Devant le volume de certains états comptables, l’interprétation de la comptabilité peut paraître longue et fastidieuse. Pourtant, il en existe un qui tient en quelques feuilles et regroupe la situation de tous vos comptes : il s’agit de la balance comptable.
Elle est produite le plus souvent par votre logiciel comptable une fois les écritures saisies et les travaux d’inventaire réalisés. Elle correspond à un résumé du grand-livre organisé chronologiquement par classe de comptes.
Qu’est-ce que la balance comptable ? À quoi sert-elle ? Comment la lire et l’interpréter ? Découvrez sa définition, des exemples concrets et toutes les réponses à vos questions à travers la présentation des 3 catégories de balances (générale, auxiliaire et âgée).
Qu’est-ce que la balance comptable ?
La balance comptable est un terme générique qui désigne la balance générale. Vous pouvez rencontrer deux autres types de balances :
- la balance auxiliaire ;
- la balance âgée.
La balance générale : définition
La balance comptable générale est un tableau récapitulatif, non obligatoire, qui liste l’ensemble des comptes comptables de l’entreprise et leur solde débiteur ou créditeur. Pour rappel, l’article R123-173 du Code de commerce impose seulement la tenue du livre-journal et du grand-livre.
La balance comptable synthétise les données enregistrées dans le grand-livre et fait apparaître les éléments suivants, en respectant l’ordre des comptes de 1 à 7 du Plan comptable général (PCG) :
- le numéro du compte ;
- le libellé du compte ;
- l’ensemble des mouvements au débit saisis sur le compte ;
- l’ensemble des mouvements au crédit saisis sur le compte ;
- le solde débiteur ;
- le solde créditeur.
La balance générale : exemple
La balance générale émise à la clôture de l’exercice sert de base à la construction des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe). Nous vous en donnons un exemple concret.
| No de compte | Libellé | Débit | Crédit | Solde débiteur | Solde créditeur |
| 101 000 | Capital social (valeur d’origine de l’entreprise) | 200 000 | 200 000 | ||
| 106 100 | Réserve légale (bénéfices non distribués) | 20 000 | 20 000 | ||
| 106 800 | Autres réserves | 8 000 | 8 000 | ||
| 164 000 | Emprunts | 10 000 | 92 000 | 82 000 | |
| Total Classe 1 | 10 000 | 320 000 | 310 000 | ||
| 211 000 | Terrains | 120 000 | 120 000 | ||
| 213 000 | Constructions | 210 000 | 210 000 | ||
| 215 400 | Matériel | 30 000 | 30 000 | ||
| 281 300 | Amortissements sur les constructions | 103 800 | 103 800 | ||
| 281 500 | Amortissements sur le matériel | 22 200 | 22 200 | ||
| Total Classe 2 | 360 000 | 126 000 | 360 000 | 126 000 | |
| 370 000 | Stocks de marchandises | 32 000 | 32 000 | ||
| Total Classe 3 | 32 000 | 32 000 | |||
| 401 100 | Fournisseurs | 10 200 | 22 000 | 11 800 | |
| 404 000 | Fournisseurs d’immobilisations | 6 000 | 6 000 | ||
| 411 000 | Clients | 36 000 | 8 000 | 28 000 | |
| Total Classe 4 | 46 200 | 36 000 | 28 000 | 17 800 | |
| 503 000 | Valeurs mobilières de placements (VMP) –considérées comme des liquidités | 8 000 | 8 000 | ||
| 512 000 | Banque | 40 400 | 40 400 | ||
| 530 000 | Caisse | 3 600 | 3 600 | ||
| Total Classe 5 | 52 000 | 52 000 | |||
| 603 700 | Variations des stocks de marchandises | 36 000 | 32 000 | 4 000 | |
| 607 000 | Achats de marchandises | 300 600 | 300 600 | ||
| 616 000 | Primes d’assurance | 6 400 | 6 400 | ||
| 641 000 | Rémunération du personnel | 76 000 | 76 000 | ||
| 661 000 | Charges d’intérêts | 3 000 | 3 000 | ||
| 681 120 | Dotations aux amortissements des immobilisations corporelles (constructions et matériel) | 13 400 | 13 400 | ||
| Total Classe 6 | 435 400 | 32 000 | 403 400 | ||
| 707 000 | Ventes de marchandises | 420 000 | 420 000 | ||
| 764 000 | Revenus des valeurs mobilières de placements | 1 600 | 1 600 | ||
| Total Classe 7 | 423 600 | 423 600 | |||
| Total | 935 600 | 935 600 | 875 400 | 875 400 |
Il est important que la dernière ligne de votre balance comptable générale soit équilibrée, de sorte que :
- débit = crédit ;
- solde débiteur = solde créditeur.
La balance auxiliaire : définition
Les balances auxiliaires ont pour objectif de détailler les comptes de tiers, vos clients d’une part et vos fournisseurs d’autre part. Elles s’avèrent particulièrement intéressantes à mesure que votre activité se développe et que le nombre des tiers de l’entreprise augmente. En un simple coup d’œil, vous repérez les sommes à payer et à recevoir.
En fin d’exercice, la position des comptes vous indique s’il existe des dysfonctionnements comme un solde anormal. Les comptes auxiliaires des fournisseurs sont généralement créditeurs ou nuls (si toutes les factures ont été acquittées). Ceux des clients doivent être débiteurs ou nuls.
La balance auxiliaire client reprend tous les comptes auxiliaires rattachés au compte 411. En comptabilité, pour suivre au plus près les créances de chaque client, vous créez des sous-comptes :
- 411001 — Martin ;
- 411002 — Société XY, etc.
Il en va de même pour le suivi de vos fournisseurs. Les sous-comptes sont associés au 401.
La balance auxiliaire se présente sous forme d’un tableau et comporte les données ci-dessous :
- le numéro du compte tiers ;
- le libellé du compte ;
- le solde à l’ouverture de la période ;
- le total des débits ;
- le total des crédits ;
- le solde de clôture de la période.
La balance auxiliaire : exemples
Nous vous proposons un extrait de balance auxiliaire client et son interprétation :
| No de compte | Libellé | Solde ouverture débiteur | Total des débits | Total des crédits | Solde de clôture débiteur |
| 411 001 | Martin | 1 200 | 500 | 1 200 | 500 |
| 411 002 | Société XY | 3 000 | 1 500 | 4 500 | 0 |
| Total des comptes 411 | 4 200 | 2 000 | 5 700 | 500 |
Les montants inscrits au débit correspondent aux factures enregistrées au cours de l’année, mais non encore encaissées. En revanche, les sommes au crédit reprennent les règlements effectués par les clients. Ainsi, pour M. Martin, l’entreprise a édité des factures à hauteur de 500 €. M. Martin a payé sa facture de 1 200 € de l’exercice précédent, mais il doit toujours 500 €. La société XY, quant à elle, est à jour dans ses règlements.
Nous vous donnons un autre exemple de balance auxiliaire fournisseurs :
| No de compte | Libellé | Solde ouverture créditeur | Total des débits | Total des crédits | Solde de clôture créditeur |
| 401 001 | Société ZA | 600 | 300 | 900 | 1 200 |
| 401 002 | Dupont | 1 000 | 1 500 | 500 | 0 |
| Total des comptes 401 | 4 200 | 2 000 | 5 700 | 500 |
Les montants figurant au crédit concernent de nouvelles factures reçues, à payer. Au débit, vous saisissez vos paiements. Le client Dupont est à jour dans ses règlements. À l’inverse, la société ZA vous a envoyé des factures pour 900 € et vous n’avez payé que 300 €. Il vous reste une somme de 1 200 € à régulariser puisque vous aviez une facture en attente à l’ouverture de 600 €.
La balance comptable âgée : définition
Si vous maîtrisez la balance auxiliaire, vous comprendrez mieux ce qu’est la balance âgée. C’est un document comptable non obligatoire qui reprend les données de la balance auxiliaire et ventile les montants en fonction de leur caractère, échu ou non échu.
C’est un outil de pilotage de la trésorerie qui permet aux entreprises de visualiser les retards d’encaissement des clients et les retards de paiement des fournisseurs.
Le tableau de la balance âgée comporte :
- le numéro de compte tiers ;
- le libellé ;
- le total de la créance pour le client ou le total de la dette pour le fournisseur ;
- le montant des créances/dettes non échues ;
- le montant des créances/dettes échues ventilées par jours de retard.
La balance comptable âgée : exemple
Nous vous proposons un exemple de balance comptable âgée clients. Il peut être facilement transposé aux fournisseurs.
| Créances échues | ||||||
| No de compte | Libellé | Total de la créance | Créances non échues | Moins de 30 jours | De 30 à 90 jours | Plus de 90 jours |
| 411 001 | Client 1 | 50 000 | 45 000 | 3 000 | 2 000 | |
| 411 002 | Client 2 | 23 000 | 23 000 | |||
| 411 003 | Client 3 | 15 500 | 1 500 | 11 000 | 3 000 | |
| Total | 88 500 | 46 500 | 3 000 | 13 000 | 26 000 |
Les créances échues doivent faire l’objet d’une attention particulière de la part de l’entreprise. Des impayés récurrents sont susceptibles d’affecter sa trésorerie et de placer l’exploitation en situation de défaillance. Le suivi de cette balance permet d’être réactif et d’engager les actions nécessaires au recouvrement (procédures amiables ou judiciaires).
À quoi ça sert la balance comptable ?
La balance comptable est un document de contrôle incontournable pour mieux gérer votre entreprise. Si vous tenez votre comptabilité, votre expert-comptable vous en demande un exemplaire au même titre que le livre-journal et le grand-livre. Il évalue ainsi les situations comptables intermédiaires ou prépare l’arrêté des comptes.
- Vous pouvez alors vérifier la conformité de la comptabilité. À l’aide de ce tableau, vous détectez les soldes anormaux de vos comptes. Vous effectuez des comparaisons avec les exercices précédents afin de noter d’éventuelles incohérences et les analyser. Vous vous assurez aussi de l’équilibre des totaux en bas de tableau.
- La balance comptable générale permet une lecture du résultat. Pour cela, il vous suffit de calculer la différence entre les comptes de classe 7 de produits et les comptes de classe 6 de charges. C’est un état préparatoire de vos documents de synthèse (bilan, compte de résultat et annexe).
- Si votre entreprise est assujettie à la TVA, la balance générale constitue un outil de révision solide.
Avec les balances auxiliaire et âgée, vous orientez votre gestion financière sur une analyse ciblée de vos créances et dettes. Vous pouvez notamment utiliser ces documents pour construire votre plan de trésorerie.
Face au risque d’impayés de vos factures, agissez en préparant les lettres de relance ou demandez des acomptes avant de commencer des travaux. De même, le paiement de vos fournisseurs dans les délais vous évite de régler les pénalités de retard qui affaibliraient votre trésorerie.
Comment réaliser une balance comptable ?
Dans la majorité des cas, la balance comptable est un état généré par votre logiciel de comptabilité. L’entreprise l’édite une fois les travaux d’écriture terminés. Chaque opération saisie dans le livre-journal se reporte dans le grand-livre et alimente la balance générale.
Pour construire votre balance comptable manuellement, vous devez vous appuyer sur les soldes des comptes de votre grand-livre. Réalisez un tableau en reprenant les numéros des comptes des classes 1 à 7 dans l’ordre chronologique. Puis, reportez les soldes comptables. Vérifiez que vos colonnes sont équilibrées entre les soldes débiteur et créditeur.
Le recours à un logiciel présente l’avantage de disposer d’une nouvelle balance de manière automatique et de pouvoir la communiquer au format souhaité à votre expert-comptable.
Comment lire et comprendre la balance comptable ?
La balance comptable se lit ligne par ligne pour un contrôle optimal des comptes. La colonne de débit et celle de crédit vous indiquent le total des mouvements intervenus sur le compte. Si vous contrôlez un compte de charge et qu’il comporte des mouvements au crédit, essayez de comprendre si ceux-ci sont justifiés ou s’il s’agit d’une erreur.
De même, les colonnes des soldes donnent la position du compte en fin de période. Un compte de produits ne doit pas présenter un solde débiteur et inversement pour les charges (sauf exception). Les classes 1 à 5 se rapportent au bilan. Les comptes à l’actif sont débiteurs (sauf les amortissements) et les comptes au passif, créditeurs.
La balance comptable permet aussi de déterminer le résultat ou de contrôler le paiement de la TVA.
Vous l’avez compris, la balance comptable générale n’est certes pas obligatoire, mais c’est un état tellement pratique qu’on aurait tort de s’en passer. Elle offre une vision synthétique de la comptabilité de l’entreprise et facilite les vérifications de fin d’exercice. Les balances auxiliaire et âgée se révèlent quant à elles intéressantes dans le suivi des créances et des dettes. Elles fournissent une première approche en matière de maîtrise de la trésorerie.
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