Le traitement des données en interne est un défi auquel de petites et moyennes entreprises doivent encore faire face.
Qu’il s’agisse des processus de transfert, d’approbation ou encore de paiement des factures fournisseurs, ou gestion des factures clients, les services comptables peuvent désormais s’appuyer sur des solutions automatisées fiables : des solutions de dématérialisation des factures.
La technologie permet de simplifier le traitement de la facturation (par rapport aux factures en papier) et de minimiser les interventions manuelles !
Voici comment automatiser efficacement le traitement de vos factures fournisseurs.
1. Les différents moyens d’automatiser sa comptabilité fournisseurs
Dans beaucoup de petites entreprises, le traitement de la comptabilité fournisseurs est encore synonyme de coûts, et non de revenus. C’est pourquoi elles préfèrent privilégier leur temps à la facturation de leurs clients.
Néanmoins, en mettant de côté ce pan de leur activité, les entreprises se frottent à de graves complications :
- Duplication/erreurs des paiements,
- Relances fournisseurs,
- Mauvais reporting,
- Suspension de crédit et/ou de fourniture,
- Coût total du traitement trop élevé,
- Paiements dus.
Les technologies associées comme l’OCR ont permis le développement de solutions d’automatisation de traitement des e-factures, de la commande au paiement.
Ainsi, pour les organisations qui ne souhaitent pas maintenir leur comptabilité fournisseurs en interne, il est tout à fait possible de s’appuyer sur l’expertise d’un prestataire extérieur.
Les outils mis à disposition par le prestataire prennent alors en charge la numérisation et/ou la récupération des factures, en extrait les données et les mettent à disposition des utilisateurs finaux.
La première chose à faire pour la dématérialisation de sa comptabilité fournisseurs est de favoriser la centralisation des informations de l’entreprise. Pour cela, vous devez au préalable définir les besoins de votre entreprise et le traitement de vos données :
- Qui commande les matières et produits ?
- Quels services vendez-vous ?
- Qui réceptionne les documents ? Comment (papier, numérique) ?
- Qui valide les informations ?
- Qui procède au paiement ?
Plus vos besoins seront importants, plus votre solution de gestion sera complexe. La meilleure solution pour gérer votre processus d’analyse et d’enregistrement des factures de vente est donc d’avoir recours à un logiciel de gestion commerciale et à un outil de reconnaissance automatique de facture électronique.
Le logiciel de gestion commerciale permet :
- D’enregistrer les données relatives à vos fournisseurs : coordonnées, identification du correspondant, produits achetés, tarifs négociés, RIB…,
- De gérer vos en-cours fournisseurs,
- De régir vos stocks en fonction des entrées et des sorties.
De son côté, la solution pour dématérialiser vos factures fournisseurs permet de récupérer l’ensemble de vos factures via votre boite e-mail ou les espaces mis à disposition sur leur site internet, par exemple.
Pour ce faire, les outils de collecte sont composés de robots qui s’occupent de rechercher, pour vous, automatiquement vos factures fournisseurs : Amazon, SFR, Orange, EDF, etc. Tout ce qu’il vous reste à faire est de les retrouver sur la plateforme du prestataire.
Ensuite, en un clic, vous pouvez extraire les données clés de vos factures grâce à l’OCR : montant, date, taux de TVA…
2. Les avantages de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs
L’objectif est principalement de réduire les coûts liés à la réception et à l’approbation des factures (gestion des factures), tout en gardant un contrôle sur les aspects financiers de l’entreprise.
Mais, bien au-delà de cet aspect élémentaire, l’automatisation permet surtout d’améliorer ses relations fournisseurs.
En automatisant vos processus de traitement des factures fournisseurs :
- Vous réduisez vos temps de traitement,
- Vous améliorez la traçabilité de votre trésorerie,
- Vous générez d’importants gains de productivité,
- Vous réduisez les intérêts de retard,
- Vous pouvez négocier des remises pour paiement anticipé.
De plus, grâce à un système de workflow avancé, vous pouvez y intégrer vos propres règles de gestion. Ce qui permet de garder un œil sur vos factures à tout moment, et de savoir exactement où en est leur traitement : en attente de paiement, en litige, par qui, pourquoi, etc.
Par ailleurs, généralement, des tableaux de bord personnalisables permettent de mesurer la qualité et la rentabilité de chacun de vos fournisseurs : volume d’affaires traité, principales sources de non-conformité, etc. Vous pilotez ainsi avec intelligence votre entreprise.
Les nombreuses fonctions intégrées permettent :
- Le rapprochement et la réconciliation des factures avec les bons de commande et les bons de livraison,
- L’exportation de l’ensemble des factures vers votre logiciel comptable,
- L’archivage et la sécurité de vos factures.
Sans oublier les bénéfices pour les utilisateurs : gain de temps, meilleur partage de l’information.
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs est un processus qui ne demande pas de votre part d’acquérir de nouvelles compétences. Par contre, il peut vous faire gagner beaucoup de temps et faciliter grandement votre quotidien.