Il est très fréquent, pour le bon fonctionnement de l’entreprise, que les salariés ou dirigeants de société avancent un certain nombre de frais professionnels. La prise en charge des frais de déplacement, que ce soit par le biais de son véhicule personnel ou via les transports en commun, est cependant très encadrée. Dans ce billet, vous allez découvrir un ensemble de bonnes pratiques pour comprendre exactement quels frais sont remboursables par l’employeur et sur quelle base.
Comment fonctionne le remboursement des frais de déplacement professionnel kilométriques avec un véhicule personnel ?
Pour mener à bien leurs missions de travail, certains salariés ou dirigeants d’entreprise ont utilisé leur véhicule personnel. Afin de calculer le remboursement des sommes engagées, le fisc a défini un barème kilométrique qui varie chaque année (fin février- début mars) et dépend de deux critères :
- Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel,
- La puissance fiscale du véhicule.
Ces indemnités kilométriques prennent en compte l’ensemble des frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel comme la consommation de carburant, l’amortissement du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, les primes d’assurance.
Il convient cependant de noter que les indemnités kilométriques ne prennent pas en charge les trajets entre le domicile et le travail, les frais de péage et de stationnement ou encore les frais de transport de type bus, avion, train, taxi. L’ensemble de ces frais seront traités différemment.
Toutefois, qu’il s’agisse du remboursement des indemnités kilométriques ou des frais annexes, l’ensemble de ces frais entrera dans le cadre de la gestion des notes de frais.
Autre information importante pour le dirigeant d’entreprise.
Le barème kilométrique peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire prise en charge par l’employeur. Par conséquent, les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales. Toutefois, si l’entreprise effectue des remboursements kilométriques au-delà des seuils fixés par le barème officiel, l’URSSAF considère qu’il s’agit d’avantages en nature. L’employeur se doit de faire apparaître ces frais professionnels sur le bulletin de salaire du salarié. Ils seront donc soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
Pour connaître le barème fiscal des indemnités kilométriques pour les voitures, les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 ou les motos, rendez-vous sur le site de l’URSSAF.
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Quels autres types de frais de transport sont pris en charge par l’employeur ?
L’employeur peut également prendre en charge d’autres types de frais de transport. Ceux-ci concernent notamment les titres d’abonnements souscrits par les salariés pour leurs déplacements domicile-travail. Ces déplacements doivent avoir lieu en transports publics ou par le biais d’un service de location de vélos.
Les salariés doivent néanmoins remplir deux conditions pour obtenir une prise en charge de la part de l’employeur :
- Utiliser réellement les transports en commun ou les services publics de location de vélos,
- Avoir acheté des titres d’abonnement.
Les titres d’abonnement aux transports en commun qui ouvrent droit à une prise en charge sont :
- Les abonnements multimodaux, annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite délivrés par la SNCF,
- Les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite délivrés par la RATP, la SNCF…
- Les abonnements à un service public de location de vélos.
Un remboursement: quand et comment ?
L’employeur prend en charge 50 % du coût engagé par le salarié.
Le remboursement a lieu au plus tard à la fin du mois qui suit celui pour lequel ils ont été validés. Si les titres sont annuels, leur montant est réparti mensuellement pendant la période concernée.
De plus, à compter du 1er janvier 2020, les employeurs peuvent également (sans obligation) contribuer à promouvoir les déplacements domicile-travail dits « à mobilité douce » ou « alternatifs ».
Il s’agit notamment des moyens de transport suivants :
- L’utilisation d’un vélo personnel électrique ou non,
- Le covoiturage en tant que conducteur ou passager,
- Les services de mobilité partagée,
- La location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteurs, de motocyclettes, de vélos électriques, de trottinettes, de gyropodes,
- Les services d’autopartage de type : véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.
Le nouveau dispositif « forfait mobilité durable » remplace l’indemnité kilométrique vélo mise en place en 2016. Il permet aux salariés de bénéficier d’une indemnité annuelle allant jusqu’à 400 euros pour l’utilisation de ces modes de transport.
Au-delà des frais de déplacement professionnels, les employés et dirigeants d’entreprise engagent d’autres frais professionnels. Ces frais feront alors l’objet d’un autre mode de traitement.
Si vous entrez dans ce cas de figure, équipez-vous sans plus attendre de notre outil de conservation des justificatifs papier. La gestion des frais professionnels est une opération lourde qui nécessite une organisation aux petits oignons !