Nous sommes bientôt à la moitié de l’année et de nombreuses entreprises n’ont pas encore opérées leur transition numérique des factures. Une solution se profile peut-être pour vous, la Factur-X est un moyen simple et accessible qui peut faire pencher la balance.
La Factur-X qu’est-ce que c’est ?
C’est d’abord l’initiative du Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) et du Comité Européen de la Normalisation (CEN), qui la qualifient de modèle standard de généralisation de la facturation électronique (e-invoicing) dans les entreprises.
Plus largement, la Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique lancé en 2017. Ce modèle de facture répond à la norme sémantique européenne EN16931 et est aussi appelé : “ facture mixte ” ou “ facture hybride ”. La Factur-X a la spécificité d’être lisible par l’homme ou la machine.
Pour quelles raisons ?
La Factur-X intervient d’abord dans un contexte législatif et technologique. La pesanteur de gestion procurée par l’émission de factures papiers, ralentit grandement les institutions administratives. Pour se tenir prêt au grand départ d’une transition numérique obligatoire des entreprises, l’État mène donc une politique pro-dématérialisation intensive.
En tant qu’entrepreneur, vous en avez sûrement entendu parler et ce n’est pas pour rien que son utilisation s’étend : l’obligation de transition n’est, à ce jour, plus si loin !
Avant la loi digitalisation :
Il y a encore quelques années (~ 2014), la dématérialisation des factures était un procédé basé sur l’Échange de Données Informatisé (EDI) :
- PDF à signature électronique
- PDF simples avec condition d’établissement de Piste d’Audit Fiable
Cependant, il n’existait en réalité aucun standard de facturation dématérialisée qui soit accessible à tous les types d’entreprise, mais uniquement des canaux de factures sécurisées.
La Facture X : *TOC-TOC ! * l’obligation est au pas de la porte
Le but de la digitalisation des factures est d’uniformiser le processus de facturation, lutte contre la fraude, raccourcir les délais et de sécuriser les échanges.
D’usage, la majorité des entreprises avaient besoin d’établir ses factures au format papier, les remplir et les envoyer par courrier à la boîte postal du destinataire. Un procédé coûteux, répétitif et très long. Pourtant, ce passage à la facturation électronique paraît encore un changement complexe pour certaines.
La Factur-X est-elle réellement un modèle d’e-invoicing accessible à et envisageable pour tous ? Voici 5 raisons d’opérer la transition pour de bon et donner un vrai coup de boost à votre gestion.
Les intérêts de la Factur-X
1. La sécurité et la lutte anti-fraude
La Factur-X est un moyen concret de lutte contre la fraude fiscale (contrôle de la TVA). C’est une des principales raisons qui motive les administrations à se tourner vers une transition.
Avec l’appui de supports numériques permettant de donner de manière sécurisé à un document texte ou une image, une valeur légale de même niveau et rigueur qu’un document papier, mais avec ses petits plus :
- Authenticité
- Intégrité
- Lisibilité
- Archivage légal
- Transmission immédiate
2. L’amélioration des échanges
La gestion de ces flux massifs de données est un enjeu majeur. Grâce à une mise en œuvre plus simple, la Factur-X permet de généraliser la facture électronique dans les échanges entre entreprises et de faciliter le travail des institutions administratives. L’entreprise ne nécessite pas d’investissement particulièrement important pour utiliser la Factur-X, car celle-ci s’adresse à tous les types d’entreprises, de la plus petite à la plus grosse.
3. Le gain de temps
Comme toute facture électronique, la Factur-X permet de réduire le temps passé sur vos factures, car leur envoi et leur traitement est accélérés. Pour cette raison, la digitalisation est un véritable plus. Pour les TPE-PME, la Factur-X est à la fois simple, structurée et plus efficace qu’une facturation ordinaire.
4. La réduction des délais
En plus d’être un gain de temps, ce modèle de facturation permet, par l’envoi rapide de documents, de réduire les délais de paiement client. Grâce à cela, vous encaisser notamment plus vite, plus facilement, et sans pertes, ni de temps, ni de documents. Vos pièces de facturation sont stockées de façon sécurisée.
5. Une véritable avancée
Nous sommes dans un réel tournant de la facturation électronique. La Factur-X est vue comme le modèle accessible financièrement et techniquement aux entreprises. Elle permet aux administrations, de moderniser la collecte des factures et de la TVA.
Comme la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous, utiliser la Factur-X vous assure d’être en avance sur ce changement et de vous familiariser rapidement avec ce procédé avant l’obligation. Cela démontre aussi un réel investissement aux yeux de vos partenaires. Vous montrez que vous cherchez à réduire l’empreinte d’émission carbone de vos factures. Une recherche donc, en faveur de vos dépenses, mais aussi de l’environnement.
Et pour les experts-comptables ?
La dématérialisation des factures est une opportunité pour les experts-comptables qui rend la facturation intelligente, simple et fiable.
Tout comme les avantages cités précédemment dans le cas des entrepreneurs, l’automatisation du traitement des factures aide, finalement chez l’expert, à forger une meilleure relation avec son client :
- Un travail décomplexifié (dans la recherche de documents ou simplement d’informations, etc…)
- Gain en temps et organisation, donc en productivité
- Gain de sécurité et de fiabilité
- Amélioration de l’expérience client et donc de l’image de marque
- Possibilité de développement de nouveaux services
La suite iPaidThat vous assiste dans votre passage à la facturation électronique
Découvrez iPaidThat – Votre assistant privilégié de gestion comptable et financière