Factures, bordereaux, déclarations… Vous recevez des documents comptables de toutes parts : voie postale, e-mail ou encore sur vos espaces clients en ligne. Une fois récupérés et traités, ces justificatifs doivent absolument être conservés. Votre expert-comptable ou l’administration fiscale peut vous les demander à l’occasion d’un contrôle de votre comptabilité.
Alors, comment classer ses pièces comptables de manière à les retrouver en un claquement de doigts ? Suivez le guide !
1. Identifier les pièces comptables à classer
La pièce comptable est un document indispensable qui vise à justifier les mouvements financiers d’une entreprise ainsi que les écritures enregistrées en comptabilité. Preuve incontournable de vos recettes et dépenses, une pièce justificative comptable se présente sous des formes variées :
- Factures d’achats ou fournisseurs
- Factures de vente
- Relevés bancaires, bordereaux de virement, de dépôt de chèques ou d’espèces
- Tickets pour les opérations de caisse en espèces
- Quittances (loyer, impôt, eau, électricité…)
- Bulletins de paie
- Appels de cotisations sociales
- Déclarations fiscales, etc…
La liste est longue et le risque de voir vos papiers s’accumuler est bien réel. Savoir identifier une pièce comptable à l’ouverture de votre courrier vous permet d’entamer rapidement une démarche de collecte et de classement. Ainsi, vous gagnez un temps précieux et évitez la perte de données importantes pour la tenue de votre comptabilité d’entreprise.
2. Choisir le format de classement des pièces justificatives : papier ou électronique
Selon la loi, les pièces comptables obligatoires doivent être conservées pendant 10 ans. Toutefois, aucune contrainte de format ou de type de classement n’est imposée en matière de gestion de la comptabilité. L’essentiel est de pouvoir retrouver une pièce justificative quand cela est nécessaire et l’exploiter dans les meilleures conditions. Une pièce comptable papier doit être lisible et un fichier informatique ne doit pas être endommagé.
Au format papier, les documents comptables sont généralement rangés dans des classeurs ou des pochettes. Choisissez un lieu à l’abri de l’humidité afin de les préserver de toute altération. Il est préférable de réglementer leur accès pour éviter la perte d’informations ou la désorganisation de votre système de conservation.
Les pièces justificatives comptables peuvent également être numérisées. La dématérialisation est une réponse efficace pour gagner de la place ou parer à la détérioration du papier. Les tickets ont, en effet, la fâcheuse tendance de s’effacer avec le temps.
Le stockage électronique des documents comptables doit être réalisé sur des espaces sécurisés et sauvegardés. Les pièces comptables originales sont à garder à moins de respecter les obligations légales en matière de numérisation des factures.
3. Classer les pièces comptables par nature
Chaque entreprise est libre d’adopter la méthode de classement des documents comptables qui lui convient le mieux : ordre chronologique, alphabétique ou par nature. Vous pouvez aussi choisir un système de gestion mêlant intelligemment ces 3 solutions de manière automatique.
Commencez par regrouper vos pièces comptables par nature, puis organisez chaque grande famille en fonction de l’ordre le plus adapté. Votre but : gagner du temps !
- Les factures clients (de ventes) : la loi impose une numérotation chronologique et sans rupture dont vous pouvez vous servir. Créez un dossier par mois.
- Les factures fournisseurs (d’achats) : préférez un classement alphabétique. L’écriture comptable mentionne couramment le nom du fournisseur dans son libellé ainsi que la référence de la facture. La recherche de pièce comptable a posteriori est donc plus facile.
- Les pièces comptables relatives au personnel de l’entreprise : séparez les bulletins de paie des déclarations de charges sociales et faites des dossiers chaque mois. Une autre méthode vise plutôt la création de répertoires par salarié ou par organisme.
- Les documents fiscaux : privilégiez le tri par type d’impôt. TVA, CFE, impôt sur les sociétés… Avec cette méthode de classement, vous suivez aussi les acomptes déjà versés au cours de l’année d’exercice.
- Les justificatifs bancaires : les relevés sont classés par banque et par date. Par ailleurs, si vous possédez des emprunts, créez un dossier à part, pour chacun.
- Les opérations en espèces : les tickets et autres reçus permettant d’attester le solde de la caisse sont organisés chronologiquement.
Si vous avez choisi de trier vos pièces comptables à l’aide de classeurs ou de pochettes, il est intéressant de mettre en place un système d’identification, notamment par code couleur (par exemple : bleu pour les clients, rouge pour les fournisseurs…).
4. Établir une méthode de classement des pièces comptables
L’article 911-2 du Plan Comptable Général (PCG) préconise la mise en place d’« une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables […] en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ».
Ainsi, l’entreprise opte pour une méthode de classement de ses pièces comptables. Puis, elle rédige une procédure claire rappelant les bonnes pratiques en matière de gestion des documents. Les avantages de cette démarche sont nombreux :
- Trouver rapidement une pièce justificative comptable
- Aider l’expert-comptable dans sa mission de suivi et de révision des comptes
- Simplifier les échanges en cas de contrôles effectués par l’URSSAF ou l’administration fiscale
- Former le personnel dans le cadre d’une nouvelle embauche
Vous en savez à présent un peu plus pour choisir la méthode de classement de vos pièces comptables. Si vous hésitez encore entre une solution papier ou numérique, découvrez les avantages du passage à la facture électronique.