Il est parfois assez frustrant de passer son temps à gérer sa comptabilité plutôt que de faire vivre son business et d’augmenter son chiffre d’affaires. Il est d’ailleurs assez courant de se retrouver dans des situations problématiques que l’ensemble des entrepreneurs connaissent en comptabilité. Dans cet article, nous avons décidé de dresser la liste des problèmes les plus récurrents en comptabilité et la solution pour les résoudre simplement.
1 – Retrouver les factures liées à son extrait de compte bancaire
Tout entrepreneur a déjà connu cette problématique. Votre comptable vous contacte pour vous demander le libellé d’une ligne d’un extrait bancaire, avec en plus le justificatif de la facture correspondante. Une tâche pourtant simple qui peut prendre beaucoup de temps. Dans certains cas, il est difficile de retrouver cette dépense, surtout si celle ci date d’il y a plusieurs mois, voire plusieurs années.
Pour éviter cela, il vous faut être d’une grande rigueur dans le classement de vos pièces comptables. Mais même avec beaucoup de rigueur, la meilleure solution est d’automatiser la recherche et la récupération de ces factures, grâce à un logiciel de gestion. La solution IPaidThat permet de détecter, importer et saisir automatiquement l’ensemble de vos factures depuis votre boîte mail et vos espaces clients (OVH, Amazon, SFR, Orange …)
2 – Retrouver ses justificatifs de dépenses personnelles (notes de frais)
Le développement d’une entreprise amène les salarié et les associé à se déplacer et à faire des dépenses en tout genre. La comptabilité impose la justification de chacune de ces dépenses en présentant le justificatif correspondant. Mais bien souvent, ce sont des pièces que l’on peut très rapidement égarer comme les frais d’un restaurant ou plus simplement la note d’un taxi. Sans cette pièce le remboursement de cette dépense est impossible.
iPaidThat a créé une application mobile permettant de gérer facilement les notes de frais d’une entreprise. Grâce à un accès unique, chaque collaborateur et employer télécharge l’application. Ils peuvent comptabilité de façon autonome leurs dépenses, en prenant une simple photo de leurs justificatifs de paiement. Un système de reconnaissance de caractères détecte et saisi automatiquement les informations du ticket et les importent sur le tableau de gestion iPaidThat. Un système de calcul des dépenses kilométriques a également été ajouté à l’application. Enfin, le dirigeant d’entreprise peut plafonner les dépenses de ses employés et contrôler sa trésorerie en temps réel.
3 – Réaliser la saisie de ces pièces comptables
Une fois vos pièces comptables rassemblées (tickets, factures, reçus, …), chaque dirigeant doit ensuite saisir informatiquement les données comptables, telles que la date, le montant hors taxe, la TVA ou encore le numéro de facture. Bien souvent, cette opération chronophage est réalisée à l’aide de tableaux Excel.
La reconnaissance optique de caractère (ou OCR), mis en place dans l’utilisation d’iPaidThat, permet de s’affranchir de cette étape. Le système saisi automatiquement les données importantes de la facture et les importent sous format comptable. Le dirigeant puis le comptable, n’ont plus qu’à valider les informations. Un gain de temps considérable.
4 – Déclarer sa TVA
Une entreprise paye la TVA lorsqu’elle achète des marchandises et la facture à ses clients. La soustraction de ces deux montants vous donne le montant qu’il vous reste à payer à l’Etat ou que l’Etat doit vous reverser. Mais à qui devez-vous payer votre TVA? Au RSI, à l’URSAFF… ? Quand et comment la déclarer ? Mensuellement, trimestriellement, annuellement ? Quel est votre régime de TVA ?
Toutes ces questions sont généralement adressées à votre expert-comptable. En tant que conseillé, c’est lui qui vous conseille en fonction de votre type de société, même si certains sites internet apportent un certain nombre de réponses, comme le coindelentrepreneur.
La solution iPaidThat apporte un gain de temps considérable et permet d’améliorer la relation entre comptable et dirigeant d’entreprise. En automatisant les tâches comptables à faibles valeurs ajoutées, les comptables ont la possibilité de se concentrer sur le conseil et la relation client.
5 – Gérer l’aspect social
La gestion de la paie de ses employés est un véritable casse-tête comptable. Entre conventions collectives, échanges avec l’administration publique, coût des fiches de paie anormalement élevé, flexibilité du droit français du travail. Aujourd’hui, de nouveaux logiciels de gestions proposent des solutions de simplification RH.
6 – Avoir des éléments sur sa trésorerie en temps réel
En tant qu’entrepreneur, votre temps est consacré au développement de votre activité et votre comptabilité n’est généralement pas effectuée de manière régulière. Il vous est donc souvent difficile d’avoir des indicateurs fiables sur votre trésorerie. Consulter votre relevé bancaire ne vous permet pas d’avoir un état réel de vos dépenses et entrées d’argent. Se doter d’un logiciel d’analyse de vos dépenses comme iPaidThat vous permet d’avoir une visibilité en temps réel sur la santé financière de votre entreprise.