Dans votre entreprise, les factures constituent une part importante des documents que vous devez gérer au quotidien. Elles attestent de la vente ou de l’achat de produits et services à des tiers. La question de la conservation des factures devient rapidement une préoccupation centrale dans l’organisation administrative de votre entité.
Pourquoi devez-vous garder toutes vos factures ? Pendant combien de temps faut-il les conserver ? Sous quel format ? Quelles sont les sanctions encourues si, par malchance, vous ne retrouviez pas un document ? Découvrez nos réponses à vos interrogations.
Pourquoi est-il important de conserver ses factures ?
La facture possède à la fois une valeur commerciale, comptable et juridique.
Conserver une facture comme trace de la relation commerciale
Dans vos relations avec vos clients et fournisseurs, cette simple feuille de papier récapitule l’ensemble des éléments qui vous lie à votre partenaire commercial :
- vos coordonnées respectives ;
- l’objet de la facture ;
- la date de réalisation de la vente ou de la prestation de service ;
- le prix ;
- les conditions de paiement.
La facture est rédigée en langue française, établie en deux exemplaires et elle doit comporter une liste de mentions légales. Le non-respect de ces conditions est fortement sanctionné. La conservation des factures vous permet de garder une trace de l’activité de votre entreprise et des opérations financières qui en découlent.
Garder une pièce comptable comme justificatif des opérations
Les factures sont des pièces justificatives. Elles attestent des mouvements enregistrés dans votre comptabilité. Les entreprises sont tenues de les conserver. Elles peuvent être demandées lors d’un contrôle de l’Administration (impôts, TVA, URSSAF, etc.).
Le contrôle fiscal vise à vérifier la réalité des opérations comptables en procédant à des inspections sur pièces. Le caractère imprévisible de ce dispositif a pour objectif d’inciter les entreprises à éviter les fraudes et de sanctionner les manquements, le cas échéant.
Sauvegarder un document comme preuve du droit détenu
La facture est synonyme de preuve dans les procédures judiciaires. Elle matérialise le droit de créance détenu. Sur la base de cet écrit, la justice peut notamment contraindre un client à payer ses échéances.
Combien de temps faut-il garder une facture en entreprise ?
Si un particulier peut jeter sa quittance d’électricité au bout de 5 ans, il n’en va pas de même pour une entreprise. D’autres textes réglementent la conservation des factures et indiquent une durée minimale pendant laquelle un document doit être en votre possession.
Pour les commerçants
Les professionnels qui exercent des actes de commerce de façon habituelle sont soumis à l’obligation de l’article L123-22 du Code de commerce relatif au délai de conservation des factures. Comme toutes autres pièces comptables, elles doivent être gardées pendant 10 ans.
Pour les autres entreprises ne relevant pas du statut de commerçant
Professions libérales, artisans… l’article L102 B du Livre des procédures fiscales vous oblige à conserver vos factures pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée ou de la date d’émission du document. L’administration fiscale peut, pendant toute cette période, exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle.
Pour en savoir plus sur la réglementation en matière de conservation des pièces comptables, lisez cet article.
Comment conserver ses factures ?
Les délais de 6 ou 10 ans sont des durées importantes pour l’entreprise. Face à l’accumulation des pièces reçues, se pose la question du meilleur système de stockage sur le long terme. Deux choix s’offrent à vous : la conservation des factures au format papier ou électronique.
Le stockage papier des pièces comptables
Vous pouvez décider de garder vos documents au format papier. Il faut alors rassembler ceux reçus par courrier ou remis en main propre et imprimer ceux envoyés ou produits en version numérique.
Dans le temps, le volume de papier constitue une contrainte supplémentaire à gérer. De plus, comme tout système manuel, il peut être source d’erreurs ou de perte de pièces comptables importantes.
La conservation des factures au format numérique
Dans un contexte où la facture électronique devient une obligation légale pour les entreprises, leur conservation en version numérique se présente comme une évidence, même s’il existe des règles à respecter.
Le stockage s’effectue sur des supports appropriés, tels que des disques durs externes, et vous devez procéder à des sauvegardes régulières. Pour les factures papier, leur numérisation doit se conformer aux exigences émises par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales comme l’horodatage ou le dispositif d’authentification.
Un logiciel SaaS comme iPaidThat répond aux normes de conservation et vous propose une solution à la fois de collecte automatique de vos factures fournisseurs et d’édition des factures clients.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation des factures ?
Dans le cadre d’un contrôle mené par l’administration fiscale, une amende de 10 000 € peut être prononcée à l’encontre d’une entreprise qui refuse de communiquer un document. Cette sanction réglementée par l’article 1734 du Code des impôts s’applique :
- pour chaque demande ;
- en cas d’absence ou de destruction de la pièce réclamée ;
- avant les délais de prescription.
Ce risque financier explique à lui seul l’importance de la conservation des factures en entreprise. La réflexion sur les moyens (papier ou numérique) les plus adaptés de sauvegarder des documents relève ainsi de la stratégie de gestion administrative de chaque entité.