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dimanche, janvier 26, 2020

Télétravail: les 5 outils indispensables pour rester productif

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Télétravail: les 5 outils indispensables pour rester productif

Le mouvement de grève sans précédent de ces derniers mois a initié de nombreux professionnels aux joies du télétravail. Mode de travail de plus en plus répandu, le home office permet une plus grande flexibilité en supprimant le temps de trajet jusqu’au bureau. Pourtant, il n’est pas aisé d’appréhender cette nouvelle manière de travailler. Que vous soyez un télétravailleur régulier ou contraint par l’absence de transports, iPaidThat vous donne ses 5 outils indispensables au télétravail.

Slack

Vous connaissez et utilisez surement Slack, la messagerie professionnelle instantanée préférée des jeunes entreprises. L’outil faisait déjà partie de notre “Toolbox des entrepreneurs”. Dans le contexte du télétravail, Slack est le moyen le plus rapide et efficace pour communiquer au sein de l’équipe. En effet, pour des questions basiques, les coups de fil ou conférences nécessitent trop d’organisation et les mails ne reçoivent pas toujours de réponses rapides. Avec Slack, vous pouvez échanger avec vos collègues sans les déranger à un moment inopportun et vous avez la certitude que le message sera passé. Votre fin de journée est marquée par votre départ du bureau, dans le cas du home working, il est parfois difficile de débaucher. Slack vous permet de désactiver les notifications et propose un mode “ne pas déranger” pour vous aider à éviter le surmenage. 

Un VPN

Qu’est ce qu’un VPN ? Un VPN ou Virtual Private Network) est un système informatique qui permet de faire le lien entre deux ordinateurs distants comme s’ils étaient sur le même réseau local. Pourquoi en avez-vous besoin ? Lorsque vous êtes au bureau vous partagez un réseau local sécurisé, souvent relié au Wifi, avec vos collègues. Pour protéger l’entreprise certaines données ne sont disponibles que lorsque vous êtes sur ce réseau. Il vous faut donc impérativement utiliser un VPN lorsque vous travaillez de chez vous. Rassurez-vous, rien de compliqué, il suffit de vous rapprocher du responsable de la sécurité informatique.

Un outil pour rester concentré

Les sources de distractions numériques sont nombreuses et, reconnaissons le, c’est souvent le regard des autres qui nous dissuadent de nous laisser aller. Si vous faites du télétravail occasionnel, il peut parfois être difficile de rester concentré pendant toute une journée avec ces multiples sources de distractions. En plus de vous conseiller de l’auto-discipline, il existe des outils qui vous permettront de rester concentré. Pour votre téléphone, téléchargez l’appli Space. L’application détermine votre profil utilisateur et détermine avec vous des limites d’utilisation de votre smartphone. Si vous les dépassez, des messages moralisateurs vous rappellent à l’ordre. Utile mais pas agressive, l’app vous permettra surement de vous remettre au travail.

Si vous n’arrivez pas à ignorer Youtube, Twitter ou Amazon quand vous travaillez sur votre ordinateur, Google Chrome propose une extension intéressante. StayFocusd, directement depuis votre navigateur, vous pouvez enregistrer des pages auxquelles l’accès vous sera refusé après un certain temps. Très flexible, l’outil vous donne la possibilité de bloquer un site entier, une section ou une page. 

Google Meet

La messagerie instantanée a ses limites, certaines discussions ont besoin de se faire de vives voix, les yeux dans les yeux. De plus, quand le télétravail se prolonge, notamment à cause de grèves reconduites, il devient de plus en plus complexe de maintenir une communication de qualité. Résultat ? Les informations circulent mal, des questions restent sans réponses et l’efficacité de l’équipe en pâtit. La solution Google Meet, qui fait partie de la G Suite, permet de programmer des visioconférences facilement. Les données audios et vidéos sont cryptées pour la protection de vos données. Il est aussi possible de participer à la conversation depuis un numéro de téléphone classique. 

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Trello

Il est parfois délicat de se concentrer sur les tâches qu’on nous confie. Certains ont besoin d’être suivis pour atteindre leurs objectifs. Le risque du télétravail est un sentiment d’isolement ou de manque de direction qui peut nuire à la productivité. Avec Trello, il est possible de suivre l’évolution d’une tâche en temps réel. L’outil permet de créer des cartes avec des thèmes, des tâches et des deadlines. De plus, la plateforme est collaborative, les différents acteurs de la mission peuvent apporter des commentaires et des modifications sur la carte. Enfin, lorsqu’une tâche est terminée, un système de validation permet d’avoir un visuel clair sur l’évolution de la mission. 

Le télétravail comporte de nombreux avantages. Néanmoins, pour rester productif, efficace et conserver son enthousiasme au travail, il est essentiel d’utiliser les bons outils. Le cas échéant, les grèves reconduites et les intempéries ne vous empêcheront pas de continuer votre activité. 

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Auteur

Raphael Alapini
Raphael Alapini
J'ai toujours aimé manier la langue française. Après avoir obtenu un baccalauréat littéraire et une licence de Lettres Modernes et Communication en Sorbonne, j'ai intégré un master Marketing et "Brand Content" dans une école de publicité. Depuis septembre, je mets à profit mes compétences littéraires en qualité de Content manager en alternance chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : raphael@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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