La crise sanitaire a montré que les entreprises françaises qui ont cédé le pas sur la dématérialisation des factures avaient un avantage certain sur les autres.
Collaboration en ligne efficace et rapide avec les fournisseurs, suivi assuré pour les commandes, traitement rapide des factures, etc. Quelques jours à peine après la sortie du projet de loi finances pour 2021, nous voulions vous faire un rappel sur l’obligation légale de demain quant à la dématérialisation des factures.
Lisez notre guide complet pour tout savoir sur la dématérialisation de vos factures !
1. Les dernières nouveautés en matière de dématérialisation des factures
Malgré la crise sanitaire et économique, Bercy est toujours aussi déterminé à poursuivre la généralisation de la facturation électronique. L’objectif principal étant de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, mais aussi de rattraper les autres pays européens, qui ont déjà pris de l’avance. La Norvège, la Finlande, le Danemark, et bien d’autres, utilisent l’envoi des factures par voie électronique depuis 2005. La France est encore une fois à la traîne, mais se voit rattrapée par les circonstances actuelles.
Le projet de loi finances pour 2021, sorti il y a quelques jours, ne dévoile pourtant pas grand-chose de neuf concernant le traitement des factures. En effet, les grands objectifs de cette réforme avaient déjà été actés dans la loi de finances de 2020.
La facturation électronique
Rendue obligatoire entre les entreprises et l’État en janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5.000 salariés et les personnes publiques, la facture électronique s’est démocratisée progressivement dans nos institutions depuis 2014.
Depuis janvier 2018, la dématérialisation des factures concerne les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire). Depuis janvier 2019, les PME (Petites et Moyennes Entreprises). Et depuis janvier 2020, les TPE (Très Petites Entreprises), dont les micro-entrepreneurs.
Cela fait donc maintenant presque un an que la facture électronique et le passage à la dématérialisation pèsent lourdement sur les fournisseurs du secteur public et privé. Désormais, quelle que soit leur taille, les entreprises doivent recourir à la facture électronique lorsqu’elles fournissent un bien ou une prestation à une entité de l’Etat.
Les relations entre assujettis à la TVA devront avoir recours à un procédé de facturation électronique. Cela concerne donc aussi bien les factures sortantes (à destination des clients), que les factures entrantes (envoyées par les fournisseurs).
2. Les avantages de la dématérialisation des factures
Le recours à la facture électronique présente de nombreux avantages techniques et économiques pour les entreprises :
- Sécurisation des données comptables,
- Optimisation du suivi de l’information,
- Automatisation des processus,
- Facilitation de la réception des factures des fournisseurs,
- Réduction des délais de paiement.
Et il faut bien l’avouer, lors d’une période de crise, comme nous venons de le vivre avec la Covid-19, la numérisation des factures offre un avantage concurrentiel pour les entreprises, ainsi qu’un gain de productivité. Alors, bien que la digitalisation du processus de facturation ne soit pas encore obligatoire pour toutes les organisations, passer à la digitalisation permet de rester toujours compétitif. Quant à l’État, c’est un moyen de lutter contre la fraude à la TVA et de simplifier sa collecte.
3.Comment passer à la dématérialisation des factures
Aujourd’hui, il est assez facile de dématérialiser ses processus de facturation. Notamment grâce au Cloud et aux systèmes basés sur la Reconnaissance Optique de Caractères (système OCR) qui se généralisent.
Le système OCR est un dispositif qui permet de scanner un document texte au format papier, qui sera par la suite dématérialisé sur un support numérique de type smartphone, ordinateur ou tablette. Grâce à ce système, il est possible de scanner des notes de frais, des factures papier, des bons de commande, ou tout autre document administratif. Il permettra exemple d’extraire les informations présentes sur ces pièces.
Si nous prenons l’exemple d’une facture, une solution comme iPaidThat vous permettra d’extraire automatiquement l’ensemble des informations essentielles pour la comptabilité comme le nom du fournisseur, les montants (TTC, HT, TVA …) ou encore des informations plus simples comme la date.
Les avantages de l’automatisation
Le processus de reconnaissance automatique de la e-facture favorise ainsi grandement le traitement informatique, la gestion et l’intervention de l’Homme. Ce qui permet à la profession comptable, même en temps de confinement, d’être toujours en activité à distance.
Combiné avec le cloud, les équipes peuvent, en période de télétravail, gérer les paiements, réaliser les relances clients, avoir accès à de nombreuses informations à distance, 24h/24, 7j/7, et de n’importe où.
Une nouvelle ère pour la facturation
L’ensemble de ces facilités permet non seulement d’être réactif face à la demande clientèle, mais aussi d’entretenir de meilleures relations avec ses fournisseurs. Car rappelons-le, si votre trésorerie en entrée est au beau fixe, de votre côté, vous pouvez gérer avec beaucoup plus de souplesse vos propres paiements et limiter les retards.
Bien que la dématérialisation des factures soit bientôt une obligation pour toutes les entreprises françaises, il s’agit avant tout d’une transformation digitale de l’entreprise. Dématérialisation des documents, dématérialisation comptable, dématérialisation des documents RH, dématérialisation des échanges avec l’EDI, nous voilà entrés dans une nouvelle ère. Le travail à distance, essentiel durant le confinement, n’aurait pu avoir lieu sans la dématérialisation.
C’est donc un enjeu majeur pour votre entreprise, qui, si ce n’est pas encore le cas, devrait figurer parmi vos chantiers prioritaires sur la période de 2021.
