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Documents comptables obligatoires : la liste complète

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Documents comptables obligatoires : la liste complète

Quel que soit le statut fiscal ou juridique, il est bon de connaître le détail des documents comptables obligatoires en France. Voici un panorama complet de ce qu’ils comprennent, entre les pièces justificatives, les livres comptables et les comptes annuels. 

Découvrez aussi dans cet article les allègements prévus pour la comptabilité dans deux cas : la micro-entreprise ainsi que le Régime Réel Simplifié (RSI).

documents comptables obligatoires
 Image modifiée issue de : storyset.com

Les différentes catégories de documents comptables obligatoires

La documentation comptable obligatoire se compose de trois types d’informations. Sans entrer dans le détail prévu par les textes selon le régime fiscal, chacune d’elles poursuit un objectif distinct. Faisons le point sur l’obligation maximale en matière de comptabilité, qui concerne beaucoup d’entreprises.

Les pièces justificatives de la comptabilité

Passer des écritures comptables exige de pouvoir justifier chaque montant dans l’intégralité des comptes. Ce n’est pas un exercice où vous laissez libre cours à votre imagination. Pour la fiabilité et la pertinence notamment, vous devez pouvoir apporter des preuves pour chaque somme comptabilisée. 

On parle ici de pièces justificatives à valeur probante. L’absence de l’un de ces documents peut conduire l’administration fiscale à rejeter la déduction des charges du résultat. Les factures de vente et d’achat, les relevés de comptes bancaires, les bulletins de salaire, etc., appartiennent à cette catégorie de documents comptables obligatoires. 

Les livres comptables

La seconde catégorie de pièces justificatives obligatoires correspond aux documents qui retracent l’ensemble des écritures, les livres comptables. C’est ce type de support qui permet ensuite de dresser chaque état de synthèse. Les livres obligatoires pour les entreprises au régime réel normal comprennent :

  • Le livre-journal ou plusieurs journaux (ventes, achats, banque, paie, etc.) avec le recensement chronologique de toutes les écritures 
  • Le grand livre, qui classe les données du livre-journal par compte comptable 

Notez que le livre d’inventaire comme la balance comptable restent facultatifs.

Les comptes annuels de fin d’exercice comptable

Ce troisième type de documents comptables correspond aux états de synthèse. Ils présentent pour chaque entreprise les éléments financiers sous la forme suivante :

  • Le compte de résultat reflète toutes les opérations constituant des charges et des produits. Il aboutit à dégager le bénéfice ou la perte de l’exercice comptable
  • Le bilan comptable est une photo à la date de clôture des actifs et passifs de l’entreprise. Le tableau passif détaille les capitaux propres et les dettes financières et d’exploitation. Le tableau actif correspond, lui, aux immobilisations, stocks, créances et disponibilités bancaires
  • L’annexe comptable est un document qui complète le bilan. Elle détaille aussi les principes et méthodes retenus pour établir la comptabilité

Micro-entreprises : un régime fiscal aux documents comptables réduits

La micro-entreprise ne correspond pas à un statut juridique. C’est un régime fiscal contrairement à certaines idées reçues. La gestion de sa comptabilité est simplifiée, ce qui constitue un atout pour démarrer rapidement et aisément une activité à son compte. 

Toutefois, le développement de l’activité pourra conduire à changer de statut fiscal et à tenir une comptabilité complète.

Le statut fiscal de la micro-entreprise : les plafonds à ne pas dépasser

La micro-entreprise correspond au régime fiscal micro-social. Une entreprise individuelle qui reste en dessous des plafonds de chiffre d’affaires suivants, bénéficie de ce régime simplifié, notamment d’un point de vue administratif et comptable :

  • 176 200 € HT en cas d’activité de vente de marchandises 
  • 72 600 € HT pour une activité de prestations de services tant en bénéfices industriels et commerciaux (BIC) qu’en bénéfices non commerciaux (BNC)

Documents comptables obligatoires pour les micro-entreprises

Toutes les micro-entreprises sont soumises à la tenue d’un livre des recettes encaissées chronologiquement avec le montant, l’origine, le mode de règlement et la référence des pièces. L’activité de votre auto-entreprise consiste à vendre des marchandises ou des denrées à consommer, voire des prestations d’hébergement ? Dans ce cas, vous devez également disposer d’un document comptable appelé livre journal ou registre des achats

Ces livres comptables se tiennent sur papier ou sous forme électronique, dès lors que les écritures demeurent non modifiables. Avec les pièces justificatives, ce sont les seuls documents comptables obligatoires. Notez toutefois que le chiffre d’affaires doit se déclarer mensuellement ou trimestriellement pour la micro-entreprise. 

Les entreprises au régime réel simplifié : des documents comptables obligatoires allégés

Les entreprises qui dépassent les seuils de la micro-entreprise sont soumises au régime réel. Cependant, il existe deux types d’imposition : le Régime Réel Simplifié (RSI) et le Régime réel Normal (RN). 

Voici comment s’organiser en matière de livre comptable ou de documents annuels pour le RSI.

Les conditions pour bénéficier du régime réel simplifié

Le RSI est le régime de droit commun pour les entreprises individuelles (EI) ou sociétés soumises à l’Impôt sur le revenu (IR) ou l’Impôt sur les sociétés (IS), si le chiffre d’affaires reste dans les fourchettes suivantes :

  • De 176 200 € à 818 000 € HT en cas d’activité commerciale ou de fourniture de logements
  • De 72 600 € à 247 000 € HT pour les prestations de service

RSI : des documents comptables simplifiés

Le Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFIP) spécifie les obligations fiscales et comptables du réel simplifié d’imposition. Ce sont les articles L.123-25 à L.123-27 du Code de commerce qui précisent les dispositions comptables allégées. Tenues d’établir un bilan, un compte de résultat et une annexe comptable, ces entreprises bénéficient toutefois des simplifications suivantes :

  • Le livre-journal enregistre journellement seulement les recettes encaissées et les dépenses réglées 
  • Les créances et les dettes se constatent uniquement à la clôture de l’exercice 
  • Le format du bilan comptable pour l’administration fiscale, est allégé dans sa présentation

Notez toutefois que, peu importe le cas de figure, les pièces justificatives font partie des documents comptables obligatoires. Il faut donc veiller à la conservation de ces documents pendant toute la durée requise par les textes

Avec ce panorama détaillé, vous disposez des informations de base pour organiser votre comptabilité en respectant le droit fiscal, comme comptable. Cependant, n’hésitez pas à approfondir l’analyse des documents comptables obligatoires auprès d’un expert-comptable selon votre activité ou votre statut.

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Anouchka Ngb
Je m'occupe du contenu rédactionnel chez iPaidThat : magazine en ligne, presse, etc. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : anouchka@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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