Archiver sa comptabilité d’entreprise ne consiste pas seulement à ranger son bilan annuel et son compte de résultat dans une pochette. La notion d’archivage correspond à la mise en place d’un processus complet qui permet de collecter, classer, conserver, consulter tous les documents comptables nécessaires. Les entreprises peuvent ainsi assurer une meilleure gestion de leur comptabilité, satisfaire aux obligations légales et faire valoir leurs droits en cas de litiges.
Comment organiser l’archivage des documents comptables en toute sérénité ? Découvrez la démarche à adopter.
Comprendre le processus d’archivage des documents comptables
L’archivage, c’est le stockage des pièces comptables d’entreprise en respectant les durées de conservation imposées par la loi. En effet, une fois traitées, les données sont classées selon un ordre établi, de façon à garantir leur intégrité et leur traçabilité.
Le cycle de vie des archives se découpe en 3 phases :
- Les archives courantes : elles concernent les affaires en cours et sont consultables à tout moment par le personnel compétent. Un premier tri est effectué afin de se débarrasser des copies de document ou des notes sans valeur ajoutée.
- Les archives intermédiaires : à ce stade, les dossiers sont clos, mais l’entreprise est tenue de les garder pour se conformer à une obligation légale ou pour des besoins administratifs. Ces documents comptables sont stockés dans des espaces dédiés. Seuls les services habilités peuvent les consulter.
- Les archives définitives : elles correspondent aux éléments qui relèvent de l’intérêt public. Le secteur privé est peu impliqué dans cette dernière étape.
Identifier les pièces comptables à archiver
Selon l’article L211-1 du Code de patrimoine : « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quelle que soit la date, le lieu de conservation, la forme et le support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
Sur le plan de la comptabilité, les archives regroupent les documents comptables obligatoires. Leurs délais de conservation sont fixés à 6 ans, selon le Livre des procédures fiscales, et à 10 ans après la clôture de l’exercice comptable en cours, si l’on se réfère au Code de commerce.
Il s’agit des :
- Pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, relevés bancaires, etc.)
- Registres et livres comptables (livre-journal, grand-livre, livre d’inventaire des exercices clos avant le 1er janvier 2016)
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable)
La liste complète des documents comptables obligatoires, c’est par ici !
Classer et conserver ses documents comptables en toute sécurité
Pour un archivage des justificatifs comptables efficace, un classement par nature et par ordre chronologique ou alphabétique est une bonne solution. Dans tous les cas, le système choisi doit être pérenne et fiable.
Si les entreprises optent pour une conservation des documents au format papier, elles s’assurent de disposer d’une salle dotée d’armoires ou d’étagères, de taille adaptée et à l’abri de l’humidité. Elles doivent aussi s’équiper de fournitures telles que des classeurs, des pochettes et des boîtes de rangement. L’enjeu est de préserver l’état des documents comptables sur la durée.
Cependant, face aux coûts d’un stockage physique, la dématérialisation du document comptable présente une alternative intéressante pour les entreprises. D’autant plus que depuis le 1er octobre 2016, l’article 1366 du Code civil stipule : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
La solution numérique choisie doit respecter les règles et procédures relatives à la numérisation, l’indexation et l’archivage afin de conférer une valeur probante aux documents comptables. Un logiciel de comptabilité incluant un Service d’Archivage Électronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013 renforce la fiabilité de la copie électronique, en particulier devant un juge.
Assurer la traçabilité et réglementer la consultation des archives
La notion de traçabilité est un concept essentiel pour un archivage réussi. Elle vise à reconstituer l’historique des données de l’entreprise. Le document comptable papier ne pose en général aucun problème. Les mentions présentes, comme la signature et la date, l’authentifient et fournissent toutes les informations attendues.
De même, l’entreprise doit être en mesure de retracer le contexte de création du support électronique, notamment grâce à l’horodatage et aux certificats numériques.
Par ailleurs, afin d’éviter toute perte de document ou la désorganisation des archives, il est important d’en réglementer l’accès et d’assurer un contrôle. Le personnel est habilité à consulter des pièces archivées ponctuellement et pour un motif spécifique comme répondre à une obligation légale. Il ne dispose d’aucun droit de modification.
Mettre à jour l’archivage des documents comptables
Pour préserver un système d’archivage de sa comptabilité dans la durée, l’entreprise s’informe et veille à le faire évoluer pour être en conformité avec la loi et les normes en vigueur.
Elle procède également à la destruction des données si celles-ci ne présentent plus aucune utilité et si le délai légal de conservation est dépassé. Dans le cas des documents comptables (pièces justificatives, livre-journal…), à l’issue d’une durée de 10 ans, il convient de décider s’il faut détruire les archives devenues obsolètes.
Cette action doit alors être menée en toute sécurité afin d’éviter la diffusion d’informations confidentielles. L’entreprise prendra toutes les mesures nécessaires pour veiller à son bon déroulement en ayant recours, par exemple, aux services de sociétés spécialisées.
Opter pour la Gestion Électronique des Documents (GED)
La GED est un système informatique qui gère tout le processus d’archivage des documents comptables, de la collecte numérique automatisée à la conservation. Elle facilite la recherche et la consultation, notamment en cas de contrôle des comptes annuels ou des factures effectué par l’expert-comptable ou l’administration fiscale. De plus, cette solution préserve la traçabilité et l’intégrité des justificatifs de comptabilité.
