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jeudi, octobre 29, 2020

Quels documents peuvent être traités par OCR ?

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Quels documents peuvent être traités par OCR ?

À une époque où la dématérialisation est au cœur de tous les nouveaux outils de travail, la Reconnaissance Optique de Caractères, ou OCR, est une technologie redoutable qui permet la numérisation de documents. Désormais, il est possible de gagner un temps incalculable en matière de traitement des données grâce à des formats numérisés.

Sans même le savoir, vous êtes peut-être déjà familier à cette technologie. Le traitement des factures en est un bon exemple. Mais savez-vous qu’il est tout à fait possible de traiter d’autres documents par OCR ?

Faisons un zoom sur les 4 fichiers modifiables et interrogeables pouvant être traités par la reconnaissance intelligente.

1. Les bons de commande

Si vous fonctionnez toujours avec des bons de commandes papier, sachez qu’il est grand temps de changer de cap. À l’heure du numérique, votre client a aussi le droit de recevoir ses bons de commande de façon automatisée ! Informé en temps réel de la prise en charge de son achat, il éprouvera une plus grande satisfaction envers votre marque.

D’un autre côté, votre personnel comptable n’aura plus à décrypter les bons de commande papier lors de la facturation, et vos chargés d’affaires auront un accès direct à toutes les données concernant vos clients.

Fini les erreurs, les duplicatas ou encore la perte de temps à chercher des données. La reconnaissance de texte OCR s’occupe de tout !

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2. Les bulletins de salaire

Désormais, il est également possible de gérer le traitement des bulletins de salaire par OCR. Les outils qui utilisent cette technologie sont en mesure de découper et distribuer chaque paie sur demande.

Plutôt que d’envoyer vos bulletins de salaire par e-mail ou par courrier, vos salariés ont accès à un compte sécurisé via l’outil en question. Généralement, une simple adresse e-mail et un mot de passe permettent d’y accéder en toute liberté. Les bulletins y sont disponibles sans limite de temps, 24h/24, tous les jours de l’année. Une simple connexion suffit pour y accéder.

De plus, une fois les documents conçus et envoyés, l’outil est capable d’extraire toutes les informations nécessaires pour l’étape de la comptabilisation : nom et prénom du salarié, montant du salaire, période concernée, charges salariales et patronales, etc. Le système évite ainsi les erreurs pouvant être commises par le gestionnaire de paie au moment de la saisie comptable.

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3. Gestion des ressources humaines

Au-delà du traitement des bulletins de salaire, il est également possible, grâce à la technologie OCR, de numériser tous les documents papiers concernant vos salariés. Cela peut concerner :

  • Les contrats de travail signés,
  • Toutes correspondances avec vos employés,
  • Leurs justificatifs de présence,
  • Les DUE (Déclaration Unique d’Embauche) électroniques,
  • Les déclarations sociales faites sur Internet,
  • Les demandes de congés des salariés,
  • Le suivi des diplômes,
  • Le circuit de validation des notes de frais,
  • Etc.

Ces outils fonctionnent comme une véritable bibliothèque documentaire. La recherche de données est facilitée grâce à des modes de recherche divers et variés : texte, date, plan de classement, index, recherche de visuels, etc.

Ce processus est donc vraiment bien optimisé pour la gestion des notes de frais ! Quand on sait le nombre de temps que cela peut prendre de traiter cet aspect par un service financier, la plus-value est considérable.

4. Service de recrutement

Les services de recrutement ne sont pas épargnés par le dispositif OCR, et plus spécialement pour le traitement des curriculums vitae (CV).

Le processus de traitement de l’outil, via la reconnaissance de caractères, permet de trier et de codifier les CV reçus en version papier ou par e-mail sous le format Word ou via un fichier PDF. Les informations telles que l’état civil, les coordonnées, les expériences professionnelles, les formations, ou les compétences diverses, sont alors recueillies et incorporées dans votre base de données. Cela permet de faciliter la gestion des réponses aux candidatures, d’une part, mais aussi d’aider à une meilleure gestion des recrutements.

Vous pouvez alors créer des dossiers en fonction des compétences, des savoir-faire ou de vos critères de recrutement à partir de vos offres d’emploi.

Lors de la publication d’une annonce d’emploi, les recruteurs doivent faire face à un flux massif de candidatures. En extraire toutes les données manuellement est tâche fastidieuse, dévoreuse de temps et coûteuse pour la société.

La mise en place d’un système de gestion par OCR permet de mieux traiter les CV, de gagner du temps et de centraliser tout au même endroit. Vous pouvez ainsi piloter réellement vos recrutements en analysant les données quantitatives et qualitatives.

Avec la Reconnaissance Optique de Caractères, il est possible de trier et de stocker un ensemble d’informations essentielles pour une entreprise.

Selon les données recueillies, le système est capable de catégoriser et de filtrer tout un tas d’éléments pour vos départements RH, commercial ou comptable. Vous permettez ainsi à chacun des acteurs de votre société d’être au cœur de la technologie !

Antoine Moulard
Antoine Moulardhttps://antoine-moulard.com
Après avoir obtenu mon Master 2 en Marketing Digital, J'ai pu avoir une première expérience dans une entreprise angevine spécialisée dans la création de sites ainsi que dans le référencement naturel, payant et les réseaux sociaux. J'ai quitté la ville d'Angers pour travailler à Paris et je suis désormais Traffic Manager chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : amoulard@ipaidthat.io | 01 86 65 19 43

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