Vous venez à peine de transformer votre premier prospect en client, et déjà la paperasse administrative pointe le bout de son nez. Que faire ? Devez-vous rédiger une facture ? Ou une facture pro forma est-elle plus adaptée à votre type d’activité ? Véritable casse-tête lorsque l’on démarre une activité en tant qu’indépendant(e), la facturation reste pourtant une étape à ne pas négliger. Nous vous donnons ici une définition de la facturation, simple et accessible.
Pour devenir incollable sur la gestion de vos factures, lisez notre guide complet sur la question.
1- Les différents types de facturation : définitions et différences
Une facture est un document comptable issu d’une action commerciale. Elle recense avec précision le détail des prestations ou des marchandises vendues à un client par le biais d’une entreprise.
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, une facture n’est pas simplement une énième paperasse administrative, elle représente une légitimité auprès de la justice, si toutefois, comme nous le verrons par la suite, les mentions légales et obligatoires y sont bien présentes.
La facture « pro forma », quant à elle, est un devis provisoire qui prend la forme d’une facture. Cette expression, qui vient du latin « pour la forme », porte bien son nom !
La pro forma est un document commercial utilisé dans la majorité des cas pour les activités de vente et de prestations. Les activités liées au BTP, par exemple, utiliseront plus traditionnellement le devis. Elle a pour but de faciliter les relations des entreprises en B to B, et se prête parfaitement bien aux activités de partenariat. Généralement, elle est accompagnée des conditions générales de vente de l’entreprise.
Il convient aussi de noter qu’à la grande différence de la facture, la pro forma est une pièce non comptable qui est envoyée uniquement à titre informatif et qui, de ce fait, n’a pas de valeur légale.
Elle consiste donc uniquement à évaluer le montant qui sera facturé au client, sous réserve que ce dernier accepte les conditions incluses dans la facture, dite aussi « facture-devis ».
Les avantages de la facture pro forma
La facture pro forma sert donc à déterminer les conditions d’achat d’un produit avec précision et, dans certains cas, à obtenir une autorisation de douane pour l’achat ou la vente de marchandises dans le cadre d’exportation ou d’importation de produits.
Grâce à la facture pro forma, le destinataire peut se faire une idée très précise de ce qui va lui être facturé, et l’entreprise peut très précisément formuler son offre auprès de son client. Les malentendus concernant la description des biens ou des services proposés ainsi que les conditions commerciales (prix, remises, termes de paiement, de livraison…) sont inexistantes.
Il existe également un autre avantage à l’utilisation de la facture pro forma : se faire payer la marchandise ou la prestation en amont. Cela est très pratique dans le cas de nouveaux clients, ou pour ceux présentant des difficultés financières. Le recouvrement des créances difficiles est ainsi limité.
2- Constitution de la facture : quand utiliser les mentions obligatoires ?
Bien que la facture pro forma n’a ni valeur légale, ni valeur comptable, elle peut cependant être exigée par l’administration fiscale pour justifier d’une exonération de TVA. De ce fait, elle doit donc respecter un certain formalisme et tenir compte des mentions suivantes :
- La mention « Pro Forma »
- L’identification du fournisseur
- Le nom du prospect ou client
- La date d’émission du document
- Le numéro de facture pro forma
- Le détail des prestations ou des marchandises vendues
- Les quantités
- Les tarifs hors taxes
- Le montant de la TVA
- Les délais de paiement
- Les délais de livraison
- Les éventuelles déductions commerciales
- La validité de l’offre
- Les conditions particulières
- La devise de facturation s’il s’agit d’une transaction internationale et l’Incoterm (conditions de livraison : lieu d’enlèvement, assurance, transfert de propriété).
La facture standard, quant à elle, portera les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, le taux des pénalités exigibles en cas de dépassement, et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dû par le débiteur en cas de dépassement de la date de paiement indiquée sur la facture. Pour ce dernier, le montant est fixé à 40 € par le Décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012. Bien évidemment, celle-ci ne tiendra pas compte de la mention « Pro Forma ».
3- Quel logiciel choisir pour faire une facture ?
Depuis quelques années, la dématérialisation des factures se répand de plus en plus, et a pour but de supprimer sur le long terme le format papier de la facture. En plus de permettre à l’entreprise de réaliser de belles économies (jusqu’à 70 % des frais liés à la facturation : impression, mise sous pli, envoi, saisie, archivage), le processus de facturation est largement accéléré et la solution protège considérablement l’environnement.
C’est pourquoi, nous ne pouvons que vous recommander d’utiliser un logiciel pour créer vos factures, vos devis et vos pro forma. Pour facturer en toute conformité, iPaidThat dans sa partie gestion de la facturation simplifie et automatise la gestion comptable de votre entreprise. Il s’agit d’un système efficace qui collecte automatiquement les factures, mais qui les édite également, et gère vos impayés.
Maintenant que vous avez toutes les clés en main, il ne vous reste plus qu’à choisir l’outil qui vous semble le plus adapté à vos besoins ! Laissez-vous guider pas à pas et établissez votre première facture ou pro forma sans stress.
Merci
Tres enrichissante cette presentation.
Bonjour,
Merci beaucoup.
Cordialement,