On définit le lettrage en comptabilité comme l’opération permettant d’associer des justificatifs et des règlements par le biais d’une suite de lettres. Cette opération permet d’assurer un suivi précis des opérations pour le comptable. iPaidThat propose désormais cette fonctionnalité à tous ses clients.
Lettrage comptable: utilité et méthode
L’utilisation du lettrage permet de regrouper et retrouver rapidement les justificatifs de paiement. Le rapprochement se fera entre les écritures passées sur le journal de banque et celles passées sur les journaux des achats/ventes. La mise en place d’un système de lettrage comptable est bien souvent gage d’une gestion minutieuse des factures. De plus, cette méthode représente une certification de plus quant à la fiabilité de ces écritures bancaires.
Exemple : La facture de 12 000 € éditée pour le client X le 08/10/2019 est lettrée AAA en même temps que le paiement de cette facture enregistré le 10/12/2019
La méthode de lettrage automatique
Dans un contexte de digitalisation de plus en plus important, il est possible d’automatiser le processus de lettrage. Pour ce faire, il suffira que les transactions et pièces soient disponibles sur le logiciel. Le lettrage se fera donc automatiquement. Néanmoins, un travail de contrôle et de supervision devra être effectué par le comptable.
Les utilisateurs d’iPaidThat peuvent dès à présent utiliser le lettrage via leur interface. On vous explique comment faire juste en dessous !
Comment utiliser le lettrage comptable avec iPaidThat ?
Etape 1: Renseignez des dates d’exercice comptable
Rendez-vous dans la section “Paramètres” et sélectionnez “Dates d’exercices”.
Cliquez sur “Ajouter”, puis renseignez nom, date et code de démarrage du lettrage. Le code de début de lettrage “AAA” est présent par défaut. Cependant, il est possible de le modifier, cela peut être utile pour les clients ayant déjà paramétré un lettrage sur un autre logiciel et souhaitant poursuivre ce lettrage sur iPaidThat.
Etape 2: Le Lettrage est configuré
Toutes les associations bancaires effectuées sur iPaidThat seront désormais lettrées. Celles-ci seront visibles durant l’export comptable à condition que la fonction « lettrage » soit configurée (cf. screenshot). Si votre export comptable ne contient pas de lettrage, veuillez contacter le support afin de résoudre la situation.
Bon à savoir
- Lors d’un changement de dates d’exercice comptable, les factures ne se trouvant pas dans la période donnée ne bénéficient pas du lettrage.
- En fonction du logiciel comptable, le lettrage n’est pas toujours automatiquement disponible à l’export. Vous pouvez contacter le support technique afin de voir avec eux s’il est possible de le rajouter.
- Enfin, si vous utilisez déjà la méthode d’export « Custom CSV » il vous est possible de rajouter la colonne de lettrage en rajoutant le terme « lettering_code[Lettrage] » dans le champ de configuration de l’export personnalisé.
Le lettrage iPaidThat possède un double avantage pour les experts-comptables :
- Il n’est plus nécessaire d’effectuer le travail de lettrage sur le logiciel comptable utilisé
- Double vérification au niveau des écritures de banque
En utilisant cette fonctionnalité via votre outil comptable iPaidThat, vous gagnerez un temps précieux !
iPaidThat : ipaidthat.io