Vous avez trouvé la bonne idée et avez accompli toutes les formalités pour le lancement de votre start-up ou PME. Maintenant, vous allez devoir tenir à jour votre organisation comptable et la gestion de vos comptes annuels !
Le côté fiscal et le suivi comptable sont loin d’être une passion pour vous. Cependant,vous aimeriez connaître les premières étapes comptables à suivre pour ne pas faire d’impasse. Nous vous proposons aujourd’hui de découvrir une liste de 6 étapes pour organiser la comptabilité de votre start-up.
Effectuez un plan comptable pour votre start-up
Le Plan Comptable Général, également nommé PCG, est un livret qui définit l’ensemble des normes comptables appliquées en France selon le Code de commerce. Il formalise les règles de présentation des comptes de la start-up et est un outil indispensable pour assurer sa comptabilité.
Il permet de classer les opérations comptables en fonction d’un standard de présentation et d’organiser les différents mouvements de comptes.
Faites votre tenue de livres comptables
Une petite entreprise doit tenir des documents comptables qui reprennent l’ensemble des opérations comptables (comptabilité et gestion) effectuées au courant d’une année fiscale.
Les livres comptables permettent de faire des choix éclairés sur les actions à mener pour le compte de la société. Vous pouvez décider de gérer vous-même cette mission, via un logiciel de comptabilité, ou d’en confier l’externalisation à un expert-comptable expérimenté, ou à un cabinet comptable.
Gérez la collecte des pièces justificatives
Pour mener à bien la tenue de vos livres comptables, il vous faudra réunir tous les éléments justifiant les opérations réalisées par votre start-up. Ces pièces justificatives peuvent être une facture, un devis, un contrat de vente, etc..
La comptabilité ne peut exister sans pièce justificative. En effet, si l’entreprise ne possède pas de preuve écrite, il est impossible d’imputer correctement un mouvement dans les comptes de la start-up. De plus, les pièces justificatives permettent d’établir les documents de synthèse mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Pour rappel : une pièce justificative comptable doit être datée. Elle peut provenir d’un tiers (facture fournisseur) ou être établie par l’entreprise (facture client).
Procédez à l’enregistrement des opérations dans le journal dédié par ordre chronologique
Le journal comptable est un tableau à deux colonnes qui sert à enregistrer chronologiquement toutes vos opérations comptables.
Il existe 4 types de journaux comptables :
- Trésorerie, qui reprend toutes les écritures liées aux mouvements bancaires et aux mouvements de caisse,
- Le journal des achats, qui notifie toutes les factures reçues par vos fournisseurs,
- Le journal des ventes, dont le but est d’enregistrer toutes les factures que votre start-up a envoyé à vos clients,
- Opérations diverses, qui correspond aux mouvements que vous n’avez pu enregistrer dans les journaux précités.
Les écritures passées dans ces journaux doivent être ventilées par jour. Elles ne doivent pas comporter de trous ni d’altérations, et doivent être enregistrées dans la monnaie nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise.
Le journal comptable peut être établi au format numérique.
Les pièces justificatives peuvent être comptabilisées dans les journaux par une saisie manuelle dans un logiciel de gestion comptable dédié. Mais aussi par le biais d’une photographie ou d’un outil de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Au fur et à mesure, les écritures comptables s’accumulent dans le journal jusqu’à la comptabilisation de l’intégralité des pièces justificatives pour la période donnée.
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Analyser vos données
Une partie de ces écritures feront l’objet d’un lettrage, qui consiste à rapprocher une facture de son règlement. Cette technique permet à la start-up de connaître les factures qui n’ont pas encore été réglées par les clients. Cela permet aussi de s’assurer qu’elle-même n’est pas trop en retard dans ses délais de règlement.
Le lettrage permet également de vérifier que la comptabilité de l’entreprise correspond bien à celle de la banque (effet miroir). Cette étape est primordiale, car elle permet d’effectuer un certain nombre de contrôles utiles pour détecter des erreurs ou des anomalies.
Reportez vos écritures dans le grand livre
Grâce au logiciel informatique de comptabilité, le report des écritures dans le grand livre se fait automatiquement. Cependant, cette étape doit faire l’objet d’une révision, notamment en ce qui concerne les écritures d’inventaire : stocks, amortissements des immobilisations, etc.
Ces diverses manipulations donneront lieu à l’établissement de documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexes…) nécessaires pour faire apparaître le résultat définitif de la période concernée. Ces documents permettent alors de mettre en évidence tous les faits susceptibles d’impacter (positivement ou négativement) le patrimoine et la situation financière de la start-up.
La comptabilité est un système qui se prépare, s’organise et demande de la réactivité tout au long de l’année. Alors que pour beaucoup, elle s’apparente à une perte de temps conséquente, il s’agit principalement d’une piste d’audit ou de révision pour ne pas se laisser surprendre par les déconvenues. Si vous manquez de patience ou d’envie, déléguez dans un premier temps la collecte de vos pièces justificatives !