L’adaptation n’est plus une option, c’est un impératif ! Pour survivre à une réglementation exigeante et des documents toujours plus volatils, la transformation digitale de l’entreprise est absolument nécessaire. En cela, le logiciel GED aide les TPE-PME à reprendre le contrôle de leur comptabilité et de leurs dépenses.
Pourquoi automatiser ?
En 2022, il faut partir d’un constat : l’augmentation des flux de documents et les échanges de plus en plus digitalisés entre partenaires. Pour rester à flot, il faut se mettre à la page et suivre les innovations des Technologies de l’Information et de la Communication(TIC). Pourtant, ce n’est pas le seul enjeu, mais plutôt celui qui vous fait perdre énormément de temps sur votre rentabilité : acquérir des clients. Les dirigeants d’entreprises doivent apprendre à gérer l’inquiétude naturelle entre :
Des usages rassurants, mais chronophage et lent
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Un futur inévitable avec lequel ils doivent être en phase pour se réinventer
Il faut de nos jours mériter l’attention du consommateur (face à l’ultra-concurrence) et la conserver afin d’avancer à la vitesse de son marché. Une lutte de tous les instants qui ne vous permet pas de perdre du temps dans la gestion parasite de documents.
Définition : La GED qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation des factures imposée par le Gouvernement d’ici à 2024 pousse à l’utilisation de logiciels de plus en plus intelligents et autosuffisants, en mesure d’agir à votre place pour récupérer et maîtriser l’ensemble des documents papiers circulant entre les entreprises.
La GED ou Gestion Électronique des Documents désigne un système informatique qui va dans les grandes lignes, faciliter la gestion et l’exploitation de documents d’une entreprise (papiers, emails, …).
La GED a un but clair. Elle vise à simplifier le processus de dématérialisation des documents :
- Centraliser les documents vivants (collecter et classer)
- Placer ces documents au bon endroit (rechercher et stocker)
- Optimiser leur diffusion (partager l’accès)
En répondant à ces 3 questions :
- De quelle manière réduire le temps passé sur la recherche et la gestion de documents ?
- Comment stocker ses documents (selon le type de logiciel GED) ?
- Par quel moyen collaborer en équipe et en ligne ?
Comment cela fonctionne-t-il ?
La GED regroupe toutes les étapes du processus de gestion des documents. Elle prend en compte, plus rapidement qu’avec une intervention manuelle, l’acquisition, l’indexation, le classement, le stockage et la diffusion des informations.
Les 6 étapes du logiciel de GED :
- L’acquisition des documents → C’est par exemple le cas sur iPaidThat via Reconnaissance Optique de Caractères (OCR)
- Le versement, l’indexation et la recherche → Cela correspond à 3 actions du logiciel de GED que sont le classement, le référencement et l’indexation des documents
- L’hébergement et le partage de données → Avec iPaidThat, plus d’obsession de la sauvegarde, c’est simple, le stockage serveur est illimité pour ne pas pénaliser votre productivité
- La diffusion des documents → par exemple avec un octroi d’accès et une plateforme collaborative
- L’archivage → Comme nous l’avons vu, la GED est soumise à de multiples interventions dans son système. Même si la GED héberge des documents, elle n’a pas vocation à garantir leur archivage dans le respect de la norme NF Z 42-013, seul un logiciel GED incluant un Service d’Archivage Électronique à valeur probante (SAE) le peut, car répondant aux règles d’archivage légal numérique
- Le monitoring → Différents outils viennent compléter le système de la GED (rappels, visualisation en temps réel, historique de flux, reporting et analyse, …)
Les multiples fonctionnalités de la GED, bénéfiques à votre gestion comptable
Il s’agit de :
- L’automatisation de la récupération et du classement des documents
- La recherche avancée simplifiée
- la consultation et le téléchargement des documents facilité par le partage collaboratif
- La traçabilité des documents
- La flexibilité permettant à la GED de se fondre dans une entreprise quelle qu’en soit activité
- L’interopérabilité permettant à la GED d’être reconnue et de fonctionner et communiquer avec tous les outils de l’entreprise sans difficulté d’accès ou de mise en œuvre
- La conservation adaptée aux exigences
Attention cependant, la décision d’intégration d’une GED requière de connaître en amont, l’ensemble des besoins et des difficultés de gestion documentaire de l’entreprise, pour trouver la solution la plus adaptée parmi les différents logiciels. 2 critères de choix sont généralement pris en compte : l’adaptation technique et le prix.
Une solution 100% TECH : iPaidThat
iPaidThat est un écosystème informatique mixte de GED. Cela signifie que grâce à sa suite d’outils, le logiciel accorde une véritable plus-value transversale de ses modules. De plus, nos tarifs sont adaptés à chaque besoin et regroupe des fonctions complémentaires. Un seul objectif, vous faire gagner en efficacité dans votre gestion comptable et financière ! Pour cela, sont à votre disposition :
- Web services (API, …)
- Service d’Archivage Électronique à valeur probante (SAE : pour garantir la disponibilité, la confidentialité et la conservation de vos documents)
- GED
- Sécurité SSL
Tout ce dont vous avez besoin en un seul outil
La gestion de la pré-comptabilité
La gestion de la trésorerie
L’édition de factures personnalisées
La gestion des notes de frais
L’initiation de paiement
Le choix du logiciel de GED
Le choix des TPE-PME
Les organisations modestes peuvent s’orienter vers le déploiement d’une GED à partir d’un logiciel en Software as a Service (SaaS).
Le choix des ETI et GE
Les grandes entreprises optent également pour un logiciel en SaaS. Le logiciel propose une configuration adaptée aux spécificités d’entreprise, tout en ajoutant aux fonctionnalités élémentaires, des services complémentaires.
Par ailleurs, des logiciels open source sont aussi disponible et peuvent attirer votre attention. Cependant, leur faible niveau de sécurité reste important. Malheureusement, ce critère primordial sert une gestion d’entreprise sereine et sans interruption soudaine !
Quelques avantages de la gestion électronique de documents
Globalement, le déploiement de la GED permet d’éviter les difficultés liées à la perte de documents ; ce qui ralentit considérablement la productivité et nuit à l’indice de confiance entre l’entreprise et ses partenaires.
Avec l’utilisation d’un logiciel de GED, l’entreprise gagne en rapidité et en efficacité dans sa gestion quotidienne. Mais ce n’est pas tout ! Le dirigeant d’entreprise réalise, en plus, des économies grâce à la réduction des coûts d’impression de salarié nécessaire à cette tâche.
La mise en place d’une GED favorise nettement la démarche de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE). La digitalisation des documents se détache de tout impact écologique (éco-responsabilité), puisqu’en effet, l’utilisation de la GED privilégie l’accès pour tous les collaborateurs à une information hébergée grâce à la centralisation des documents.
En résumé, cela vous permet une documentation plus qualitative (sans duplicata du fichier par nombre de lecteurs) et une réduction d’émission de papier. C’est un processus écologique, nécessaire et une opportunité de développement.
