À chaque fin de mois, vous vous posez les mêmes questions : quelles sont les dépenses professionnelles que doit supporter mon entreprise ? Que peut-on inclure dans le remboursement des frais ? Quels sont les délais de traitement des notes de frais ?
Pour que vous n’ayez plus à vous poser toutes ces questions, nous avons recensé et détaillé dans ce billet l’ensemble des frais pris en charge par l’employeur et leur mode de traitement.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un document établi par le salarié et destiné à recenser l’ensemble des frais professionnels engagés pour le compte de la société. Elle sert de justificatif pour obtenir le remboursement des sommes avancées, à l’euro près.
Sont considérés comme frais professionnels les frais de déplacement, les frais de logement, les frais de repas, les frais de télétravail ou encore les frais annexes.
L’employeur dispose ensuite de deux méthodes pour indemniser les salariés :
- la méthode forfaitaire pour leurs frais liés au logement ou au déplacement;
- la méthode dite aux « frais réels » sur justificatif des dépenses engagées.
Les frais de restauration
Les frais avancés pour les repas ou les restaurants sont intégralement pris en charge par l’employeur et doivent faire l’objet d’une note de frais détaillée. Ces frais peuvent avoir lieu pour se restaurer ou pour inviter des clients ou prospects.
À noter : Dans le cadre d’un repas avec un client, le motif de l’invitation et le nom des personnes invitées doivent obligatoirement être indiqués sur le justificatif. Par ailleurs, pour bien être remboursé, le montant payé et celui de la TVA doivent apparaître clairement sur le justificatif.
Les charges d’hébergement et de logement
Les frais d’hébergement ou de logement sont soumis aux mêmes conditions que les frais de restaurant. L’employeur est donc également tenu de les prendre en charge.
Toutefois, pour qu’ils soient remboursables, l’une des deux conditions suivantes doit être remplie :
- impossibilité pour le collaborateur de regagner son domicile (au minimum 50 km) ;
- le domicile du salarié est peu desservi par les transports en commun (au minimum 1 h 30 de trajet).
Bon à savoir pour les entrepreneurs : La TVA rattachée aux frais d’hébergement est exclue du droit à déduction. De ce fait, elle ne peut être récupérée.
Les dépenses de déplacement
Sont considérés comme frais de déplacement professionnels les frais engagés par le salarié. Notamment lorsque celui-ci utilise son véhicule personnel dans le cadre de l’activité de l’entreprise.
Afin d’être intégré dans la note de frais, le salarié devra communiquer à son employeur les éléments suivants :
- le motif du déplacement professionnel ;
- le lieu de la mission ;
- le kilométrage réel effectué ;
- la puissance fiscale du véhicule utilisé.
Les dépenses de déplacement seront dédommagées sous la forme d’indemnités kilométriques soumises à un barème. Celles-ci couvrent notamment les frais de carburant, d’entretien et de dépréciation du véhicule, mais aussi d’assurance.
À noter : les frais de transport n’entrent pas dans ce cadre.
Les autres frais liés à l’activité
Tous les frais annexes engagés dans l’intérêt de l’entreprise sont susceptibles d’être remboursés. Une fois de plus, afin de pouvoir les intégrer à la note de frais, ces frais doivent être appuyés d’un justificatif.
Concernant les frais de déplacement, il peut s’agir par exemple de frais d’avion, de train, de location de véhicule, de carburant, de péages d’autoroute, etc.
Mais cela peut également concerner :
- les frais de représentation ou d’habillement si l’employé doit porter une tenue particulière ;
- les frais de télétravail s’il travaille à domicile (factures d’électricité, achat d’un ordinateur, de logiciels, forfait internet ou mobile, pourcentage du loyer, etc.) ;
- mais aussi, les frais plus spécifiques : achat de matériel, de produits d’entretien, d’alimentation, etc.
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Remboursement notes de frais: comment et quand les déclarer ?
Il n’existe pas de délai légal de prescription pour l’émission des notes de frais. Généralement, celles-ci sont établies à la fin de chaque mois. Néanmoins, l’employeur peut tout à fait fixer une date de restitution des justificatifs afin de faciliter le traitement en interne.
Pour simplifier les démarches de traitement et de remboursement des frais professionnels, l’entreprise peut par ailleurs fournir à ses employés un process type. Elle peut aussi ou mettre à leur disposition un logiciel ou une application spécifique pour l’édition des notes de frais.
Quant au paiement des frais engagés, l’employeur doit régulariser les sommes avancées le plus rapidement possible après la demande de remboursement.
Il convient également de noter que le salarié, dans le cas de frais importants, peut tout à fait demander une avance à son employeur afin de ne pas subir de difficultés financières personnelles. Il n’est pas rare que certaines entreprises octroient chaque mois une avance sur frais afin de pallier ces éventuelles difficultés.
Le remboursement des notes de frais est un processus souvent très fastidieux pour les entreprises. Afin de ne pas perdre de temps et de faciliter la gestion de chacune des deux parties, équipez-vous d’un outil d’automatisation des frais professionnels