Gestion de facturation : un facteur clé pour le développement des entreprises e-commerce
Pour les commerces en ligne, c’est toujours compliqué d’avoir une connaissance précise des règles comptables qu’elles peuvent appliquer à leur activité.
Par ailleurs, gérer les délais de paiement, les envois de factures, les opérations de recouvrement et de rappel constituent des processus chronophages qui supposent un investissement financier considérable. Autant de temps et d’argent perdus, empêchant n’importe quel entrepreneur de se focaliser sur des fonctions à plus forte valeur ajoutée.
Les outils de facturation pour les entreprises e-commerce
Les enseignes doivent se confronter à de nombreux défis dans leurs procédures journalières. L’une d’elles concerne la gestion de la facturation qui gagne considérablement en importance au fur et à mesure qu’une entreprise accroît son marché.
Si, quelques années plus tôt, certains d’entre nous pouvaient se passer d’un logiciel de facturation, cela devient plus compliqué aujourd’hui. Effectivement, la facturation électronique devient une obligation depuis le 1er janvier 2023. Cela devrait concerner plus de 2 milliards d’e-factures par an à partir de cette année.
Quoi qu’il en soit, un tel changement vous permet de profiter de multiples avantages : réduction des factures en papier, facilité et rapidité des processus, archivage simple et léger… Mais pour mener à bien votre projet, vous devez choisir un logiciel performant qui permet de gérer votre facturation dans son intégralité.
Qu’implique réellement l’automatisation de la comptabilité ?
Seules 20 % des données comptables sont automatisées en entreprise et pourtant, l’utilisation d’un logiciel PGI (Progiciel de gestion intégrée) ou ERP (Entreprise Ressource Planning) offre de nombreux avantages qui peuvent vous aider à développer votre marché. Vous pouvez notamment noter 5 éléments essentiels qui viennent influencer ces avantages :
- Les paiements en ligne
- Le rappel automatique
- La gérance des factures récurrentes
- La facture PDF digitale
- Le retour sur investissement ou ROI
Ces facteurs permettent de minimiser vos coûts et ainsi réaliser des économies sur vos opérations quotidiennes. Désormais, vous pouvez vous concentrer sur d’autres activités de votre commerce et laisser l’outil de facturation se charger de votre gestion comptable.
Comment automatiser la facturation pour une gestion plus efficace ?
Vous vous demandez sûrement comment vous libérer des tâches chronophages et favoriser la gestion de votre entreprise. Pour cela, vous devez planifier de bonnes pratiques afin de synchroniser et automatiser vos activités quotidiennes.
Privilégier la signature électronique afin de booster vos ventes
Offrant un gain de temps important, la signature électronique réduit votre cycle de vente, et ce, en sécurisant vos activités. Elle vous permet également de profiter :
- D’un suivi précis des signatures
- D’une réduction des obstacles à la conversion
- D’une expérience d’achat très fluide
- D’une remise des coûts
Automatiser la comptabilité de votre boutique en ligne
La comptabilité représente un véritable casse-tête, surtout lorsqu’on n’y connaît rien. Pourtant, pour la croissance de votre e-commerce, vous devez analyser minutieusement vos dépenses et vos recettes. Un processus qui peut parfaitement s’autonomiser grâce à un outil de gestion. Via une application d’open banking, vous pouvez même suivre tous vos mouvements bancaires. En seulement quelques clics, vous obtenez des détails sur vos dépenses et votre chiffre d’affaires.
Préférer la facturation automatique pour éviter les impayés
Avec un logiciel de gestion, vous pouvez configurer l’expédition automatique des factures récurrentes. Une fois, vous proposez un prélèvement direct aux clients via une extension spécifique. C’est un réel gain de temps pour toutes les parties, ainsi qu’une réduction des risques d’impayés pour vous.
Optimiser le suivi des stocks
Pour synchroniser vos stocks, suivre vos commandes et fluidifier votre logistique, vous devez vous assurer que votre outil de gestion s’intègre parfaitement à votre solution e-commerce. Ainsi, les données entre votre CRM et votre boutique en ligne transitent plus simplement. Vous garantissez un meilleur suivi du chiffre d’affaires, des stocks, de la livraison ainsi que des prospects (surtout dans le cadre du SAV).
Choisir un marketing automation
Vous ne pouvez pas évoquer l’optimisation de la gestion comptable sans parler du marketing automation. Une telle stratégie vous permet de gérer automatiquement les flux entre vos applications (email, réseaux sociaux, site internet…). Vous pouvez vous en servir pour :
- Traiter les actions répétitives et minimiser les erreurs humaines
- Séduire et convertir des clients
- Fidéliser les prospects
- Automatiser la gestion des réseaux sociaux
- Faire de la veille
- Optimiser les systèmes de notification…
Mettre en place des automations sur mesure grâce aux API
Les outils vous proposent une API souvent gratuite pour connecter toutes vos données à leur logiciel de gestion. Vous pouvez concevoir des workflows de qualité en connectant vos propres applications. Les possibilités d’automatisation sont multiples afin d’accroître vos performances et votre productivité.
Comment suivre et analyser les données de facturation pour une meilleure prise de décision ?
Auparavant, il était convenable de prendre une décision relative à son e-commerce en suivant son instinct. Mais de nos jours, il est capital d’investir dans des technologies et des outils qui permettent d’utiliser les données efficacement.
Dans le cas contraire, vous devrez faire face à de nombreuses informations exploitables que vous ne pourrez pas assimiler. Il ne suffit pas de prévenir ou de réagir aux erreurs. Vous devez saisir comment la collecte de données peut aider à métamorphoser numériquement vos processus, à développer votre productivité et à amener le changement au sein de votre entreprise.
L’analyse des données de facturation prend une dimension de plus en plus sérieuse dans la réflexion et la prise de décision. Que vous ayez besoin de données pour des rapports relatifs aux erreurs de facturation et aux délais de paiement, ou de données opérationnelles relatives aux tendances de dépenses, vous devez utiliser un logiciel performant.
Ce dernier vous aide à rassembler, à étudier et à réaliser des rapports avec toutes les informations collectées pour prendre des décisions basées sur les données qui feront progresser votre entreprise et booster votre flux de trésorerie.
Grâce à un outil de collecte et d’analyse de données, vous pouvez trier les informations par segments. Vous pouvez par exemple connaître le nombre de ventes réalisées pendant la dernière semaine ou le dernier mois.
Il peut aussi être essentiel de trier les données de facturation par emplacement pour déterminer les zones qui vous apportent le plus de ventes. Cela vous permet d’acquérir des renseignements précieux et de repérer les tendances du moment.
Comment éviter les erreurs courantes de facturation et les fraudes en ligne ?
Il est toujours possible d’éditer et de concevoir vos factures de façon manuelle (tableur ou outil de traitement de texte). Cependant, cette technique présente beaucoup de défauts qui peuvent vous inciter à commettre des erreurs :
- Numéros de facture obsolètes
- Factures non enregistrées
- Erreurs de calcul
- Date de facture inexacte
- Coordonnées clients introuvables
- Délai de paiement non émis
- Affichage d’un ancien RIB pour le paiement
- Mauvais taux de TVA
- Perte d’une ancienne facture
- Envoi d’une facture au mauvais prospect
Ces erreurs peuvent coûter du temps et de l’argent à n’importe quel e-commerçant. Un logiciel de facturation vous permet non seulement d’éditer des factures, mais aussi de créer des devis et de suivre la facturation pour chaque vente, et cela, en mettant à jour son statut. L’outil CRM vous propose un fichier clients avec l’historique des activités pour un registre constamment à jour et un suivi personnalisé.
Le gain en fiabilité est nettement perceptible pendant la numérotation des factures. Effectivement, deux factures ne doivent pas afficher le même numéro et ces chiffres doivent se suivre de manière chronologique. Une solution automatisée vous assure une numérotation en règle ainsi qu’un respect de la loi anti fraude à la TVA. Pour rappel, la réglementation exige l’usage de logiciel certifié qui répond aux conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, d’archivage et de conservation des données en vue de vérification de l’Administration fiscale.
La bonne gestion des factures est un facteur clé qui permet de préserver la santé financière de votre commerce en ligne.
Pour gérer la facturation efficacement, vous devez mettre en place une stratégie bien précise. Dans l’accompagnement de votre projet, Smart Impact vous propose une solution sur mesure avec une forte valeur stratégique afin de vous permettre de faire d’importantes économies budgétaires. Entièrement immergée dans le secteur e-commerce, Smart Impact collabore avec les e-commerçants pour donner vie à des objectifs communs.
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