mardi, avril 7, 2020

Reconnaissance automatique des factures grâce à l’OCR

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Reconnaissance automatique des factures grâce à l’OCR

La comptabilité ne cesse d’être impactée par les évolutions numériques. Cela s’avère d’ailleurs être une excellente chose. Et plus précisément dans le cadre de la saisie comptable de facture électronique. Dorénavant, il existe des procédés de digitalisation qui permettent de scanner et d’enregistrer tout type de document administratif et comptable seulement par le biais de la reconnaissance automatique. Et ceci permet de dématérialiser totalement votre comptabilité, grâce à des documents électroniques. On vous présente en détail comment fonctionne le processus d’automatisation des factures par OCR.

Qu’est-ce que le système OCR ?

Le système OCR, également connu sous le nom de Reconnaissance Optique de Caractères, est un dispositif qui permet de scanner un document texte au format papier, qui sera par la suite dématérialisé sur un support numérique de type smartphone, ordinateur ou tablette.

Grâce à ce système, il est dorénavant possible de scanner des notes de frais, des factures papier ou tout autre document administratif utile dans la gestion quotidienne d’une entreprise.

Les systèmes OCR qui utilisent les plus récentes technologies de collecte d’informations sont capables de reconnaître de nombreux types de polices ou de caractères : machines à écrire, écriture manuscrite, écriture sur ordinateur… Pour ce faire, ils comparent les couleurs noires et blanches d’un document pour déterminer chaque code alphanumérique et chaque caractère pour ensuite le convertir en texte ASCII.

Le processus de reconnaissance automatique des factures, quant à lui, s’inscrit dans le cadre d’une démarche globale d’automatisation de la comptabilité. Le principal enjeu visé est de favoriser les traitements informatiques pour les rendre plus autonomes, faciliter la gestion des factures, et limiter ainsi les interventions de l’être humain.

Pour faire simple, le système préanalyse l’image, segmente en lignes et en caractères les données des supports analysés, classe par caractéristiques les formes et valeurs reconnues, compare au moyen d’algorithmes de distance ou de chaines de probabilité la structure des éléments, réalise un post-traitement (usage de méthodes linguistiques et contextuelles pour réduire le nombre d’erreurs de reconnaissance) basé sur des règles de grammaire, d’orthographe et de syntaxe.

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Les domaines où l’OCR est le plus utilisé

Cette technologie polyvalente est utilisée dans de nombreuses situations, car elle permet de scanner de grandes quantités de documents rapidement, de les classer plus vite, d’améliorer les délais de livraison et de traitement des données.

Avec l’arrivée des applications pour smartphone, ce dispositif est devenu très populaire. Les domaines pour lesquels l’OCR est couramment utilisé sont les suivants :

  • L’expertise-comptable, Il est désormais possible d’automatiser une grande partie de sa comptabilité : gestion et récupération des factures reçues, classement automatique, imputation comptable, rapprochement bancaire…
  • Le domaine bancaire, les assurances ou encore les valeurs mobilières. L’utilisation la plus courante concerne notamment la gestion des chèques.
  • Le domaine de la documentation ou toutes les branches qui touchent au caractère manuscrit.
  • Le monde légal pour qui la paperasse est légion. Numérisation, stockage, conservation de données accessibles à la recherche, notamment pour tous les documents de type jugements, déclarations, avis, testaments, etc.
  • La santé se prête également bien à l’OCR. Il est alors devenu possible de numériser l’historique médical complet d’un patient afin de pouvoir le consulter en un seul et unique endroit. Rapports de santé, radiographies, historique de maladies, suivi des traitements, etc.
  • Les chaînes d’approvisionnement. La reconnaissance optique permet de lire instantanément des codes-barres, les dates d’expiration ou encore les numéros de série, ce qui améliore grandement le suivi d’un produit.

Les principaux avantages et inconvénients de la reconnaissance automatique des factures

Comme nous l’avons vu, l’OCR permet de fluidifier les processus et de rendre exploitable n’importe quel type de document. Il est alors tout à fait possible de lancer le processus sur de nombreuses bases de contenu (e-mail, fax, impression) et d’intégrer les données récupérées au sein d’un programme connexe (logiciel comptable, CRM, ERP, GED).

Pour les entreprises qui sont souvent amenées à générer un grand volume de données et de documents (contrats légaux, bordereaux d’expédition, licences d’utilisation, catalogues…), l’OCR présente alors de multiples avantages :

  • Numérisation
  • Archivage numérique
  • Comparaison de documents
  • Vérification d’écarts, d’informations contradictoires ou en doublon
  • Validation de paiement
  • Analyses statistiques
  • Pistes d’amélioration des processus de contrôle interne
  • Gain de temps substantiel
  • Limite le risque d’erreur généré par l’intervention humaine
  • Réduction du volume de papier
  • Allégement de la charge physique ou financière
  • Diminution de l’empreinte carbone
  • Facilité de recherche
  • Meilleure accessibilité, traçabilité et sauvegarde.

Bien que la reconnaissance automatique offre de nombreux avantages, il existe cependant quelques limites à son utilisation.

Il n’est pas rare de constater que les logiciels ont parfois du mal à lire certaines écritures ou certains supports. Cela concerne notamment les tickets de parking qui peuvent parfois poser des problèmes aux OCR. Les informations sont peu lisibles, écrites dans plusieurs sens, voire en surimpression, ce qui ne facilite pas la tâche des machines. Les collaborateurs doivent alors ressaisir manuellement les champs qui n’ont pas été reconnus !

De plus, certains logiciels exigent des présentations particulières pour la lecture et l’analyse des factures. Il peut alors être nécessaire de modifier la présentation des factures de vente ou d’achat pour que le dispositif accepte le format du document.

Certes, les OCR nécessitent encore le contrôle de l’être humain ! Toutefois, il est aujourd’hui possible d’obtenir des résultats très impressionnants qui permettent d’optimiser considérablement le processus de saisie comptable au sein de sa structure. IPaidThat vous accompagne au quotidien dans vos projets de dématérialisation pour recevoir et émettre des factures au format électronique comme l’impose la loi de 2020.

Raphael Alapini
Raphael Alapini
J'ai toujours aimé manier la langue française. Après avoir obtenu un baccalauréat littéraire et une licence de Lettres Modernes et Communication en Sorbonne, j'ai intégré un master Marketing et "Brand Content" dans une école de publicité. Depuis septembre, je mets à profit mes compétences littéraires en qualité de Content manager en alternance chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : raphael@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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