Quels livres comptables sont obligatoires en entreprise ?

Après la création d’entreprise, une bonne organisation administrative doit être mise en place afin de vous assurer d’être en conformité avec la loi. Pour commencer, côté comptabilité, vous devez connaître quels sont les livres comptables obligatoires. 

Selon l’article R123-173 du Code de commerce, il en existe 2 : le livre journal et le grand livre. Nous vous proposons de les découvrir un peu plus en détail.

Êtes-vous concernés par l’obligation de tenue des livres comptables ?

En France, selon la loi, parmi les obligations comptables de tout commerçant se trouve la tenue du livre journal et d’un grand livre comptable. L’article L121-1 du Code de commerce définit le commerçant comme toute personne physique ou morale qui exerce des actes de commerce et en fait sa profession habituelle. 

Néanmoins, la micro-entreprise fait figure d’exception. En effet, les entreprises ne dépassant pas les seuils de chiffres d’affaires suivants sont dispensées de l’obligation d’établir des livres comptables (article L123-28 du Code de commerce) :

Les entrepreneurs de ce type de société doivent toutefois tenir un livre des recettes encaissées, dans l’ordre chronologique, mentionnant le montant perçu, l’identité du client, le mode de paiement et la référence de la facture.  

De plus, si la micro-entreprise exerce une activité de vente de marchandises, de vente à consommer sur place ou à emporter et d’hébergement, elle remplit aussi un registre des achats. Ce registre comptable comporte le détail des achats, le moyen de règlement utilisé ainsi que les références des justificatifs. 

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Les livres comptables obligatoires

Découvrons ensemble deux immanquables ! Ces livres comptables sont en effet obligatoires en entreprise, afin d’assurer une comptabilité fiable durant les contrôles administratifs.

1. Le livre journal : l’enregistrement des opérations comptables au quotidien

Ce livre comptable répertorie au jour le jour toutes les opérations professionnelles que vous effectuez : les achats de marchandises, les ventes de produits… 

Le respect de la chronologie est primordial, tout comme le fait que vous ne pouvez pas modifier, a posteriori, les écritures comptables enregistrées dans le livre journal.  

Le livre journal se présente sous la forme d’un tableau. Vous devrez y saisir l’ensemble des informations relatives à chaque opération comptable : 

• La date 
• Les noms des comptes comptables à débiter et à créditer 
• Le libellé (ou description) et la référence du justificatif 
• Le montant

Vous pouvez opter pour la tenue d’un livre journal unique regroupant tous vos mouvements financiers. Toutefois, en fonction de la taille de votre entreprise, il peut être judicieux de mettre en place des journaux auxiliaires. Il en existe 5 : 

• Le journal d’achat 
• Le journal de vente 
• Le journal de banque (pour les opérations qui affectent votre compte bancaire) 
• Le journal de caisse (pour les opérations réalisées en espèces) 
• Le journal des opérations diverses (pour les écritures à passer dans le cadre de la clôture de l’exercice comptable)

Le livre journal centralise ainsi toutes les écritures comptables de votre exercice, c’est-à-dire sur une période d’un an. Il sert de référence en matière de suivi d’activité de l’entreprise et permet aussi de retrouver les documents justificatifs rapidement.

2. Le grand livre : regroupement des opérations par comptes comptables

La totalité des écritures saisies dans le livre journal est reportée dans le grand livre. Ce livre comptable répertorie les opérations de l’entreprise par comptes comptables, et ce, en respectant toujours leur ordre chronologique.

Tout comme pour le livre journal, il n’est toléré aucun espace vide, rature ou encore altération dans ce livre comptable. Si une modification ou une annulation d’opération est nécessaire, il convient d’avoir recours à des écritures de contrepassation.

Ce document comptable obligatoire se présente sous la forme d’un tableau et peut être divisé de la manière suivante : 

• Un grand livre général avec les comptes comptables de classe 1 à 7
• Des grands livres auxiliaires qui regroupent des comptes de même nature (clients et fournisseurs par exemple)

Pour le chef d’entreprise, ce livre comptable est un outil de gestion de comptabilité indispensable ! Chaque compte comporte le solde en début d’exercice et le solde final. 

L’entrepreneur peut ainsi maîtriser la situation financière de sa société au quotidien. Il connaît le solde réel de son compte bancaire en un coup d’œil. De même, grâce au grand livre, il est en mesure de savoir quelle facture fournisseur est à régler ou quel client n’a pas encore payé. Un suivi idéal en tant que dirigeant.

Quelques précisions supplémentaires sur les livres comptables obligatoires

Les 2 livres comptables obligatoires peuvent être tenus sous format papier ou électronique. Le recours à un logiciel comptable possède l’avantage d’automatiser la création du grand livre une fois la saisie des écritures effectuée sur le livre journal.

Le délai légal de conservation de ces documents comptables est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

Depuis le 1^er janvier 2016, le livre d’inventaire ne fait plus partie des documents comptables obligatoires. Néanmoins, pour les exercices précédents, ce registre doit être conservé pendant 10 ans. 

Par ailleurs, l’article R123-177 du Code de commerce exige que l’entreprise procède à l’inventaire des éléments d’actif ou de passif présents à la date de clôture. L’objectif est de contrôler, une fois par an, à la fois leur existence et leur valeur.

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