L’aspect administratif d’une entreprise est indispensable à son bon fonctionnement. Depuis quelques années, il est devenu courant de confier cette partie à des experts indépendants.
Les avantages d’une telle initiative sont indéniables, et cela aide une entreprise à fonctionner de manière plus efficace par bien des aspects.
Dans cet article, nous verrons les différents bénéfices de la mise en place d’une externalisation administrative. Vous pourrez ensuite déterminer si cela est pour ou non.
Externaliser pour une meilleure gestion administrative
Traditionnellement, les tâches administratives d’une entreprise vont être traitées en interne. Ainsi un.e entrepreneur.se, une équipe ou une branche dédiée à ces tâches doit s’en charger. Cette action s’accompagne de coûts qui peuvent être assez conséquents financièrement ou en termes de temps.
Les aléas de la gestion administrative en interne
Dans ce cas de figure, l’entreprise doit prendre une ou plusieurs salariés à sa charge. Les dépenses encourues peuvent être nombreuses, et incluent :
- Un processus d’embauche, qui est à la fois long et coûteux.
- des dépenses directes comme les salaires, les avantages sociaux et les cotisations patronales.
- L’acquisition de matériel nécessaire pour que les salariés puissent faire leur travail.
- Les différents impôts en lien avec l’emploi de salariés.
- Les locaux pour les salariés
- Du temps pour gérer, superviser et manager ses équipes
En tant que chef d’entreprise, vous aurez souvent à vous assurer que vos employés soient bien formés dans différents domaines, ou qu’ils maîtrisent des outils spécifiques.
D’un côté, cela est coûteux en termes d’argent et de temps. De l’autre, l’entreprise prend le risque d’investir dans des collaborateurs, sans avoir l’assurance qu’ils ne décident pas de changer d’emplois à un moment donné.
De plus si vous êtes peu nombreux ou solo-entrepreneur, vous devez vous charger de l’ensemble des tâches administratives de votre entreprise, ce qui vous fait perdre du temps sur votre activité principale.
L’externalisation pour faciliter les tâches administratives
Confier ces activités à une société spécialisée contribue grandement à vous rendre la vie plus simple.
Avec un prestataire, vous n’aurez qu’à lui spécifier vos besoins spécifiques en termes d’administration. Dès qu’il sait ce qu’il vous faut, il pourra s’en charger pour vous dans les plus brefs délais. Des experts comme ceux du réseau d’externalisation 3h18 n’attendent ainsi que vous pour prendre en main vos tâches administratives.
Lorsque la comparaison est faite, l’externalisation administrative est plus rapide et moins coûteuse. Notamment, grâce à l’externalisation de ces tâches, les différentes dépenses générées par les salariés supplémentaires sont réduites à une facture unique.
Ensuite, tout se fait bien plus rapidement que si vous vous en chargiez vous-même car c’est leur métier au quotidien d’effectuer ces tâches.
Profitez d’une expertise spécialisée
En plus d’économiser du temps et de l’argent, externaliser les tâches d’administration de votre entreprise permet aussi d’avoir des experts à votre service pour cela.
Les actions qui portent sur la gestion administrative d’une entreprise requièrent en effet un certain niveau d’expertise. Sans une telle aide extérieure, il peut falloir de nombreuses heures ou jours pour les effectuer.
Parmi les plus courantes, nous pouvons compter :
- Le traitement des paies.
- La rédaction et le suivi des contrats.
- La gestion des ressources humaines.
- Les tâches comptables de votre entreprise
- L’office management
- et bien d’autres
Une entreprise externe qui propose un service d’externalisation administrative s’assurera de fournir un travail impeccable. Ce type d’entreprise a pour mission de simplifier la vie des autres entreprises en prenant en main une partie ou l’ensemble de leurs tâches administratives.
Comme c’est leur activité principale, elles vont prioriser un haut niveau de qualité et de satisfaction du client. En cela, elles ne vont pas hésiter à confier vos missions aux plus compétents de leurs experts.
Évaluer les compétences d’une compagnie d’externalisation
Plusieurs points permettent de déterminer le niveau d’expertise d’une entreprise pour votre externalisation administrative.
En premier lieu, une bonne réputation est un signe très positif dans ce domaine. Ensuite, le nombre d’années d’existence de la société est aussi un signe positif.
Les premiers échanges que vous aurez avec votre prestataire sont le bon moment pour évaluer si vous pouvez leur déléguer la gestion des tâches administratives de votre entreprise.
Les principaux points à évoquer ou demander durant les échanges sont :
- Une capacité à répondre aux questions techniques que vous pouvez avoir.
- Une approche bien organisée concernant la manière dont elle va gérer votre besoin
- Un maximum de transparence sur la manière dont elle travaille en général.
Si vous savez bien faire votre choix pour les experts à qui les confier, vos tâches administratives seront entre les meilleures mains possibles.
Améliorez votre efficacité opérationnelle
L’un des intérêts principaux de se tourner vers une délégation de la gestion pour votre entreprise est qu’elle en devient plus efficace.
Trouver une société fiable à qui confier l’aspect administratif de votre entreprise limite significativement les dépenses et les efforts nécessaires pour cette partie.
Ayez plus de ressources professionnelles à disposition
S’il est possible d’externaliser les tâches administratives, c’est car leur fonctionnement est à peu près le même pour toutes les entreprises. Il existe ainsi un ensemble de compétences qui sont aisément transférables d’un cas de figure à l’autre.
Ce n’est pas le cas des opérations en lien direct avec vos activités. Pour celles-ci, vous devez disposer en permanence de professionnels avec un ensemble précis de compétences.
Une assistance administrative externalisée peut s’occuper de vos tâches administratives pour une fraction des ressources qu’une équipe en interne aurait nécessitée.
Grâce à cela, elle rend également possible à ses entreprises clientes de se dédier pleinement aux opérations qui produisent directement leurs biens et services.
De cette manière, vous disposez d’une quantité plus importante de ressources pour les autres branches de votre entreprise. Normalement, celles-ci seraient réparties entre la partie opérationnelle et celle en lien avec l’administration en général. Une telle assistance externe est ainsi un support précieux pour une entreprise.
Profitez d’une meilleure flexibilité et adaptation aux besoins changeants
Les besoins administratifs vont être légèrement différents en fonction des entreprises. En dehors de cela, ces besoins vont aussi évoluer au fil du temps, et vous devez pouvoir facilement vous adapter.
Quand une entreprise possède une équipe en interne, faire des changements au sein de celle-ci quand c’est nécessaire va être difficile et coûteux.
Par exemple, il est possible d’externaliser uniquement le processus d’embauche dans le cadre d’un recrutement.
C’est un besoin ponctuel pour lequel un service d’externalisation administratif est tout indiquée. D’autres entreprises peuvent avoir besoin d’une personne au sein du pôle RH en urgence, mais ne souhaitent pas créer un nouveau poste salarié correspondant au sein de leur infrastructure.
Vous pouvez établir des contrats avec une entreprise d’externalisation de façon à ne vous engager que sur la durée nécessaire. Une fois le contrat terminé, vous pouvez décider ou non de le renouveler.
Consacrez-vous à l’innovation et à la croissance de votre entreprise
Quand elles ne sont pas bien prises en main, les tâches administratives peuvent être un frein au bon développement d’une entreprise. En effet, elles vont bien plus requérir l’attention du chef d’entreprise quand elles ne se font pas de manière fluide.
Elles risquent également d’accaparer des ressources professionnelles précieuses qui auraient pu servir à développer l’activité.
Une meilleure délégation des tâches
Confier ces missions à un service externe vous permet ainsi de libérer du temps et des ressources internes.
Ensuite, assurer une bonne gestion en externe de l’administration peut également être un bon support pour une telle évolution.
Quand votre activité se développe, vous aurez bien plus de travail à prendre en main sur le plan de l’administration. À ce moment, vous pouvez faire évoluer votre offre auprès de votre société d’externalisation.
Les avantages et les opportunités offerts par l’externalisation de la gestion administrative sont incontestables. En déléguant ces tâches à des professionnels qualifiés, vous libérez votre équipe, voire vous-même, des contraintes administratives.
Cela vous permet de vous concentrer pleinement sur les activités essentielles de votre entreprise, tout en bénéficiant d’un travail expert et efficient dans la gestion de vos affaires. N’hésitez pas à réfléchir à cette option pour optimiser votre temps, vos ressources et votre productivité.