPF.

Dès lors, les entreprises ont la possibilité d’adresser, sur demande des contrôleurs fiscaux, des copies dématérialisées des justificatifs de leur comptabilité. Ainsi, le dialogue entre l’entreprise et le contrôleur peut se faire à distance lors d’un contrôle fiscal. Les échanges sont également facilités lors de la transmission des pièces comptables aux organismes de gestion agréés (OGA) en cas d’examen périodique de sincérité.

Selon l’administration fiscale, il est alors possible de créer, de façon manuscrite, une facture de vente en format papier en utilisant éventuellement un pré-imprimé ou sous une forme informatique grâce à un logiciel de traitement de texte. Le document sera alors envoyé sur un support papier. En effet, d’après le BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10 – 80-07/02/2018, une facture créée sous forme électronique, puis envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.

Pour numériser correctement vos factures papier dans le but d’un archivage, vous devrez respecter scrupuleusement les conditions suivantes :

  • Garantir une reproduction identique à l’original (copie conforme),
  • Reproduire les couleurs identiques à l’original,
  • Justifier de l’absence de dispositif de traitement de l’image,
  • Ne pas perdre d’information,
  • Conserver la facture en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti soit d’un cachet « certificat conforme », soit d’une empreinte numérique, soit d’une signature électronique conforme, soit d’un dispositif sécurisé équivalent autorisé par une autorité de certification.
  • Apposer l’heure et la date de la copie numérique.

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La facture dématérialisée simple

Pour bien comprendre le processus de dématérialisation des factures, il est important de faire la distinction entre la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale, qui sont deux choses bien différentes.

  • La dématérialisation simple consiste à transformer des factures papier en des factures numériques. Pour arriver à un tel résultat, on réalise une numérisation des factures papier existantes. Le but de cette action est de faciliter le stockage, l’archivage et l’envoi. Ainsi, il est possible d’envoyer une facture papier par e-mail.
  • La dématérialisation fiscale, quant à elle, consiste à utiliser un système de facturation totalement numérisé. C’est-à-dire que celle-ci sera créée et envoyée de manière totalement dématérialisée. On parle ainsi de facture électronique. Pour garantir son authenticité, il existe alors deux solutions : l’utilisation d’une signature ou d’un certificat électronique, et l’utilisation de la norme EDI (Echanges de Données Informatisées). Ces deux formats peuvent être utilisés dans le cadre de la dématérialisation des factures de vente et d’achat.
types de factures

La dématérialisation fiscale des factures PDF/A3, Factur-X, ou facture structurée EDI

De ce fait, la dématérialisation des factures donne naissance à trois types de factures électroniques différentes : la facture PDF/A3, la Factur-X ou encore la facture structurée EDI.

  • La facture PDF/A-3 est utilisée pour l’archivage de longue durée de documents PDF. Elle répond au standard ISO 32000-1 qui s’est imposé à travers le monde à partir de 2005. Le standard PDF/A-3 répond à trois niveaux de conformité : l’accessibilité, l’intégrité visuelle, la reconnaissance optique de caractères (OCR).
  • La Factur-X est un nouveau standard européen apparu en 2017. Ce format standardisé se compose d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Son principal avantage est de permettre un traitement plus souple de la facture dématérialisée, notamment dans les échanges avec l’administration française ou l’ensemble de vos partenaires commerciaux.
  • L’Echange de Données Informatisé (EDI) correspond à l’automatisation des échanges de factures. Le système répond à des normes spécifiques qui garantissent la véracité des flux échangés, aussi bien pour les factures entrantes que sortantes. Il permet de banaliser les échanges de données entre deux organismes distincts qui parlent le même langage informatique. De plus, l’EDI permet d’automatiser l’extraction de données, de traduire des documents aux normes légales, de déposer des éléments chez un tiers.

Ces différents systèmes ont pour but de faire gagner du temps aux entrepreneurs, de faciliter l’exploitation des données, mais surtout de sécuriser l’ensemble des documents administratifs et fiscaux. Dorénavant, toute entreprise a pour obligation de transmettre ses factures de manière dématérialisée.

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Raphael Alapini
Raphael Alapini
J'ai toujours aimé manier la langue française. Après avoir obtenu un baccalauréat littéraire et une licence de Lettres Modernes et Communication en Sorbonne, j'ai intégré un master Marketing et "Brand Content" dans une école de publicité. Depuis septembre, je mets à profit mes compétences littéraires en qualité de Content manager en alternance chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : raphael@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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