Bien gérer son temps est incontestablement l’un des challenges les plus importants et exigeants des entrepreneurs. Il ne suffit pas d’être connu(e) ou reconnu(e) pour faire prospérer son entreprise, encore faut-il gagner en productivité. Réussir à organiser son espace de travail, analyser ses tâches quotidiennes, maîtriser son temps de travail et ses priorités, gérer sa boite mail ou les imprévus du quotidien, voire apprendre à déléguer quand cela s’avère judicieux et nécessaire.
Aux premiers abords, ces différents objectifs peuvent sembler ardus. Sachez pourtant qu’il existe des techniques et des bonnes pratiques pour parvenir à les maîtriser. Vous voulez savoir comment gagner en productivité et booster votre quotidien ? Nous allons partager avec vous nos meilleurs conseils pour devenir plus efficace, et plus productif. À lire et relire sans modération !
I. Organisez votre espace de travail
Avant toute chose, vous devez apprendre à organiser votre espace de travail. Si cela peut paraître anodin, un bureau rangé est un bureau où l’on se sent bien et où il est alors possible de mobiliser toutes ses ressources pour travailler avec efficacité. Voici quelques conseils pour vous aider à mieux aménager vos locaux :
Faire le tri par le vide pour un gain de place immédiat
Identifiez le superflu présent sur votre espace de travail : « Est-ce que j’ai réellement besoin de ce document ou de cet objet sur mon plan de travail ? Ce matériel fonctionne-t-il toujours ou est-ce que j’en ai besoin régulièrement ? »
N’hésitez pas à jeter, classer ou ranger dans un espace plus adapté les éléments inutiles qui polluent votre espace proche de travail. Un environnement de travail clair et sans distraction est primordial pour passer une bonne journée de travail et être plus productif.
Ranger pour gagner du temps
Il n’est pas rare de ne pas réussir à mettre la main sur un post-it de la plus grande importance ou de chercher pendant des minutes interminables un papier essentiel. Contre-productives, ces pertes de temps pèsent lourd dans la balance, et tendent à augmenter considérablement votre impatience. Mettre de l’ordre vous permettra une meilleure gestion du temps :
– Rangez chaque chose à sa place en les classant par dates, catégories, niveau d’urgence…
– Aidez-vous de trieurs, de meubles à tiroir, de boîtes de rangement…
Organiser le bureau de son ordinateur
Si votre espace de travail est majoritairement votre ordinateur, organisez également ce bureau ! Cela vous permettra de gagner en productivité. Rangez vos documents par dossiers et sous-dossiers, videz régulièrement sa poubelle. Enfin, choisissez un fond d’écran qui favorise le travail sans stress.
Agencer ses locaux professionnels
Pour mieux optimiser l’espace de vos locaux de travail, prenez en compte votre activité ou celle de vos salariés. Réservez un lieu au calme, afin de réunir les bonnes personnes à proximité les unes des autres. Soignez la décoration et la vision d’ensemble et n’oubliez pas d’actualisez votre équipement.
Si vous avez des difficultés pour aménager correctement votre espace de travail, utilisez la méthode des 5 S :
« Débarrasser, Ranger, Nettoyer, Maintenir l’ordre et Être rigoureux ».
II. Gérez vos priorités
L’une des clés du succès passe par la hiérarchisation des tâches et surtout des priorités. Que ce soit pour les dirigeants, les salariés ou l’entreprise toute entière, cette étape est essentielle car elle permet de :
- Gaspiller moins de temps,
- Réduire le stress,
- Limiter la procrastination,
- Gagner en efficacité,
- Être plus présent(e) pour ses collaborateurs,
- Mieux gérer les imprévus.
Pour vous faciliter le travail, identifiez clairement vos objectifs, analysez vos résultats et agissez en conséquence, en établissantdes listes de tâches efficaces, en priorisant celles qui sont urgentes, ou en calculant le temps passé sur chaque projet par exemple. Voici quelques outils pour vous guider :
- La Matrice d’Eisenhower ;
- Le classement A-B-C-D ;
- La technique POMODORO ;
- La méthode NERAC.
III. Gérez vos mails astucieusement
Un employé, ou un dirigeant d’entreprise est susceptible d’avoir à traiter au moins 88 e-mails par jour. C’est pourquoi cette tâche chronophage doit être accompagnée de pratiques ingénieuses :
- Faites le ménage dans votre boîte mail (spams, newsletters, etc.) à l’aide de UnrollMe,
- Soignez l’objet de vos courriels pour vous faciliter la recherche,
- Triez vos mails par statut,
- Personnalisez les sections de votre boîte de réception,
- Instaurez un temps d’e-mail dans votre agenda.
Il arrive parfois que malgré tous vos efforts d’organisation, le volume d’e-mails reste important. Proposez à vos interlocuteurs et collaborateurs d’utiliser des outils collaboratifs de type Slack, Trello, Google Doc, Flow.
IV. Anticipez les imprévus
Les imprévus nous déstabilisent et nous forcent à devoir changer de trajectoire. Anticiper tous les éventuels contretemps est impossible, mais vous pouvez apprendre à gérer efficacement les imprévus :
- Préparez-vous : acceptez l’idée que les choses ne se passent pas toujours comme prévu, et travaillez en conséquence pour les anticiper.
- Gérez vos émotions : la surprise, la panique ou la colère doivent être maîtrisées pour éviter les réactions impulsives.
- Adaptez-vous : faites preuve de souplesse, soyez flexible, ne surchargez pas votre planning.
- Voyez les opportunités : l’imprévu peut offrir de nouveaux échanges ou de nouvelles rencontres.
- Faites-vous aider pour vous soulager dans vos imprévus.
V. Déléguer, l’astuce par excellence ?
Déléguer consiste à confier une mission ou un projet à un tiers dans le but d’atteindre les résultats souhaités. La délégation permet aussi à vos efforts, à vos buts de se multiplier et donc à gagner en productivité.
Aujourd’hui, savoir déléguer permet de :
- Gérer efficacement son temps,
- Former et motiver son équipe,
- Accroître la productivité de son organisation.
En aucun cas, il ne s’agit pas de se débarrasser d’une tâche désagréable ou ingrate, juste de redistribuer les tâches stratégiquement.
Voici quelques conseils pour confier des tâches à l’un de vos collaborateurs :
- Avoir confiance en la personne,
- Adapter vos demandes en fonction du collaborateur,
- Définir clairement l’objectif que l’on souhaite,
- Ne pas attendre d’être débordé(e),
- Permettre aux autres de prendre des décisions,
- Rester disponible.
Vous avez maintenant entre les mains quelques clés pour mieux gérer votre productivité et booster votre quotidien. C’est idéal pour toute gestion de projet ! Si vous souhaitez plus de conseils pour apprendre à déléguer efficacement vos tâches, dites-le-nous en commentaire. Pour le reste, n’hésitez pas à parcourir le blog, vous trouverez pleins d’astuces pour gagner toujours plus en efficacité.