L’expertise comptable vit actuellement de nombreux bouleversements technologiques. Le métier doit aussi se préoccuper d’attirer les jeunes à l’heure où les modes de travail et les souhaits évoluent. Bien choisir les applications informatiques du cabinet devient alors stratégique.
Lors de la mise en place d’un logiciel de gestion comptable, les associés du cabinet mènent une réflexion préalable complète afin d’identifier le ou les meilleurs logiciels. Dans ce cadre, cet article apporte aux professionnels du chiffre, l’essentiel de ce qu’il faut savoir pour sélectionner un logiciel pour expert-comptable.
L’expertise-comptable, un secteur d’activité en pleine évolution
Selon l’étude de l’Institut Sofos relative à l’attractivité et l’avenir de la profession comptable à l’horizon 2040, les 21 000 experts-comptables français sont confrontés à de nombreux bouleversements dans leur métier. Dans un contexte de sortie de crise sanitaire avec une conjoncture économique mondiale compliquée et inflationniste, les experts-comptables côtoient de fortes évolutions technologiques, mais aussi sociologiques.
Les évolutions légales qui impactent la pile technologique comptable en cabinet
La dématérialisation des flux comptables s’accélère depuis quelques années avec notamment la législation en matière de facturation électronique. Les logiciels des experts-comptables doivent s’adapter à la collecte des pièces, l’océrisation, la pré-comptabilisation, avec la suppression partielle de la saisie manuelle en comptabilité.
Les entreprises privées qui travaillent avec le secteur public ont l’obligation depuis janvier 2020 d’établir leurs factures sous un format électronique. La prochaine étape concerne les relations BtoB. Voici le calendrier obligatoire :
- 1er juillet 2024 pour les factures en réception (fournisseurs) quelle que soit la taille de l’entreprise ;
- 1er juillet 2024 pour les factures sortantes (clients) des grandes entreprises ;
- 1er janvier 2025 pour les factures sortantes des ETI ;
- 1er janvier 2026 pour les factures sortantes des PME et micro-entreprises.
Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.
De nouvelles méthodes de travail en entreprise et en cabinet
Les évolutions technologiques tant dans la vie privée que dans les entreprises et cabinets conduisent à rechercher de nouvelles manières de travailler. Les outils numériques apportent fluidité, suppriment le papier et rendent la communication plus aisée.
L’expert-comptable se doit d’intégrer ces principes dans l’organisation des tâches du cabinet, tant pour ses collaborateurs que pour ses clients. Ces derniers apprécient de transmettre au fil de l’eau les factures en quelques clics au comptable du cabinet chargé de leur comptabilité.
Besoin de gagner du temps et de sécuriser les processus
L’accélération permanente du monde du travail et l’accroissement des données à traiter dans des délais toujours plus courts concernent également les cabinets d’expertise comptable. Ces derniers recherchent de nouvelles organisations et des outils informatiques novateurs pour dégager du temps à leurs collaborateurs.
Par ailleurs, ils souhaitent aussi sécuriser les données et les processus comptables. Ils visent à réduire le risque d’erreurs pour gagner en qualité et limiter le temps de contrôle manuel.
Une évolution du métier vers plus de conseil aux clients
Les progrès technologiques apportent ce gain de temps recherché grâce à l’automatisation des tâches et à la suppression importante des saisies de factures. Avec ce bouleversement informatique, les experts-comptables font face à un enjeu stratégique : la refonte des missions clients.
Selon le rapport de l’Insee, en 2017, les activités comptables des cabinets comprenaient plus de 70 % du chiffre d’affaires en tenue, surveillance et vérification de la comptabilité. Ces tâches vont fortement se réduire avec la facture électronique, la pré-comptabilisation et l’automatisation en général. C’est l’un des défis à relever lors d’un changement de logiciel pour experts-comptables.
Des jeunes générations qui souhaitent d’autres outils comptables
Comme le souligne l’étude de Sofos, l’expertise comptable est confrontée à un vieillissement significatif des équipes en cabinet. L’urgence concerne donc aussi le recrutement des nouvelles générations, d’autant plus avec la révolution technologique en cours. Les jeunes diplômés, nés avec le numérique, souhaitent des méthodes plus collaboratives, du télétravail et des outils actuels.
Les différents logiciels pour l’expertise comptable
Les cabinets d’expertise comptable vont au-delà de la production des comptes annuels de leurs clients. D’autres fonctionnalités sont nécessaires afin de proposer un service complet aux entreprises, sans oublier la gestion interne des cabinets comptables.
Le marché du logiciel pour expert-comptable offre de multiples solutions aujourd’hui. Voici un panorama des types d’outils envisageables.
Des logiciels aux fonctionnalités multiples ou non
Un cabinet comptable peut opter pour un logiciel généraliste aux fonctionnalités larges, voire modulables. Dans ce cas, l’outil retenu gère l’ensemble des tâches classiques comme :
- la tenue et le suivi de la comptabilité ;
- l’élaboration de la liasse fiscale de l’entreprise ;
- les déclarations de TVA et de taxes diverses ;
- le pilotage de la trésorerie et l’intégration des écritures de banque ;
- la facturation client ;
- les notes de frais, etc.
Mais ce même cabinet peut préférer utiliser plusieurs logiciels spécialisés sur des fonctionnalités précises comme la paie, la gestion de trésorerie ou la pré-comptabilisation. On parle alors de pile technologique du cabinet. Ainsi, tous les outils collaborent entre eux pour répondre aux besoins globaux des utilisateurs.
Dématérialisation, océrisation, pré-comptabilisation et GED
Parmi les logiciels pour experts-comptables, les applications chargées de la dématérialisation des flux occupent une place de choix. Ces outils collectent, scannent et stockent les pièces comptables des clients dans un format numérisé et légal. Parfois, ils gèrent, grâce à la lecture optique, la pré-comptabilisation des factures. Ils génèrent également des fichiers d’écriture en vue de leur interface en comptabilité. C’est une fonction majeure de notre application iPaidThat destinée notamment aux cabinets d’expertise comptable.
Gestion par le logiciel pour expert-comptable du cycle client
Selon l’outil comptable, vous disposez peut-être d’une version qui inclut la gestion complète des clients. Avec ces logiciels, la société cliente du cabinet établit devis, bons de commande et factures de vente. Un CRM, outil de pilotage de la relation client, est parfois également disponible. Ces modules s’utilisent tant par les clients que par le cabinet pour sa propre gestion interne.
Logiciel pour expert-comptable : hébergement et modalités d’accès
Parmi les aspects à examiner dans l’offre de logiciels du marché, pensez aussi au mode d’hébergement de l’outil. Le cabinet d’expertise-comptable peut opter pour des solutions dites On-Premise avec l’achat des licences et un hébergement souvent sur leur propre serveur interne.
Il peut également retenir des technologies plus actuelles qui permettent d’accéder au logiciel comptable sur le Cloud, de n’importe où et à condition de disposer d’une connexion internet. Dans ce cas, on parle généralement de logiciels en mode SaaS – comme Software as a Service. Le cabinet paie un abonnement pour utiliser le logiciel, assistance et mises à jour incluses. Il ne devient pas propriétaire de la licence. Dans les caractéristiques, n’omettez pas d’étudier la compatibilité de l’outil de gestion comptable avec tablettes et smartphones.
Fonctionnalités collaboratives et communication avec les clients
Quand vous cherchez un logiciel pour expert-comptable, pensez aussi à la communication interne au cabinet ainsi qu’avec chaque entreprise cliente. Avec la dématérialisation des processus, la tenue de la comptabilité se fluidifie. Le client envoie ses pièces via l’application en mode photo ou au format PDF. Le collaborateur du cabinet les traite au fil de l’eau contrairement à avant. Il communique par exemple sur les points en suspens avec le client, via une plateforme, une messagerie interne, un tchat, etc.
Fonctionnalités périphériques : exemple du logiciel de paie
Il existe d’autres types de logiciels pour expert-comptable. Dès lors que l’entreprise cliente emploie quelques salariés, si elle ne dispose pas de service RH, elle confie le suivi de la paie et du social à son expert-comptable. En général, le cabinet possède un logiciel spécifique comme Silae ou Sage Business Cloud Paie. Il peut aussi utiliser un module intégré comme Cegid Expert ou Quickbooks, par exemple.
Avantages des applications pour cabinets d’expertise-comptable
Lorsque vous étudiez le choix d’un logiciel pour expert-comptable, gardez en tête les principaux avantages à rechercher pour votre cabinet ainsi que pour l’entreprise cliente.
Gain de temps et de productivité avec les logiciels pour cabinets d’expertise comptable
C’est actuellement l’atout majeur des solutions proposées aux cabinets d’expertise comptable. Le gain de temps apporté par les nouvelles technologies comme la dématérialisation et la pré-comptabilisation répond aux problématiques du moment. Les clients aussi apprécient la fluidité des relations avec leur comptable du cabinet. Ces logiciels de comptabilité simplifient le transfert d’informations, le stockage et la recherche des pièces en ligne.
Réduction du nombre d’erreurs
Avec la suppression de la saisie manuelle des factures, les logiciels de comptabilité associés aux solutions de pré-comptabilité réduisent les risques d’erreurs. L’outil informatique ne se trompe pas avec un paramétrage correct. L’intelligence artificielle et le machine learning contribuent à fiabiliser les écritures au fur et à mesure de l’utilisation de l’outil.
Diminution des pièces comptables manquantes
Certaines applications facilitent le suivi des pièces comptables manquantes. Ainsi chez iPaidThat, avec notre logiciel de pré-comptabilisation, nous envoyons automatiquement une notification aux clients pour les factures non comptabilisées.
Gestion de la relation client facilitée
Comme évoqué, les logiciels pour cabinet d’expertise comptable proposent souvent des modules de gestion de la relation client appelés CRM (Customer Relationship Management). Par ailleurs, avec les plateformes d’échange en ligne, le collaborateur et le client communiquent de façon fluide. Par exemple, avec le logiciel iPaidThat, le salarié du cabinet et l’entreprise partagent la même vision du dossier.
Pilotage de bout en bout par le même logiciel
Parmi les avantages de certains logiciels pour experts-comptables, notons les solutions modulaires qui proposent l’ensemble des services et des fonctionnalités. Dans ce cas, l’expert-comptable choisit un produit tout-en-un. La communication entre différents logiciels ne se pose donc pas.
Machine Learning et collecte automatisée des pièces
Le fait qu’une application comptable puisse récupérer seule les factures et pièces justificatives des clients constitue un réel progrès technologique. En plus du gain de temps et de productivité pour les collaborateurs du cabinet, c’est une suppression de tâches rébarbatives.
L’IA et le machine learning, comme l’explique iPaidThat, contribuent à offrir de nombreuses fonctionnalités :
- collecte des pièces jointes dans les boîtes mail et sur les espaces clients de certains fournisseurs de services notamment ;
- gestion dématérialisée des notes de frais et envoi des tickets au format photo ;
- édition des factures de vente ;
- rapprochement bancaire ;
- pré-comptabilisation des factures et des paiements.
Choix d’un logiciel pour expert-comptable : critères à étudier
Lorsque vous vous apprêtez à choisir un logiciel pour expert-comptable, voici les éléments à intégrer dans votre check-list d’analyse et d’évaluation de chaque application étudiée.
Fonctionnalités couvertes par le logiciel
Vous l’aurez compris, l’analyse des fonctionnalités couvertes par le logiciel de gestion comptable fait partie des préoccupations premières. Votre solution doit répondre aux besoins du cabinet et des clients et s’insérer dans la pile technologique existante.
Ergonomie et personnalisation
L’outil doit présenter une bonne ergonomie ainsi qu’une accessibilité variée, tant pour les salariés du cabinet que pour ses clients. Testez les logiciels et faites participer des clients de confiance pour compléter l’avis de vos collaborateurs et associés. Souciez-vous également du niveau de personnalisation proposé par le logiciel : menus, plan comptable, éditions, tableau de bord financier, etc.
Qualité des visuels et des tableaux de bord intégrés
Les logiciels de gestion comptable de dernière génération proposent des outils de reporting intégrés afin de restituer aux utilisateurs les données financières de manière conviviale et visuelle. C’est l’aspect dataviz de ce type d’outil. Pour intéresser les clients à la lecture régulière de ces documents et les inciter à suivre les dépenses, le chiffre d’affaires, les marges ou la trésorerie, la qualité des visuels compte.
Interface avec d’autres logiciels du cabinet ou de ses clients
Vérifiez aussi la compatibilité du logiciel de gestion comptable retenu avec les autres applications à la fois du cabinet et de vos clients. Désormais, la saisie manuelle, voire la ressaisie des données, est souvent révolue. Plus la solution choisie s’intègre avec les autres outils, plus vous fluidifiez vos processus tant en comptabilité, paie, facturation qu’en trésorerie.
Gestion administrative du cabinet intégrée dans le logiciel
Parmi les critères de choix, en tant qu’expert-comptable, vous souhaitez peut-être une solution tout-en-un. Elle s’utilise autant pour la gestion de la comptabilité et des finances de vos clients que pour le pilotage de votre propre cabinet. Certains logiciels du marché, spécialisés en expertise comptable, le proposent.
Prix du logiciel pour expert-comptable
Le prix fait partie des critères pour choisir un outil de gestion de la comptabilité. L’analyse consiste à évaluer le rapport qualité-prix de chaque solution étudiée. Certains outils comptables conviennent mieux aux petits cabinets, d’autres aux grandes structures.
Mesurez aussi le retour sur investissement des solutions pour la comptabilité en matière de productivité, quel que soit le niveau des dépenses envisagé.
Avis des confrères, réputation de l’éditeur et assistance
N’omettez pas, dans la liste de critères, l’évaluation de l’éditeur ou de l’intégrateur de la solution que vous allez retenir. Il s’agit de vérifier la pérennité de ces structures, leur capacité à suivre l’évolution technologique et à proposer une nouvelle version à jour.
Inquiétez-vous aussi de la maintenance. Assurez-vous que l’assistance technique se rende aisément disponible. Vérifiez également la santé financière ainsi que la réputation de ces sociétés. Enfin, recueillez l’avis détaillé point par point de vos confrères. C’est toujours très instructif, notamment avant de réaliser une démo en ligne ou en présentiel.
Les cabinets d’expertise comptable adaptent leurs outils informatiques pour suivre l’évolution technologique. En choisissant un logiciel pour expert-comptable, ils améliorent l’expérience des collaborateurs et des entreprises clientes.
Pour vous aider dans votre analyse, voici deux articles complémentaires :
Bel article, très complet !
Bonjour,
Merci beaucoup pour votre retour.
Cordialement,
Très bel article bonne continuation.
j’ai trop aimé ce blog, bon sujet