Lorsqu’une entreprise réfléchit au meilleur fonctionnement administratif à mettre en place, les questions relatives à la préservation et au classement des documents comptables sont essentielles. La durée de conservation des pièces comptables est strictement encadrée par la loi. Ne pas s’y conformer, c’est risquer des sanctions, parfois lourdes de conséquences sur le plan de la trésorerie.
Quelles sont les obligations légales à respecter ? Quelles sont les peines encourues en cas de manquement ? Sous quelle forme classer ses pièces justificatives ? Nous faisons le point.
Durée légale de conservation des pièces comptables selon le Code de commerce
Selon l’article L123-22 du Code de commerce, « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans ». Ce délai commence à courir dès la clôture de l’exercice en cours. Il concerne les éléments de comptabilité suivants :
- Les pièces justificatives comptables : elles attestent du bien-fondé des écritures enregistrées en comptabilité. Il s’agit des bons de commande, des factures fournisseurs et clients, des bulletins de paie, des bordereaux de cotisations sociales, des relevés bancaires, des déclarations fiscales, etc.
- Les livres comptables : les entreprises doivent produire deux documents obligatoires que sont le livre-journal et le grand livre. Le premier répertorie quotidiennement toutes les opérations financières. Il peut être tenu sous forme de journal unique ou de plusieurs journaux auxiliaires (achats, ventes, banque…). Les informations saisies sont ensuite reportées dans le grand livre. Celui-ci présente les données par compte comptable. Depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire ne fait plus partie des documents obligatoires. Toutefois, pour les exercices comptables précédents, il doit être conservé 10 ans.
- Les 3 documents de synthèse ou comptes annuels : ils sont établis à la clôture de l’exercice comptable. Le bilan comptable correspond à la situation du patrimoine d’une entreprise. Il est composé des actifs (immobilisations, stock, fournisseurs, comptes bancaires) et des passifs (capitaux propres, dettes) de la société. Le compte de résultat calcule le résultat net de l’entreprise en soustrayant les charges (dépenses) des produits (recettes). Enfin, l’annexe comptable fournit des précisions sur les 2 documents précédents.
En savoir plus sur les documents de synthèse comptable et leur utilité
Obligations fiscales et sanctions encourues en cas de défaut de présentation des documents comptables
L’article L102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver pendant 6 ans, « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration ». Ainsi, si votre entreprise est soumise à un contrôle, vous devez produire chaque pièce justificative requise pour éviter d’être sanctionné par l’administration fiscale.
Le refus de fournir les renseignements exigés est puni d’une amende de 10 000 € en vertu de l’article 1734 du Code général des impôts. Celle-ci s’applique pour chaque demande effectuée. De même, les documents comptables non tenus ou détruits font l’objet de cette condamnation.
Les peines prévues par la loi ne sont pas les seules conséquences auxquelles peut être confrontée une entreprise en cas de non-conservation des pièces comptables. Si un litige avec un tiers (un client, un fournisseur, un salarié ou tout autre organisme) survient, il est important de pouvoir apporter des preuves tangibles et authentiques pour se disculper.
Pour rappel, seule la comptabilité régulièrement tenue est admise devant un juge.
Méthode de conservation des pièces comptables et réglementation
Pour être en conformité avec la loi, une entreprise doit s’organiser et opter pour des systèmes de numérotation et de classement fiables et pérennes des documents comptables. La question du format, papier ou électronique, est alors déterminante.
En effet, vous pouvez choisir de stocker vos documents comptables au format papier, dans des classeurs ou pochettes. Avec le temps et en fonction de la taille de votre société, armoires et espaces dédiés sont indispensables. Les conditions de préservation des pièces comptables sont également un point important à prendre en compte dans la gestion des documents. Préférez un endroit sec pour éviter toute altération des pièces justificatives.
Une autre possibilité ?
L’autre solution est de vous tourner vers le numérique. L’entreprise gagne ainsi de la place et diminue les coûts consacrés à l’archivage physique des documents. La conservation des pièces comptables au format électronique suppose néanmoins de respecter les obligations légales en la matière.
Pour être valide, la numérisation d’un document comptable doit répondre aux exigences imposées par l’article A102 B du Livre des procédures fiscales :
- Une reproduction identique au document comptable original en image, en contenu et en couleurs
- L’horodatage du fichier
- La compression du document sans perte de données
- Un enregistrement en PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3)
- La garantie de l’intégrité des fichiers issus de la numérisation par tout dispositif sécurisé et fondé sur un certificat reconnu par l’État
Le but de ces règles est d’assurer l’intégrité et l’authenticité de la pièce justificative comptable.
Le logiciel de comptabilité iPaidThat propose un archivage des documents comptables à valeur probante, un mode de récupération et de stockage des factures effectué dans le respect de la réglementation énoncée par l’article A102 B.
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