En tant que responsable de la gestion comptable et financière de votre entreprise. Vous êtes amené à récupérer toutes les factures et pièces justificatives de votre organisation. Cette activité implique de n’oublier aucune facture sous peine de sanction.
Toutefois une facture manquante est une problématique qui arrive encore bien souvent dans les organisations. Faisons ensemble le tour des informations à connaître sur les factures manquantes et les outils en ligne.
L’objectif ? Ne plus perdre une seule facture manquante ou simplement les retrouver !
Rappel sur les factures et vos obligations
Chaque organisation qui effectue des dépenses ou des recettes se doit de justifier chacune de ses transactions. Pour cela, vous vous devez de conserver une preuve qui se matérialise par ce que l’on nomme une pièce comptable. La pièce comptable la plus célèbre n’est nul autre que la facture.
Cette obligation est d’ailleurs inscrite dans le code général des impôts :
“Les contribuables mentionnés à l’article 53 A sont tenus de représenter à toute réquisition de l’administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l’exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration…”
En fonction du nombre de transaction et de la taille de votre organisation. Vous êtes amenés à récupérer des dizaines, des centaines voir même des milliers de factures chaque mois. Et comme l’erreur est humaine, une facture manquante peut vous empêcher de justifier une transaction.
Quels sont les risques et sanctions en cas de facture manquante ?
La perte d’une facture vous empêche de justifier l’une des transactions que vous avez effectuée. Sans cette pièce vous vous exposez à un risque de fraude car rien ne permet, en dehors de votre bonne foi, de dire qu’il s’agit d’une transaction licite.
Les sanctions peuvent intervenir en cas de contrôle de l’URSSAF. Lors d’un contrôle vous êtes dans l’obligation d’accueillir les inspecteurs de l’URSSAF pour qu’ils puissent vérifier l’ensemble de vos transactions.
Pour cela, ils peuvent avoir accès à l’ensemble de vos documents nécessaires au bon déroulement du contrôle.
Une ou plusieurs factures manquantes constitueront, auprès de l’administration, un manquement et une possible fraude.
Vous vous exposez alors à un risque que ces factures ne soient ni comptées en charges, ni comptées pour la déduction de TVA si vous aviez déduit la TVA de ces transactions.
Les sanctions pénales et financières
Alors quelles sont les sanctions pour votre organisation ? Comme le prévoit le Code du commerce dans l’Article L441-9 sous-section 1, le vendeur et l’acheteur doivent chacun conserver un exemplaire de la facture émise.
Dans la suite de cet article du Code du commerce, les sanctions sont claires pour un manquement dans la facturation. Tout manquement est passible d’une amende d’un montant maximum de 75 000€ pour une personne physique et 375 000€ pour une personne morale.
En cas de récidive dans un délai de deux ans à compter de la date de la première sanction administrative. L’amende encourue est portée à un maximum de 150 000€ pour une personne physique et 750 000€ pour une personne morale.
Bien évidemment les montants indiqués sont les peines maximales et une facture manquante d’un faible montant n’entraînera pas une amende aussi importante pour votre organisation.
Toutefois comme déjà évoqué, il s’agit d’une obligation de votre entreprise et un non-respect entraînera des sanctions.
Alors quelles sont les solutions pour éviter ces risques et sanctions ?
Comment récupérer une ou des factures manquantes ?
Si vous constatez qu’il vous manque une ou plusieurs factures des solutions simples existent pour les retrouver ou les récupérer.
1. Demander un duplicata
Comme nous l’avons vu dans la partie sur les risques et sanctions. Lors de la création de la facture, les deux parties contractantes (l’acheteur et le vendeur) se doivent de conserver un exemplaire de la facture.
Ainsi l’action la plus simple est de demander un duplicata de la facture manquante à l’autre partie.
Bien souvent l’entreprise peut vous fournir un duplicata de votre facture manquante. Pourquoi ? Car elle aussi a l’obligation de récupérer toutes les factures. Un simple mail de demande pourra suffire pour obtenir cette facture.
Attention à bien préciser un maximum d’informations (date, montant, nom … ) pour simplifier la demande et faciliter la recherche de votre facture manquante.
2. Demander de l’aide à votre banque
Dans certains cas votre banque peut également vous aider dans le cas de pièces comptables manquantes.
C’est notamment le cas pour tout ce qui est des chèques. Votre banque peut, sur votre demande, effectuer une recherche sur le numéro d’un chèque pour obtenir une image du recto et ainsi retrouver potentiellement le nom de l’autre partie contractante.
3. Rechercher dans vos documents avec un outil d’automatisation
La facture étant une obligation pour justifier une transaction, vous avez obligatoirement eu cette facture à un moment donné. Une facture manquante résulte souvent d’une difficulté dans la recherche dans vos espaces.
En effet, alors qu’auparavant toutes les factures étaient au format papier, elles sont désormais disponibles sous plusieurs formes et plusieurs espaces (pdf, papiers, boites mails, espaces fournisseurs …).
Accroissant ainsi la difficulté pour les rechercher mais augmentant aussi les chances d’avoir une ou plusieurs factures manquantes.
Des solutions qui permettent d’automatiser la collecte et la récupération de vos pièces comptables (facture, notes de frais …) existent.
Notre solution iPaidThat vous permet de collecter automatiquement l’ensemble de vos factures passées et présentes ainsi que de les stocker sur un même espace.
Un exemple concret ? Les collecteurs de factures via les boites mails. Chez iPaidThat nous avons développé des robots capables d’extraire et de récupérer toutes les factures que vous avez pu recevoir sur votre ou vos boîtes mails.
Pour cela, il suffit simplement de connecter votre boite mail à votre espace iPaidThat. Vous désirez en savoir plus sur les solutions d’automatisation de collecte des factures ? Découvrez dès maintenant notre solution sur ce lien.
Ainsi ces outils en ligne vous permettent de simplifier votre quotidien comptable en effectuant des tâches à faible valeur ajoutée et qui vous empêche de vous consacrer à votre cœur de métier.
4. Demander conseil à votre cabinet comptable
Votre cabinet comptable ne pourra pas prendre le risque à votre place pour une facture manquante. Mais il pourra toutefois vous fournir la liste de l’ensemble de vos factures manquantes.
Et si jamais après tous vos efforts et l’application de nos conseils vous ne parvenez pas à obtenir ou retrouver une facture manquante, vous pouvez demander conseil à votre cabinet pour savoir comment gérer comptablement un cas aussi particulier.
Les cabinets comptables sont là pour vous aider et vous accompagner dans la gestion de votre comptabilité, ils sont alors les personnes les plus à même de vous aider dans la bonne réalisation de cette tâche.
Pour éviter cet écueil de facture manquante et du temps consacré à sa recherche vous pouvez utiliser des solutions d’automatisation comme iPaidThat