Pour que vous puissiez gagner du temps sur votre cœur de métier, nous avons fait le choix, chez iPaidThat, d’intégrer la technologie de la reconnaissance optique des caractères (OCR) à notre solution comptable. Avec notre logiciel de gestion des factures fournisseurs, la gestion de vos cycles d’achats ne sera plus jamais pareille ! Profitez de l’Intelligence Artificielle (IA) au quotidien pour automatiser une grande partie de vos données comptables.
Principaux avantages dans la gestion de vos factures
Les principaux avantages mis en avant quant à l’utilisation d’un logiciel de traitement des factures basé sur la technologie OCR sont généralement :
- l’amélioration de la qualité des données de facturation numérisées ;
- la réduction des risques d’erreurs humaines ;
- la possibilité de réaliser de belles économies.
Pourtant, la technologie avancée de l’OCR offre des possibilités bien plus variées aux PME comme aux grandes entreprises. Voici quelques-uns des autres avantages qui nous ont poussés, chez iPaidThat, à l’intégrer dans notre solution comptable :
- gestion des flux de trésorerie améliorée ;
- stockage des données comptables électroniques plus performant ;
- accès simplifié aux factures électroniques au format PDF ;
- fin de la saisie manuelle des données ;
- réduction des doublons ;
- détection des inversions liées à la TVA et au HT ;
- analyse en temps réel de l’état des factures client ;
- traitement des impayés accéléré ;
- sécurité des données améliorée ;
- réduction du volume de papier ;
- limitation de l’empreinte carbone d’une entreprise sur l’environnement ;
- collecte automatique des factures.
Documents traités par OCR
Lorsque l’on aborde la Reconnaissance Optique de Caractères et son usage dans le milieu comptable, on pense automatiquement à la numérisation des factures. Pourtant, il est tout à fait possible de l’utiliser pour traiter d’autres documents.
La reconnaissance intelligente permet de trier, de stocker et de contrôler des documents comptables tels que les bons de commande, les devis, les relances, les bulletins de salaire, les contrats de travail, les notes de frais, les demandes de congés, le suivi des diplômes ou encore les curriculums vitae (CV).
Si ces documents types sont facilement exploitables par une solution OCR, c’est parce que, de base, ils sont formatés et standardisés. Généralement, ils se présentent sous la forme d’un texte net et clair, sur une page blanche, dans une police de caractères usuelle.
Il est d’ailleurs fortement déconseillé d’utiliser l’OCR pour le traitement de certains documents, comme :
- les codes-barres ;
- les contrats avec filigrane ;
- les documents avec un fond de couleur ;
- les textes écrits à la main ;
- les documents à faible contraste ;
- les documents présentant des plis.
En gros, tous les éléments qui viennent perturber la lecture du scan rendent la technologie OCR inefficace.
Les factures étant généralement exploitées selon un modèle prédéfini, elles sont un excellent terrain de jeu pour la numérisation avec OCR.
Grâce à nos algorithmes basés sur l’Intelligence Artificielle et la technologie modulable de reconnaissance des documents, notre solution de dématérialisation analyse facilement chacune de vos factures.
Les robots intégrés au logiciel OCR sont capables de lire la structure d’une facture dans son ensemble, et ce, de façon individuelle. Des zones de reconnaissance de texte sont définies au préalable pour la reconstitution finale du document.
Ainsi, avec une très grande précision, notre solution iPaidThat extrait du texte et des chiffres. Les données de facturation sont ensuite exportées du document initial et réinjectées dans votre SaaS comptable.
Simple d’utilisation et intuitive, la reconnaissance optique de caractères est donc une technologie redoutable pour convertir de nombreux documents en fichiers modifiables et interrogeables. De votre côté, vous pouvez jouir d’un outil solide qui gère vos factures de façon complète et intelligente.
L’impact de notre solution sur la gestion de votre comptabilité
L’automatisation de la comptabilité est une tendance fortement encouragée par la transformation numérique. Les experts-comptables et les entrepreneurs peuvent enfin tirer profit d’un système pour obtenir une meilleure visibilité sur leur santé financière.
L’Intelligence Artificielle leur permet une mise à jour des données en temps réel, l’accès aux comptes à tout moment et de n’importe où, et un meilleur suivi global grâce à des tableaux de bord de suivi.
Un logiciel comptable en ligne qui utilise la technologie de la reconnaissance des caractères est donc essentiel pour :
- automatiser les tâches répétitives de facturation ;
- récupérer et traiter ses relevés bancaires automatiquement ;
- suivre sa trésorerie en temps réel ;
- réduire les écritures comptables manuelles ;
- optimiser la relation avec ses clients et fournisseurs ;
- gérer avec plus d’aisance les processus internes comptables ;
- donner plus de conseils personnalisés à sa clientèle.
Nous avons fait le choix chez iPaidThat d’intégrer la technologie fondée sur l’OCR dans notre solution, car nous sommes convaincus qu’elle permet aux entreprises de mieux gérer leur trésorerie. En analysant de façon automatique vos factures, vous gagnez du temps et limitez considérablement les risques de passer à côté de l’essentiel !