La gestion des notes de frais est un problème qui peut vite devenir très complexe. Mais il existe aujourd’hui des solutions digitales, permettant de transformer cette corvée, en jeu d’enfant.
Entre les justificatifs (reçus, tickets de caisse, factures…) qui sont égarés, les formulaires de remboursement à remplir, ou encore le manque de visibilité et donc de contrôle sur les dépenses ; administrer des notes de frais peut s’avérer cauchemardesque sans une gestion simple et efficace. Un outil digital permet d’éviter les nombreuses galères. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi et comment digitaliser la gestion ses notes de frais avec iPaidThat.
Pourquoi digitaliser la gestion de ses notes de frais ?
Afin d’éviter tous les problèmes évoqués, iPaidThat a créé un outil permettant de scanner les notes de frais à partir d’un smartphone. Ainsi, avec la webapp iPaidThat, il vous suffit de prendre une photo de votre reçu ou ticket de caisse, et le document est enregistré automatiquement sur le compte de l’entreprise – où que vous vous trouviez.
Vous avez aussi la possibilité de choisir le montant de la TVA pour être sûr qu’il soit correct. Une fois que le document a été importé, toutes les informations essentielles en sont extraites, comme pour la collecte de facture. La réception des documents est donc instantanée et 100% digitale. Il n’y pas d’erreur de montant, pas de perte de temps, pas de perte d’espace (car plus de papier à stocker), et surtout, aucun document manquant. Fini les heures perdues à chercher vos justificatifs, prenez les en photo puis jetez-les. Et le mieux dans tout ça, c’est bien sûr que c’est instantané.
Comment utiliser le scanner mobile ?
Lorsque que vous êtes connecté sur votre compte iPaidThat, cliquez sur l’onglet « Note de frais ». Ajoutez ensuite les employés que vous souhaitez (à tout moment, vous pouvez modifier cette liste). Les employés concernés recevront un SMS avec un lien pour télécharger la webapp. Une fois installée, vous pouvez commencer à utiliser le scanner mobile. Pour enregistrer un document sur iPaidThat, sélectionnez d’abord le type de frais (déplacement, hôtel, restaurant…), puis sélectionner la personne qui a payé et prenez votre photo. Si vous le souhaitez, vous pouvez même nommer le document. Une fois enregistré, toutes les informations extraites sont disponibles sur la plateforme iPaidThat de l’entreprise, pour tous les utilisateurs.
Plus simple en vidéo ? Regardez notre démonstration :
Bonjour,
Il est effectivement possible d’utiliser les adresses de transfert associées à votre compte (visibles dans l’onglet « Collecteurs »> « Boîtes E-mails ») afin d’y envoyer les pièces que vous souhaitez.
En autre mode d’importation pour les images : vous pouvez également utiliser la web-application pour y déposer vos photos, qui seront ensuite importées dans l’outil.
La saisie sera ensuite faite par notre OCR afin de récupérer la date, le total, la TVA, la devise, ainsi que le fournisseur/client.
Cordialement,