Les pièces comptables correspondent à l’ensemble des documents qui justifient les enregistrements d’écritures saisis dans votre comptabilité. Vous recevez quotidiennement un nombre important de documents et il n’est pas toujours facile de savoir ce qu’il faut garder.
Quels justificatifs devez-vous conserver ? Comment classer les pièces comptables, et plus particulièrement les factures fournisseurs ?
Une bonne organisation administrative participe au succès de votre entreprise. Pour la mettre en place, vous devez identifier les canaux de réception des justificatifs et effectuer des choix judicieux, notamment entre un classement papier ou numérique. Nous avons rassemblé pour vous quelques conseils pratiques.
Le classement des pièces comptables : définition
Classer ses pièces comptables participe à la bonne gestion administrative de son entreprise. Du ticket de restaurant au bordereau de cotisations sociales, chaque justificatif nécessite d’être identifié, numéroté, répertorié et archivé dans un souci de conservation. L’objectif est de pouvoir retrouver les documents comptables à tout moment et rapidement.
Le processus de classement des pièces comptables
Le processus d’organisation des pièces comptables débute dès la réception d’un document. Puis, un ensemble d’actions contribue à leur classement efficace :
- identification des justificatifs comptables et des modalités de récupération (courrier, boîte mail, espaces clients, etc.) ;
- numérotation des pièces comptables selon la méthode retenue par votre entreprise ;
- enregistrement des écritures comptables correspondantes ;
- classement chronologique ou par nature ;
- stockage ;
- archivage.
Intérêt d’organiser ses documents comptables pour l’entreprise
En fonction de la taille de l’entreprise, les justificatifs reçus quotidiennement peuvent très vite s’accumuler. Au bout de quelque temps, la pile de papiers grandit sur votre bureau et, avec elle, les risques d’erreurs, de perte de temps, ainsi que de démotivation.
L’entrepreneur a tout intérêt à mettre en place un traitement des pièces comptables efficient. Les avantages sont indéniables.
- Le gain de temps pour gérer les tâches administratives permet de se consacrer à l’exploitation et d’augmenter ainsi son chiffre d’affaires.
- La productivité progresse.
- Les risques d’erreurs, d’oublis ou de pertes de documents diminuent.
- La saisie des écritures comptables est fluide.
- La recherche de justificatifs est simple et rapide.
- Les demandes de consultation de votre expert-comptable ou de l’administration fiscale sont satisfaites dans les meilleurs délais.
Les pièces comptables à classer
Chaque jour, vous réceptionnez des documents, mais vous ne savez pas vraiment s’il faut tout garder ou pas. Partez du principe que vous devez conserver toutes les pièces qui justifient un enregistrement en comptabilité :
- les factures, fournisseurs et clients ;
- les tickets ou autres reçus qui prouvent une opération bancaire ou de caisse ;
- les relevés bancaires ;
- les quittances (énergie, loyer, gaz…) ;
- les pièces concernant vos salariés (bulletins de paie, bordereaux de cotisations sociales et déclarations) ;
- les avis d’imposition, etc.
Préparez le classement des pièces comptables : l’exemple des factures fournisseurs
Parmi les pièces comptables, les factures fournisseurs constituent un élément essentiel de votre gestion financière. Il est important de récupérer vos factures d’achats :
- pour les saisir en comptabilité et constater les charges et les dettes envers vos fournisseurs dans les comptes comptables correspondants ;
- pour les payer en respectant les échéances et ainsi éviter des pénalités de retard ;
- pour enregistrer le règlement dans votre compte de banque et solder vos comptes débiteurs ;
- pour les classer et les archiver afin de pouvoir les produire lors d’un contrôle de l’administration fiscale.
Identifiez les canaux de réception des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs sont susceptibles de vous parvenir via différents canaux. Elles peuvent vous être remises en main propre lors d’un achat effectué en magasin. D’autres arrivent par courrier à l’adresse de votre entreprise.
Avec la généralisation des factures électroniques, vous recevez vos justificatifs directement dans votre boîte mail. Si vous possédez plusieurs adresses mail, veillez à centraliser l’envoi de vos factures sur une seule pour gagner du temps et éviter les oublis.
Astuce ! Pensez à contrôler vos messages indésirables. Si un document se trouve dans vos spams par erreur, signalez-le en « non spam » à votre messagerie. Pour améliorer la réception des courriels, enregistrez l’adresse de votre expéditeur dans vos contacts.
Vos factures fournisseurs peuvent également être mises à votre disposition dans les espaces clients des sites internet. Vous devez alors vous connecter à votre espace pour récupérer vos justificatifs établis par le site au moment de l’achat ou après l’expédition des produits.
Rassemblez les factures fournisseurs au format papier
Si vous optez pour le classement des pièces comptables au format papier, vous devez imprimer toutes les factures qui arrivent sur votre boîte mail ou sur vos espaces clients.
Puis, vous effectuez un premier classement de ces factures en attente de traitement, par ordre de priorité, à l’aide de classeurs et d’intercalaires ou de pochettes.
Cette solution est tout à fait gérable pour une petite entreprise. Elle peut vite s’avérer chronophage, peu économe, peu écologique et gourmande en m2 au fur et à mesure que l’entreprise prend de l’ampleur.
Collectez vos factures avec un logiciel SaaS
Un logiciel SaaS comme iPaidThat permet d’automatiser la collecte des factures fournisseurs et de les centraliser au même endroit.
iPaidThat vous propose de connecter votre adresse e-mail dans le logiciel afin de récupérer automatiquement et quotidiennement l’ensemble des factures reçues via ce canal. À partir de mots-clés présents dans l’objet du mail ou dans le nom de la pièce jointe, tels que « facture », « invoice » ou « reçu », notre logiciel collecte vos documents, en respectant les règles de confidentialité.
La fonctionnalité « collecteurs de service » se charge de retrouver les factures sur vos espaces clients en ligne. En rentrant votre identifiant et votre mot de passe Amazon par exemple, le logiciel se synchronise régulièrement à votre espace et recueille les pièces comptables.
Vous pouvez aussi ajouter manuellement toutes les factures obtenues par courrier. Avec l’application mobile iPaidThat, vous prenez en photo votre document et l’envoyez directement dans le logiciel. Cette photo a une valeur probante.
Pourquoi opter pour la collecte automatique des factures ? Suivez le guide !
Classez vos factures fournisseurs au format papier ou électronique ?
La réglementation en matière de comptabilité n’impose aucune méthodologie de classement. Chaque entreprise est libre d’organiser ses pièces comptables selon les modalités les plus adaptées. En revanche, les obligations en termes de conservation conditionnent le choix du type de classement.
L’obligation de conservation des pièces comptables
La loi vous impose de conserver toutes les pièces comptables justificatives (bons de commande, de livraison, factures d’achats, etc.) pendant 10 ans. Votre classement doit s’adapter à cette contrainte. Peu importe l’ancienneté de la pièce comptable, l’efficacité de votre organisation se mesure en temps passé à rechercher ce document.
Les modalités de classement au format papier
Si vous optez pour un classement des pièces comptables au format papier, prévoyez le matériel nécessaire : classeurs, pochettes, intercalaires et étiquettes, boîtes d’archives, etc.
Puis, réservez un espace dédié, sécurisé et à l’abri de l’humidité. Vous avez aussi besoin de meubles de rangement accessibles.
Le classement électronique des factures fournisseurs
La dématérialisation consiste à numériser vos pièces comptables afin de les stocker sur des espaces sécurisés. Ce système nécessite d’effectuer des sauvegardes régulières de vos données sur des supports appropriés comme les disques durs externes.
iPaidThat propose une solution de stockage des factures collectées, sur une plateforme sécurisée, dans le respect de votre confidentialité. La traçabilité des informations et la conformité aux obligations légales en matière de numérisation des factures sont garanties.
Comment classer les pièces comptables ? Les méthodes
Pour classer efficacement ses pièces comptables, l’entreprise doit les numéroter puis opter pour la méthode la plus pertinente pour son organisation : chronologique, alphabétique ou par nature.
Numérotez vos pièces comptables : le cas des factures fournisseurs
La numérotation des factures de ventes est une obligation légale à laquelle l’entreprise ne peut déroger. En revanche, numéroter ses factures fournisseurs relève de la volonté d’établir une gestion administrative avisée qui assure par la suite une bonne traçabilité des documents.
Le système de numérotation choisi est cohérent et pérenne. Pour rappel, les justificatifs sont conservés pendant 10 ans, il est donc important de réfléchir à une méthode qui s’inscrit dans la durée.
Utiliser les numéros des factures d’achats reçues n’a pas de sens puisque, d’un fournisseur à l’autre, ils sont tous différents. Vous pouvez opter pour un simple numéro ou pour un code alphanumérique reprenant le journal d’enregistrement (HA pour achat et BQ pour banque) et un numéro de traitement chronologique (HA1, HA2, etc.).
Ordonnez chronologiquement vos documents avant la saisie comptable
Pour les entreprises qui saisissent leur comptabilité, adopter une méthode de classement par ordre chronologique permet un enregistrement des écritures plus simple. La personne chargée de cette tâche organise ainsi les pièces comptables et procède à une saisie groupée des écritures.
Classement par nature des pièces comptables
Après l’enregistrement de vos écritures en comptabilité, vous pouvez ventiler vos pièces comptables par nature : achats, ventes, banque, caisse, paie, TVA.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l’ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce. Cet ordre peut aussi s’appliquer à vos dossiers informatiques dans le cas d’un stockage au format numérique.
Classez vos pièces comptables pour la comptabilité de trésorerie
Pour les petites entreprises qui pratiquent une comptabilité de trésorerie, la conservation des relevés bancaires est essentielle. Pour justifier les opérations mentionnées, l’entrepreneur peut classer les pièces comptables par ordre chronologique et les associer au relevé correspondant.
Rédigez une procédure pour le classement des pièces comptables
Pour installer votre processus de classement dans la durée, l’article 911-2 du Plan Comptable Général (PCG) préconise de mettre en place des procédures comptables.
Votre personnel, mais aussi votre expert-comptable, peut se référer à ce document écrit pour comprendre votre méthode de classement, l’appliquer ou effectuer les recherches nécessaires.
Classer ses pièces comptables n’est pas anodin, cette action participe à la bonne gestion administrative de votre entreprise. Dans le cas plus spécifique des factures fournisseurs, une bonne organisation contribue à sécuriser leur traitement dans les délais de paiement exigés.
