Le guide pas à pas pour tout comprendre
La facture… Elle représente le Saint-Graal pour toutes les entreprises. En effet, qu’elle soit d’achat ou de vente, c’est une transaction réussie, et donc un pas en avant.
Le ministère de l’Économie et des Finances définit la facture comme :
“(…) Une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues. Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amende.”
Cette définition nous permet d’insister sur un point important. La facture n’est pas seulement indispensable au suivi des transactions entre fournisseurs, clients et partenaires.
Il est essentiel de comprendre que la facture implique certaines conditions légales obligatoires. Il est donc de la responsabilité de chaque entreprise de s’assurer de respecter les obligations légales liées à la gestion des factures.
Si vous êtes dirigeant, directeur financier, comptable ou office manager, il est fort probable que vous soyez en charge de la gestion des factures dans votre entreprise.
De plus, les entreprises de toute taille et de tout secteur sont confrontées à cette obligation.
Tous les professionnels sont donc concernés.
Ceci étant dit, la gestion des factures peut parfois représenter un véritable caillou dans la chaussure. Voyons pourquoi.
📚 Gestion et collecte des factures : les défis
La gestion des factures peut devenir vraiment, vraiment galère, et ce, pour au moins trois raisons :
Pluralité des sources des factures
Pour pouvoir gérer vos factures, il faut les avoir sous la main. Et c’est là que les soucis commencent.
Les factures arrivent de partout, tout le temps : qu’elles soient physiques ou digitales.
Entre les espaces clients, les boîtes mails des différents collaborateurs, les notes de frais ou les factures envoyées par voie postale. Il est délicat de savoir où donner de la tête.
Perte de temps
Le processus de récupération des factures représente un investissement en temps et en énergie non négligeable.
Peu importe le poste que vous occupez, vous aimeriez sûrement passer du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les erreurs
Si vous lisez cet article, vous êtes sûrement fait de chair et de sang. En d’autres termes, vous êtes humain. Et comme tous les humains, il est possible que vous fassiez une erreur.
Malheureusement, les erreurs dans la collecte et la gestion des factures peuvent être handicapantes.
En effet, impossible pour votre expert-comptable de vous fournir un bilan sans la présence de toutes les pièces comptables nécessaires.
Or, sans bilan comptable, il est délicat de connaître avec précision l’état de ses comptes et donc de prendre des décisions éclairées.
🚀 Le guide ultime de la collecte et de la gestion des factures
Le constat est clair, il n’est pas toujours simple de s’occuper de la gestion des factures. Mais ne partez pas défaitiste, nous avons la solution.
iPaidThat accompagne près de 2500 entreprises dans la collecte et la gestion quotidienne de leurs factures.
Forts de toutes ces expériences, nous avons réuni dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la gestion et la collecte de factures. Ce guide réuni aussi de nombreux articles rédigés par une équipe d’experts en comptabilité et fiscalité disponible sur le Mag iPaidThat.
Vous pouvez choisir de lire l’article en entier ou vous diriger directement vers la partie qui vous concerne directement. Vous êtes totalement libre !
Nous espérons que ce guide “pas à pas” vous aidera, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !
🤔 Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture peut revêtir de nombreuses formes. La définition qu’on s’en fait peut donc être différente en fonction du contexte et de l’objectif recherché.
Dans tous les cas de figure, votre document devra comporter les mentions obligatoires suivantes (Eh non, vous n’y couperez pas !)
- Numérotation de la facture
- Date de la vente ou de la prestation de service
- Identité de l’acheteur
- Identité du vendeur ou prestataire
- Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
- Majoration éventuelle de prix
- Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- Date à laquelle le règlement doit intervenir.
En plus de ces mentions obligatoires, il existe certaines mentions particulières qui s’appliquent au cas par cas.
Après cette petite introduction, rentrons dans le vif du sujet.
1. Pourquoi passer à la facture électronique
On pourrait croire que le terme “facture électronique” désigne une seule et même entité fourre-tout. Que nenni ! Il existe au moins trois types de factures électroniques :
- La facture dématérialisée à partir d’un format papier
- La facture dématérialisée simple
- La dématérialisation fiscale des factures PDF/A3, Factur-X, ou facture structurée EDI
Ces différents systèmes ont pour but de faire gagner du temps aux entrepreneurs, de faciliter l’exploitation des données, mais surtout de sécuriser l’ensemble des documents administratifs et fiscaux.
Pour connaître les grandes lignes de cette transition
2. Qu’est-ce qu’une facture ou une pro forma ?
La facture “pro forma”, c’est quoi ?
La facture « pro forma », est un devis provisoire qui prend la forme d’une facture. Cette expression, qui vient du latin « pour la forme », porte bien son nom !
La pro forma est un document commercial utilisé dans la majorité des cas pour les activités de vente et de prestations. Les activités liées au BTP, par exemple, utiliseront plus traditionnellement le devis.
Elle a pour but de faciliter les relations des entreprises en BtoB, et se prête parfaitement bien aux activités de partenariat. Généralement, elle est accompagnée des conditions générales de vente de l’entreprise.
Il convient aussi de noter qu’à la grande différence de la facture, la pro forma est une pièce non comptable qui est envoyée uniquement à titre informatif et qui, de ce fait, n’a pas de valeur légale.
Pour tout savoir des différences entre ces deux types de factures
3. Dématérialisation facture : Quelles tendances pour 2021 ?
Maintenant que vous savez tout sur les factures dématérialisées, il est temps de se mettre à jour. Si vous souhaitez tout savoir sur les nouveautés de l’année en la matière, vous êtes au bon endroit.
Malgré la crise sanitaire et économique, Bercy est toujours aussi déterminé à poursuivre la généralisation de la facturation électronique. L’objectif principal étant de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, mais aussi de rattraper les autres pays européens, qui ont déjà pris de l’avance.
La Norvège, la Finlande, le Danemark, et bien d’autres, utilisent l’envoi des factures par voie électronique depuis 2005. La France est à la traîne, mais se voit rattrapée par les circonstances actuelles.
Cela concerne donc aussi bien les factures sortantes (à destination des clients), que les factures entrantes (envoyées par les fournisseurs).
Pour se mettre à jour sur les tendances 2021
🧾 Tout savoir sur la gestion de vos factures d’achat
Vous connaissez désormais toutes les subtilités de la facture. Ceci étant dit, il est important de pouvoir gérer correctement vos factures d’achat.
En effet, ces dernières vous permettront d’être au clair sur l’état de vos finances et ainsi prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.
C’est parti pour un tour d’horizon des bonnes pratiques pour gérer vos factures d’achat.
1. La collecte automatique des factures
La collecte automatique des factures. Vous en avez sûrement déjà entendu parler. Comme son nom l’indique, c’est le processus permettant de collecter automatiquement vos factures.
Pourquoi est-ce si important ?
Tout simplement parce que vous avez mieux à faire que de courir derrière vos factures. C’est une tâche à très faible valeur ajoutée. Votre énergie et vos facultés devraient donc être utilisées à autre chose.
La technologie permettant de récupérer vos factures est efficace, peu onéreuse et sécurisée. Vous n’avez donc pas à vous inquiéter. Mais pour mieux comprendre à quel point cette méthode peut vous être utile, poursuivez votre lecture de notre guide.
A. Comment collecter ses factures fournisseurs automatiquement ?
La première question, et peut-être la plus légitime au regard de la sensibilité des informations récupérées : comment fonctionne la collecte de factures ?
En vérité, c’est très simple. Grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning, des « robots » vont chercher vos factures sans que vous n’ayez à le faire manuellement.
Ces robots, créés à partir d’algorithmes intelligents, agissent de deux façons. Ils se connectent à la fois aux boîtes mails de l’entreprise, mais aussi sur les sites fournisseurs tels que Direct-énergie, Orange ou Amazon, par exemple.
Une fois tous les documents collectés, ils sont analysés et décortiqués par le logiciel. iPaidThat en extrait alors les informations essentielles pour la comptabilité : la date, le fournisseur, la devise, le montant, la TVA…
C’est la dématérialisation de la facture. Cela permet d’avoir une lecture plus claire de la santé financière de votre société.
Pour ne plus perdre de temps à récupérer vos factures
B. Reconnaissance automatique des factures grâce à l’OCR
L’OCR ou Reconnaissance Optique des Caractères, est un dispositif qui permet de scanner un document texte au format papier. Simple, non ?
Enfaîte, c’est un peu plus compliqué que ça.
Les systèmes OCR qui utilisent les plus récentes technologies de collecte d’informations sont capables de reconnaître de nombreux types de polices ou de caractères: machines à écrire, écriture manuscrite, écriture sur ordinateur…
Pour ce faire, ils comparent les couleurs noires et blanches d’un document pour déterminer chaque code alphanumérique et chaque caractère pour le convertir en texte ASCII.
Nous pourrions aller plus loin dans les explications mais ce serait sûrement trop long.
Si vous souhaitez en savoir plus, cet article explique en détail comment fonctionne l’OCR
C. Comment être sûr de n’oublier aucune facture ?
La collecte est activée et vous êtes désormais occupé à autre chose. Mais un doute vous empêche d’être concentré à 100%.
Comment être sûr de n’oublier aucunes factures ? La technologie OCR est-elle 100% fiable ? La question est pertinente. En effet, nous avons vu les difficultés que pouvait engendrer l’absence de certaines pièces comptables pour votre entreprise.
Il existe néanmoins une méthode digitale pour être sûr de ne pas oublier de factures. En plus de la collecte, iPaidThat propose aussi le rapprochement bancaire.
Après être allé chercher vos factures dans votre boîte mail et sur les sites de vos fournisseurs (Direct énergie, OVH, Amazon…), notre système automatisé les compare à vos transactions bancaires, pour être sûr que vous n’oubliez rien !
Pour cela, nos robots intelligents se basent sur des informations telles que les libellés, les montants, les TVA, les dates de transaction.
Avec cette méthode, les probabilités d’un oubli sont quasi-nulles.
D. Collecter les factures fournisseurs depuis les espaces clients
Même si la digitalisation des factures a rendu plus facile leur récupération, il existe toujours de nombreuses sources de provenance de factures.
Parmi ces sources, il y a les espaces clients. En effet, certains fournisseurs comme Amazon, ne délivrent que des factures via les espaces clients.
Il est souvent compliqué de les récupérer, alors comment faire ?
Voici quelques étapes à suivre :
- Trouvez le collecteur dont vous avez besoin parmi les 300 collecteurs conçus par iPaidThat
- Connectez-vous à ce site en entrant vos identifiants via iPaidThat
- C’est fait ! Nos robots collecteurs vont s’activer et récupérer toutes les factures disponibles sur ce site.
Pour récupérer simplement vos factures
2. Stocker ses factures d’achat
Enfin ! Vous avez collecté automatiquement toutes vos factures d’achat, félicitations !
Maintenant que vous êtes sûr que toutes les données importantes sont regroupées, la question est de savoir comment les stocker.
En effet, la loi française impose de conserver les factures 6 ans à partir de leur date d’émission. Alors comment faire ?
A. 10 règles à respecter pour numériser vos factures
La conservation de vos factures au format numérique nécessite de suivre certaines règles, notamment en matière de sécurité.
La facture doit obligatoirement comprendre un dispositif de sécurité fondé par un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.
En voici des exemples :
- Cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile,
- Empreinte numérique,
- Signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS une étoile.
Une autre règle à connaître concerne la modification ultérieure d’une facture digitale. Un document scanné ne doit pas être modifié ultérieurement si le cachet de certification (ou signature) a déjà été apposé. Dans le cas contraire, tout changement casserait sa validité.
Vous savez tout sur la collecte et la gestion de vos factures d’achat. Et ce n’est pas fini ! Notre guide continue avec la gestion des factures de vente. Bien que les deux méthodes soient quelque peu différentes, il existe de nombreuses similitudes entre elles.
Vous en apprendrez sûrement beaucoup en poursuivant votre lecture, c’est parti !
📈 Factures de vente : tout ce qu’il faut savoir pour une TPE/PME
La fameuse facture de vente… Si vous en possédez, vous pouvez être fier de vous. Cela veut dire que vos produits ou vos prestations sont de qualité, et que votre chiffre d’affaires va augmenter.
L’acte de vente n’est cependant pas la fin de tout. La gestion de vos factures de vente est déterminante pour le bien-être de votre entreprise. Voyons ensemble tout ce vous devez savoir !
1. Collecter ses factures de vente
Tout comme avec les factures d’achat, les factures de vente doivent être collectées et stockées pour la comptabilité de votre entreprise.
Il est aussi important d’opérer leur rapprochement puisque cela vous permettra de savoir avec précision si le paiement a été effectué.
Loin de nous l’idée de vous affoler, mais les factures impayées représentent une des raisons principales pour lesquelles les entreprises échouent.
A. Comment collecter ses factures de vente / CRM ?
Pour la gestion de votre relation client, il est probable que vous utilisiez un CRM.
Le CRM ou gestion de la relation client (Customer Relationship Management) est une stratégie de gestion des relations et interactions d’une entreprise avec ses clients ou clients potentiels.
Un système CRM aide les entreprises à interagir en permanence avec les clients, à rationaliser leurs processus et à améliorer leur rentabilité.
Il est donc possible que ce CRM vous serve à éditer vos factures de vente. Il est possible de coupler votre utilisation d’un tel logiciel avec une solution comme iPaidThat.
Comment ça marche ?
Nos robots se connectent à votre CRM, et importent automatiquement toutes les factures que vous avez émises depuis ce dernier.
Après cet import, notre OCR extraira les informations clés de ces documents (date, client, montant, TVA, etc.), et il vous sera alors possible d’exporter les lignes comptables qui leur sont relatives.
Une méthode simple pour collecter vos factures de vente
2. Factures de vente : rapprochement bancaire automatique
Pour suivre le paiement de vos factures et avoir une comptabilité à jour, le rapprochement bancaire est nécessaire.
Là encore, la tâche peut être automatisée avec un outil comme iPaidThat, voyons comment.
A. Comment associer vos transactions à vos factures de vente ?
Comme nous l’avons vu, l’association entre vos transactions et vos factures de vente vous permettra de suivre avec précision l’état de vos finances.
Mais comment faire ?
Oubliez l’option manuelle, elle vous prendra bien trop de temps. La méthode suivante sera plus fiable et bien plus rapide.
Avec iPaidThat, l’association est simple. Pour procéder à cette association, il vous faudra vous rendre dans la partie « Banque », et valider les associations facture que le système suggérera pour vous.
Pour effectuer ces suggestions, ce dernier se basera sur les éléments en commun entre une facture et une transaction bancaire (montant, fournisseur/client, date…).
Vous aurez alors accès à toutes vos transactions, et à leur état d’association avec vos factures, selon un code couleur. L’état de rapprochement de la transaction dépend alors de la couleur du logo « fichier ».
Dans ce cas de figure, la seule tâche qui vous incombe est la vérification… Rien d’autre.
Vous souhaitez gagner du temps ?
B. Suivre le règlement de vos factures de vente
Les factures impayées, un véritable fléau pour les TPE/PME. Avant de pouvoir relancer un client ou un partenaire ayant omis de vous payer, il faut pouvoir déterminer quelles transactions sont concernées.
C’est justement à cela que sert le rapprochement bancaire. Grâce à lui, vous allez pouvoir suivre le règlement de vos factures de vente en quelques clics.
En bref, iPaidThat vous notifiera lorsque vous disposez d’une créance, et vous indiquera le montant de cette dernière. Au contraire, si le système détecte une transaction pour la facture en question, cela signifie que vous avez été payé. Un logo vous indiquera alors que tout est en ordre.
Il vous sera alors très simple de voir si le client auquel vous avez envoyé une facture a payé, ou non. Plus besoin de perdre du temps et de l’énergie à le vérifier par vous-même.
Pratique n’est-ce pas ?
Le suivi des règlements est essentiel, cliquez ici pour découvrir nos conseils
Vous savez maintenant comment collecter et rapprocher automatiquement vos factures de vente. Découvrons maintenant comment créer des factures de vente de manière 100% digitale.
3. Établir une facture de vente
Les factures que vous faites parvenir à vos clients sont une vitrine pour votre entreprise. Par conséquent, il est essentiel qu’elles vous représentent.
De plus, vous devez respecter certaines règles imposées par la loi française.
A. Comment créer une facture ?
Pourquoi automatiser et digitaliser la création de vos factures ? Pour gagner du temps et éviter les erreurs. Mais en quoi cela consiste exactement ?
L’interface iPaidThat propose l’édition des factures et offre la possibilité de les personnaliser pour qu’elles correspondent à l’image de chaque entreprise.
Il est possible d’importer son propre logo, changer la couleur de la facture et d’autres fonctionnalités. Il est également possible de suivre l’avancement de la création des devis en ligne.
La solution prévoit des modèles de factures et des modèles de devis avec les mentions obligatoires pour faciliter les tâches de facturation en ligne.
Après avoir renseigné les paramètres nécessaires, vous pourrez alors créer une facture ou un devis, l’envoyer à vos clients, mais également programmer des relances automatiques en cas d’impayés.
La gestion des factures et donc facilité de A à Z.
La création de factures expliquée
B. Facturation en cours d’immatriculation : comment faire ?
Vous avez trouvé des clients, ils apprécient votre produit et sont prêts à payer, c’est parfait ! Mais voilà votre entreprise n’est pas encore d’immatriculée, pas de numéro de SIRET, rien…
Alors comment faire ? Voici quelques règles à connaître :
Pour commencer à facturer, la demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés doit déjà avoir été effectuée. De ce fait, les statuts de la société doivent obligatoirement être signés.
Lors de l’édition de vos factures, vous devrez bien entendu l’établir au nom de la société (et non au nom du créateur) et indiquer la mention « Siret en cours d’attribution ».
Ensuite, dès que vous obtiendrez votre numéro de SIRET, il vous faudra avertir vos clients de l’obtention de votre immatriculation, et leur éditer une facture corrigée comprenant ce nouvel élément.
Victoire ! En respectant ces règles, il est possible de facturer vos clients.
Ne laissez rien ralentir votre activité
💸 Tout savoir sur la TVA
La TVA ou Taxe sur la Valeur Ajoutée est source de beaucoup d’interrogations. En effet, il en existe plusieurs types, il est donc parfois complexe de les distinguer.
Pour autant, la gestion de la TVA fait aussi partie de la gestion globale des factures, il est donc essentiel de maîtriser le sujet.
C’est donc une bonne chose que nous soyons là pour vous en parler !
Comment déclarer sa TVA avec iPaidThat ?
La déclaration de TVA est essentielle puisqu’elle permet de savoir combien vous allez devoir payer à l’état.
iPaidThat vous fournit l’ensemble des données nécessaires à votre déclaration, vous n’avez rien à faire.
Nos collecteurs récupèrent vos factures dans vos boîtes mails, que ce soit en pièce jointe ou en corps de mails, ainsi que sur les espaces clients fournisseurs.
Sur ces factures figure la fameuse TVA, nous récupérons automatiquement ces informations, bien qu’il vous soit possible de modifier ce montant si besoin.
Pour vous aider au mieux à déclarer votre TVA, les montants sont automatiquement classés entre TVA collectée et déductible au sein d’un tableau clair et intuitif.
Moins d’erreurs et gain de temps en perspective.
Pour des déclarations simplifiées
FAQ spéciale TVA : on répond à toutes vos questions !
Quand on est face à certains problèmes de compta, il n’est pas toujours facile d’avoir une réponse rapide.
Et même si internet offre de nombreuses ressources intéressantes, elles sont souvent difficiles à trouver car bien trop éparpillées.
Grâce à notre FAQ spéciale TVA, retrouvez les réponses aux grandes questions liées à la TVA.
Par exemple :
- Quelles sont les règles pour la TVA sur les péages ?
Les sommes dues sur les péages sont soumises au taux normal de 20 %. Le droit de récupérer la TVA sur les factures de péage s’effectue dans les conditions de droit commun. L’assujetti doit respecter les conditions de fond (dépenses professionnelles) et de forme (justificatif, n° d’immatriculation, objet du déplacement) pour pouvoir déduire la TVA d’amont.
- Quelles dépenses ouvrent droit au remboursement de la TVA ?
Les dépenses ouvrant droit au remboursement de TVA doivent être nécessaires pour l’activité de l’entreprise, grevées de TVA déductible dans l’état dans lequel la TVA a été payée, justifiées par des factures.
Elles sont ventilées selon 10 codes dont les principaux sont : le carburant, la location de moyens de transport + les dépenses liées, le logement, la nourriture, les droits d’entrée aux foires et expositions, les produits de luxe, loisirs et divertissements, et autres.
Pour trouver les réponses à toutes vos questions, c’est par ici !
Les grands principes de la TVA déductible
Vous êtes doucement en train de devenir un expert de la TVA, il vous reste néanmoins quelques notions à maîtriser avant d’en finir.
Pourquoi est-il si important d’être bien au clair sur la TVA déductible ?
Le principe général du droit à déduction de la TVA repose sur des conditions de fond, de forme et de temps qu’il convient de connaître sur le bout des doigts pour ne pas faire d’impasse au moment de sa déclaration et de son paiement.
Il existe de nombreuses conditions pour que la TVA puisse être déductible, en voici une liste non exhaustive :
- être assujetti à la TVA ;
- la TVA déduite doit porter sur une marchandise ou un service utilisé pour la réalisation d’opérations imposables à la TVA ;
- le bien ou le service doit être nécessaire à l’exploitation ;
- la déduction de TVA doit porter sur un bien ou service issu d’une disposition légale ;
- le bien ou service ne doit pas être utilisé à plus de 90 % à des fins étrangères (hors exercice de l’entreprise).
Devenez incollable sur la TVA déductible
La TVA collectée et la TVA déductible
Dernière subtilité, la différence entre TVA collectée et TVA déductible.
Pour faire simple :
- La TVA collectée représente l’ensemble de la TVA que vos clients ont payé lors de vos ventes. Par exemple, si vous avez vendu 10 produits à 100€, et que la TVA est de 20%, c’est que vous avez collecté 200€ de TVA (10 x [20% de 100€]).
Exemple calcul TVA Collectée = [Nb produits x (20% de 100)]
- La TVA déductible représente tout ce que vous avez payé comme TVA lorsque vous avez acheté des produits ou des services. Si vous payez 5 produits à 40€ et que la TVA est de 20%, c’est que vous pouvez déduire 40€ de TVA (5 x [20% de 40]).
Exemple calcul TVA Déductible = [Nb produits x (20% de 40)]
Ces deux montants vont permettront de calculer ce que vous devez payer à l’état :
TVA due = [TVA collectée] – [TVA déductible]
Pour savoir exactement ce que la TVA vous coûte et vous rapporte
Bravo ! Vous êtes arrivé au bout de notre guide ultime sur la gestion et la collecte de factures. Vous êtes désormais totalement paré pour vous occuper de la comptabilité de votre entreprise.
En plus de vous fournir tous ces conseils d’experts, iPaidThat est un outil tout en un pour la gestion financière des entreprises.
Toutes les solutions que nous vous avons proposées sont disponibles grâce à l’outil iPaidThat.
On estime que le temps passé sur sa compta est divisé par trois en utilisant iPaidThat.
Le temps : notre objectif est de vous en faire gagner. C’est la raison pour laquelle nous avons créé une vidéo de présentation d’iPaidThat afin de tout vous expliquer, simplement.