Quand une entreprise ne possède aucune voiture, les salariés peuvent être amenés à effectuer des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel. Pour pouvoir être indemnisés, ils doivent produire une note de frais kilométriques.
Comment faire une note de frais kilométriques ? Comment calculer le montant de l’indemnité kilométrique ? Quel support choisir ? Suivez le guide : obligations légales, mentions indispensables, fréquence de réalisation, barème de calcul, format et contrôles. Nous vous expliquons en détail la démarche à adopter pour mieux gérer les dépenses de vos collaborateurs.
Comprendre le fonctionnement de la note de frais kilométriques
Les obligations du salarié
Un membre de votre entreprise (salarié, dirigeant ou stagiaire) établit une note de frais kilométrique quand il utilise son véhicule personnel pour un motif professionnel. Ce document, associé aux différents reçus et pièces justificatives, lui permet d’obtenir le remboursement de ses dépenses.
Qu’il s’agisse d’une voiture, d’une motocyclette ou d’un scooter, le salarié, son conjoint ou une personne de son foyer fiscal doit en être propriétaire, copropriétaire ou le louer en son nom. De plus, il s’engage à ne pas transporter d’autres collègues de travail, bénéficiaires des mêmes indemnités que lui.
Les obligations de l’entreprise
Pour l’employeur, l’indemnité kilométrique est exonérée de cotisations et de contributions sociales dans la limite fixée annuellement par l’administration fiscale au travers de ses barèmes.
Pour profiter de cette exonération, l’entreprise supporte la charge de la preuve en matière de note de frais. Lors d’un contrôle de l’URSSAF, elle justifie donc :
- de l’existence effective des déplacements professionnels ;
- de la distance effectuée.
Attention : ces indemnités versées à votre personnel ne sont pas soumises à la TVA. Celle-ci n’est donc ni applicable ni récupérable.
Identifier les mentions de la note de frais kilométriques
Chaque entreprise détermine le contenu des notes de frais kilométriques. L’objectif est de faciliter les tâches de contrôle et de remboursement des frais aux services compétents. Il faut néanmoins que l’établissement de la note de frais ne soit pas trop contraignant pour le collaborateur afin d’éviter des erreurs et une perte de temps considérable.
Le document comporte généralement différentes mentions :
- l’identification de l’entreprise (raison sociale et coordonnées) ;
- l’identité du salarié (nom, prénom et adresse) ;
- le motif du déplacement professionnel ;
- la date du jour et celle de la mission ;
- la nature et le montant des dépenses ;
- les moyens de paiement employés ;
- le détail du trajet et le kilométrage parcouru ;
- la marque, le modèle et la puissance fiscale du véhicule ;
- les signatures du salarié, du responsable et du Service chargé du traitement des notes de frais.
L’utilisation d’un logiciel comme iPaidThat automatise la gestion des notes de frais et le recueil des informations essentielles à détenir.
Réaliser régulièrement ses notes de frais kilométriques
L’employeur choisit la fréquence à laquelle les collaborateur de l’entreprise renseignent leurs notes de frais kilométriques :
- à l’issue de chaque mission ;
- quotidiennement ;
- toutes les semaines ;
- tous les mois.
Un suivi régulier est préconisé pour diminuer les risques d’erreurs ou de perte des justificatifs.
Déterminer le nombre de kilomètres parcourus
Pour connaître le nombre de kilomètres parcourus au cours d’un déplacement professionnel, vous pouvez utiliser les sites de calcul d’itinéraire : Google Maps, Plans, Mappy, ou Viamichelin. Il vous suffit d’indiquer l’adresse de départ et celle d’arrivée. L’entreprise a tout intérêt à orienter son personnel vers une même application de façon à harmoniser l’ensemble des notes de frais de déplacement de ses salariés qui sont souvent éparses.
iPaidThat intègre la gestion des indemnités kilométriques dans son logiciel de note de frais. La saisie de l’itinéraire entraîne le calcul de la distance et du montant à rembourser aux membres de l’entreprise.
À noter que les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne correspondent pas à la définition du déplacement professionnel, sauf dans certains cas (convention collective spécifique, astreintes, etc.). Ils font l’objet d’une déduction forfaitaire de 10 % ou du régime de frais réels dans la déclaration de revenus annuelle.
Calculer ses notes de frais à partir du barème kilométrique 2022
Le calcul des notes de frais kilométriques repose sur des barèmes publiés annuellement par l’administration fiscale. Les données fournies dans cet article correspondent à celles de l’arrêté paru le 1er février 2022.
La formule à appliquer varie en fonction :
- de la distance effectuée ;
- de la puissance administrative du véhicule, exprimée en chevaux fiscaux (CV) et inscrite en case P.6 sur la carte grise.
Ces barèmes prennent en compte :
- la consommation de carburant ;
- la dépréciation et l’usure du véhicule ;
- les frais de réparation et d’entretien ;
- les coûts liés à l’usage des pneumatiques ;
- les primes d’assurances.
Ils n’englobent pas les dépenses de parking ou de péages. Celles-ci sont traitées conjointement et remboursées sur présentation de justificatifs.
Barème kilométrique des voitures
Le tableau ci-dessous indique le mode de calcul des indemnités kilométriques pour des voitures thermiques, à hydrogène ou hybrides.
| Puissance administrative du véhicule (en CV) | Distance (d) parcourue jusqu’à 5 000 km | Distance (d) parcourue de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) parcourue au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,502 | (d x 0,3) + 1 007 | d x 0,35 |
| 4 CV | d x 0,575 | (d x 0,323) + 1 262 | d x 0,387 |
| 5 CV | d x 0,603 | (d x 0,339) + 1 320 | d x 0,405 |
| 6 CV | d x 0,631 | (d x 0,355) + 1 382 | d x 0,425 |
| 7 CV et plus | d x 0,661 | (d x 0,374) + 1 435 | d x 0,446 |
Exemple de calcul de l’indemnité kilométrique pour une voiture :
- Votre salarié utilise sa voiture pour contrôler les chantiers en cours.
- Il parcourt tous les mois 400 km.
- La puissance administrative de son véhicule est de 5 CV.
Chaque mois, il établit sa note de frais kilométriques pour un montant de 400 x 0,603 = 241,20 €.
Les véhicules électriques bénéficient d’un remboursement majoré de 20 %. Dans ce cas, la somme due à votre employé est de 241,20 x 20 % = 289,44 €.
Barème kilométrique des motos
Le barème suivant correspond aux motos, c’est-à-dire aux engins à deux roues de plus de 50 cm3.
| Puissance administrative du véhicule (en CV) | Distance (d) parcourue jusqu’à 3 000 km | Distance (d) parcourue de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) parcourue au-delà de 6 000 km |
| 1 ou 2 CV | d x 0,375 | (d x 0,094) + 845 | d x 0,234 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,444 | (d x 0,078) + 1 099 | d x 0,261 |
| Plus de 5 CV | d x 0,575 | (d x 0,075) + 1 502 | d x 0,325 |
Exemple de calcul de note de frais kilométriques pour une moto :
- Votre employé utilise sa moto pour rendre visite à un fournisseur.
- Il parcourt 40 km.
- Son deux-roues affiche 4 CV sur sa carte grise.
Il remplit sa note de frais à l’issue de sa mission. Vous devez lui verser le montant de 40 x 0,444 = 17,76 €.
Les motos électriques de plus de 4 kW profitent également de la majoration de 20 %. Dans l’exemple ci-dessus, le salarié reçoit 17,76 x 20 % = 21,31 €.
Barème kilométrique des scooters
Ce tableau fournit le barème kilométrique applicable à un deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm3.
| Distance (d) parcourue jusqu’à 3 000 km | Distance (d) parcourue de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) parcourue au-delà de 6 000 km |
| d x 0,299 | (d x 0,07) + 458 | d x 0,162 |
La majoration de 20 % concerne les cyclomoteurs de puissance égale ou inférieure à 4 kW.
Choisir le format de ses notes de frais kilométriques
Vous pouvez choisir de réaliser vos notes de frais sous format papier avec un document type à remplir, auquel votre salarié joint l’ensemble de ses justificatifs. Il faut cependant s’assurer de la lisibilité des différentes pièces et effectuer des copies. Cette méthode semble très chronophage et peu efficace.
Certaines structures optent pour la transmission par e-mail d’un fichier Word ou d’un modèle de note de frais Excel, accompagné de l’envoi des reçus. Les échanges et la procédure de contrôle sont alors plus fluides.
Un nombre croissant d’entreprises se tourne désormais vers une gestion dématérialisée de leurs notes de frais kilométriques pour gagner en temps et en fiabilité. iPaidThat propose une solution 100 % digitale à partir de laquelle vous centralisez les documents, gérez vos collaborateurs, contrôlez les dépenses et suivez les remboursements.
Vos salariés téléchargent l’application mobile sur leur téléphone et prennent en photo leurs tickets pour constituer leur note de frais. Cette copie numérique bénéficie de la valeur probante, ils peuvent donc jeter leurs reçus une fois enregistrés. Pour la partie relative à l’indemnité kilométrique, ils n’ont qu’à saisir leur trajet et le logiciel se charge de calculer la distance et les frais à payer.
Contrôler les notes de frais kilométriques pour éviter les fraudes
La vérification des notes de frais kilométriques est une étape importante pour s’assurer du respect des obligations légales et éviter les risques de fraude. En effet, certains employés s’autorisent parfois à :
- ajouter des kilomètres à chaque déplacement ;
- déclarer une puissance fiscale supérieure à celle du véhicule réellement utilisé ;
- multiplier les demandes de remboursement pour un trajet alors que tous les collègues ont pris la même voiture ;
- établir une note de frais kilométriques pour des réunions professionnelles réalisées en visioconférence, etc.
La centralisation des notes de frais sur une interface unique et l’intégration de la gestion kilométrique dans un logiciel facilitent les procédures de contrôle et permettent de croiser les informations entre les salariés.
Rembourser les notes de frais kilométriques de ses collaborateurs
Toutes les personnes de l’entreprise peuvent obtenir le remboursement de notes de frais kilométriques sous réserve de ces deux conditions :
- utiliser leur véhicule personnel ;
- produire les justificatifs appropriés.
Le versement d’indemnités kilométriques supérieures au barème légal représente un avantage en nature pour l’URSSAF. La somme perçue en supplément est alors imposable au titre de l’impôt sur le revenu et soumise aux cotisations sociales.
Gérez sereinement et uniformément vos notes de frais sur iPaidThat, le logiciel de gestion unique et collaborative fait pour vous !
