La recherche de factures représente une perte de temps inestimable, pour la plupart des sociétés qui cherchent à se développer sans être ralenties. Mais des solutions, telles que l’outil de collecte de factures iPaidThat existent pour vous éviter cette contrainte administrative.
Cet article est une excellente introduction et vous pouvez en apprendre plus sur la collecte de vos factures en lisant notre guide.
De nos jours, les entreprises cherchent en permanence à améliorer leur productivité. Gagner du temps et pouvoir se concentrer sur l’essentiel, tel est l’enjeu. De fait, toutes les tâches pouvant se passer d’une réelle intervention humaine peuvent être remplacer par un robot capable d’accomplir ces tâches à moindre coût, et souvent plus rapidement.
C’est l’intelligence artificielle. De nombreux secteurs de l’entreprise peuvent ainsi booster leur productivité, grâce à l’automatisation de certaines tâches. En comptabilité, marketing ou même en ressources humaines, il existe une multitude d’outils intelligents qui peuvent vous faciliter la vie.
Autre enjeu actuel, la collecte et l’analyse de données. Parmi tous les outils existants, nombreux sont ceux qui permettent la récupération de données automatiques. Car, en effet, retrouver le contact d’un client, un bon de commande ou encore une facture, est une tâche fastidieuse qui fait souvent perdre un temps précieux.
Selon une étude menée par Plum Consulting, dans les PME, 142 jours par an sont consacrés à la gestion administrative. Avec en numéro un des tâches faisant perdre le plus de temps : la comptabilité. Parallèlement, un sondage publié par KrollOntrack révèle que le volume de données perdues par les entreprises augmente d’année en année. La recherche de factures est donc l’une des causes majeures de la perte de temps et d’argent des entreprises.
Comment collecter/récupérer ses factures ?
Afin de ne plus avoir à chercher indéfiniment, et de s’assurer de n’égarer aucun document, iPaidThat a développé un outil qui automatise la collecte de factures. Grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning, des « robots » vont chercher vos factures sans que vous n’ayez à le faire manuellement. Ces robots, créés à partir d’algorithmes intelligents, agissent de deux façons. Ils se connectent à la fois aux boîtes mails de l’entreprise, mais aussi sur les sites fournisseurs tels que Direct-énergie, Orange ou Amazon, par exemple.
Collecter les factures reçues par e-mail
Pour collecter vos factures reçues par e-mail, connectez la boîte mail de votre entreprises à la plateforme iPaidThat. Toutes les factures présentes dans vos e-mails seront alors importées instantanément. Vous pouvez connectez 1, 2, 5, ou bien un nombre illimité de boîtes mails selon le plan que vous choisissez.
Collecter les factures depuis les espaces clients
Aujourd’hui, toutes les factures ne sont pas envoyées par mail. Certaines sont seulement disponibles dans les onglets espaces clients, ce qui peut rendre la tâche encore plus compliquée parfois. iPaidThat en est bien conscient et propose donc tout un panel de collecteurs qui se connectent automatiquement à vos sites fournisseurs pour aller chercher les documents nécessaires. Là aussi, toutes les factures sont récupérées de manière instantanée, sans que vous n’ayez à naviguer sur une multitude de pages web, toutes différentes les uns des autres. De nombreux sites fournisseurs sont disponibles sur ipaidthat.io
Comment extraire les informations essentielles ?
Par la suite, une fois tous les documents collectés, ils sont analysés et décortiqués par le logiciel. iPaidThat en extrait alors les informations essentielles pour la comptabilité : la date, le fournisseur, la devise, le montant, la TVA… C’est la dématérialisation de la facture. Cela permet d’avoir une lecture plus claire de la santé financière de votre société.
Avec la collecte de factures automatique, vous vous évitez donc cette longue et fatigante tâche qu’est la recherche de documents manquants. En plus d’être importées automatiquement, les factures sont retrouvées sans effort. Le gain de temps est précieux, la productivité de l’entreprise est boostée. Et bien sûr, votre comptable sera heureux d’avoir un client avec des comptes aussi propres.
D’ailleurs, si vous êtes expert-comptable, iPaidThat propose également des solutions sur-mesure aux cabinets comptables, afin que tous leurs clients profitent de ce service.