Les pièces comptables correspondent aux documents qu’une entreprise produit et collecte au gré de son activité. Elles servent de justificatifs lors de l’enregistrement des opérations en comptabilité.
Les identifier, en leur attribuant un code spécifique, permet à l’entreprise de se conformer à une obligation légale dans le cas des factures clients. Cela facilite également la saisie, le classement des documents comptables et la conservation des données.
Comment numéroter ses pièces comptables pour satisfaire l’ensemble de ces objectifs ?
1. Respecter la réglementation en matière de numérotation des factures
Parmi vos pièces justificatives comptables, les factures, émises par vos soins, font l’objet d’une réglementation en matière de numérotation. Selon l’article 242 nonies A de l’annexe au Code général des impôts, ces documents doivent comporter un « numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue », sur toutes les pages. Par exemple, la suite de type 01, 02, 03…, correspond à cette définition.
La loi autorise également l’utilisation de séries distinctes quand les conditions d’exercice de l’activité le justifient. Vous pouvez alors employer un préfixe avec l’année seule, ou l’année et le mois. L’essentiel est de ne créer aucune rupture dans la numérotation des pièces comptables.
Si votre exercice comptable commence en mars 2022 et que vous éditez une dizaine de factures, celles-ci pourront être numérotées de la manière suivante : 2022-03-01 à 2022-03-10. Puis, en avril, vous poursuivrez avec la 2022-04-11. Libre à vous d’utiliser un préfixe (F001) ou des tirets de séparation.
Cette réglementation s’applique aux factures classiques, ainsi qu’à celles d’acompte, de situation et aux avoirs. Si vous optez pour notre solution logicielle, vous bénéficierez de l’automatisation du système de numérotation de l’éditeur de facture.
Si la suppression d’une facture est interdite, vous avez, en revanche, la possibilité de réinitialiser les numéros au début de chaque exercice. Ainsi, vous clôturez par exemple l’année 2021 avec la pièce comptable F2021-12-352 et vous commencez 2022 avec F2022-01-001.
L’administration fiscale sanctionne le non-respect de ces obligations. L’amende est de 15 euros par mention manquante ou inexacte et par facture.
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2. Déterminer un système de numérotation des pièces comptables adapté à votre entreprise
Numéroter ses pièces comptables est un moyen de se conformer à la loi, comme dans le cas des factures clients. C’est aussi une méthode d’organisation administrative fondamentale pour la gestion de la comptabilité d’une entreprise.
Face à l’afflux de documents comptables que cette dernière reçoit chaque jour par courrier ou e-mail, l’attribution d’un numéro permet d’identifier la pièce justificative et d’établir sa traçabilité. En effet, cette codification s’avère utile à de nombreuses reprises :
- Au moment de la saisie des écritures comptables, le numéro de pièce est ajouté et constitue la preuve de l’opération.
- Il simplifie ensuite le classement des pièces justificatives mis en place pour répondre à l’obligation légale de conservation des documents comptables obligatoires.
- En cas de contrôle par l’expert-comptable ou par l’administration fiscale, il est le lien entre la comptabilité et la pièce justificative. Il facilite la recherche.
C’est pourquoi il est indispensable de choisir un système de numérotation de document cohérent, logique et pérenne. À la lecture de cette référence, la personne chargée des archives doit distinguer s’il est question d’une facture fournisseur ou client, ou d’une preuve d’opération bancaire.
3. Numéroter ses documents comptables lors de l’enregistrement des écritures
Si vous assurez la gestion de votre comptabilité, vous êtes confronté à la nécessité de numéroter vos pièces justificatives comptables lorsque vous enregistrez vos écritures. La même logique que pour les factures s’applique : les numéros suivent un ordre chronologique et continu.
Vous avez la possibilité de saisir les mouvements comptables au sein d’un livre-journal unique ou de les éclater par nature dans des journaux auxiliaires. Si vous optez pour la seconde solution, votre système de numérotation peut mentionner la référence du livre comptable utilisé.
Prenons l’exemple d’une facture fournisseur reçue en début de mois et payable à 30 jours. Les étapes de traitement se présentent ainsi :
- Saisie de l’écriture dans le journal d’achat : vous attribuez à la pièce comptable le numéro HA123, puisque la précédente portait le code HA122. De la sorte, vous savez que la facture a bien été enregistrée en position 123. Elle est en attente de règlement.
- Paiement du fournisseur à 30 jours et enregistrement dans le journal de banque : le code attribué est le BQ254. Il s’agit de la 254e opération saisie dans le journal de banque pour l’exercice comptable en cours.
Les deux numéros sont reportés sur la facture. Cette mention permet de suivre le statut de la pièce comptable. En cas de recherche ultérieure, elle apporte aussi des informations précieuses sur l’historique de traitement des documents.
4. Utiliser un logiciel pour numéroter ses pièces comptables automatiquement
Quand une entreprise choisit un logiciel de pré-comptabilité, elle fait le choix de la sécurité. L’éditeur de factures est paramétré pour être en conformité avec la réglementation fiscale en matière de numérotation.
De même, la collecte des pièces comptables et la saisie des écritures sont automatisées. L’outil de gestion de comptabilité se charge de récupérer vos factures fournisseurs sur vos boîtes mail ainsi que sur vos espaces clients sécurisés. Une fois les pièces comptables validées par vos soins, vous avez la possibilité de les payer directement dans votre interface utilisateur.
L’avantage des utilisateurs d’iPaidThat
L’ensemble des opérations réalisées à travers notre suite logicielle peut alimenter les livres comptables d’achat, de vente et de banque. Ceux-ci seront alors prêts à être exportés et envoyés à l’expert-comptable en comportant toutes les informations dont il a besoin. Le tout afin d’aller plus vite et plus facilement.
