Dans une société de plus en plus digitalisée, et avec des besoins administratifs de plus en plus importants, la collecte automatique des factures est une procédure à prendre en compte, que vous soyez indépendant ou dirigeant d’une PME. Pourquoi pas via l’externalisation administrative ?
Nous allons d’ailleurs voir émerger prochainement la « Factur-X », modèle de facture numérique que l’État prévoit de rendre obligatoire dès 2023.
Problème
En tant qu’indépendant, vous pouvez vous retrouver face à une charge de travail importante avec l’administratif, et cela :
– prend du temps
– demande des connaissances
– demande des outils qu’il faut maîtriser
Pour un grand nombre de personnes, il s’agit en plus d’un travail perçu comme pénible, qui est souvent remis à plus tard
Alors comment faire pour tous les artisans, commerçants, professions libérales ??
Tous ceux qui doivent gérer eux-mêmes leurs tâches administratives ?
Les indépendants et l’administratif
Les indépendants déclarent travailler habituellement 46 heures en moyenne par semaine au titre de leur emploi principal, contre 36 heures pour les salariés.
Cela permet de compenser ces charges de travail supplémentaires, et aussi le temps passé à se renseigner et à résoudre les problèmes d’un métier qui n’est pas le sien.
D’après une étude IPSOS de 2017, les tâches administratives chronophages occupent jusqu’à 20% du temps des chefs d’entreprise de PME. Cela représente un jour par semaine, pendant lequel on ne peut pas se concentrer sur notre cœur de métier, et créer de la valeur.
En effet, il faut pouvoir classer et archiver correctement les factures, les devis, les relevés bancaires, les documents liés à des démarches administratives…
Au quotidien, il faut suivre et analyser les règlements, rapprocher les factures/commandes/bons de livraison
Selon les besoins, il faut aussi établir des budgets de trésorerie, des tableaux de bord de gestion…
La coordination avec l’expert-comptable, les déclarations fiscales, tous sont des sujets qui peuvent être source de stress.
L’utilisation d’outils
Pour pallier le manque de temps, il faut se munir de logiciels qui pourront automatiser le plus de tâches possible. Chez iPaidThat, c’est la mission que nous nous sommes fixés. Grâce à notre logiciel, vous économisez du temps sur :
· La pré-comptabilité
· La trésorerie
· La gestion des notes de frais
· L’édition des factures
· Les paiements
Bien-sûr, si vous voulez en savoir plus sur iPaidThat, notre site met à disposition un maximum d’informations, et vous pouvez prendre rdv avec notre équipe.
L’externalisation
Pour ceux qui ont besoin de ne pas s’occuper des tâches administratives, nous avons une solution intéressante : l’externalisation administrative.
La Boite à Gestion est un cabinet de gestion qui vous assiste dans toutes vos démarches administratives. Cette entreprise vous permet d’externaliser les tâches qui vous prennent du temps.
Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et leur équipe s’occupe du reste.
Grâce à leur expertise et à notre logiciel, il vous suffit de leur transmettre vos documents.
Voici concrètement les missions qu’ils peuvent réaliser pour vous :
Assistance Administrative
· Récupération des factures dématérialisées
· Scan des notes de frais et facturettes, justificatifs, etc.
· Suivi administratif, traitement et classement du courrier entrant
· Suivi des banques, mise en forme de tableaux de bords de gestion
· Office Management et gestion des fournisseurs courants
· Gestion de boîtes mails
Travaux de pré-saisie (par OCRisation)
· Suivi et cadrage des éléments comptables afin de faciliter le lettrage automatique
· Alimentation de tableaux de suivis
· Rapprochement bancaire
· Coordination avec l’expert-comptable
Assistance commerciale
· Émission des devis et de la facturation
· Enregistrements sur les sites de marchés publics (Chorus pro, etc…)
· Saisie, suivi et analyse des règlements
· Rapprochement commande / facture / bon de livraison
· Mise en place de procédures et d’outils adaptés en lien avec le DAF et/ou l’expert-comptable
· Gestion de la relation client, des litiges et des plaintes clients
· Suivi des encours clients – Relance impayés, recouvrement
La société « La boîte à gestion » est aussi associée à un expert-comptable, si vous désirez une solution tout-en-un, vous pouvez même aller jusqu’à faire réaliser vos exercices comptables avec eux. Avec un seul interlocuteur, tout va plus vite !