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Pourquoi utiliser une application mobile pour vos notes de frais ?

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Pourquoi utiliser une application mobile pour vos notes de frais ?

7 raisons d’utiliser une application mobile pour gérer vos notes de frais

La gestion des notes de frais peut vite devenir un véritable casse-tête lorsque l’on démarre la gestion financière et administrative d’une entreprise. Complexe, chronophage, coûteuse, elle nécessite toutefois une attention et une implication particulières de la part des dirigeants et/ou équipes. C’est pourquoi nous avons décidé, aujourd’hui, de vous donner 7 raisons d’utiliser une application mobile pour notes de frais

Dites enfin adieu aux tickets de caisse en boule au fond des sacs, aux feuilles Excel qui disparaissent des écrans d’ordinateur, et autres pochettes qui s’empilent sur les bureaux ou dans les tiroirs !

application note de frais ipaidthat
Image modifiée issue de : storyset.com

Raison 1 : en finir avec la saisie manuelle

Gérer manuellement ses notes de frais est un cauchemar pour beaucoup d’entrepreneurs. Ça vous parle ? Si oui, sachez qu’une application mobile pour notes de frais vous permettra de :

  • Prendre en photo vos justificatifs papier 
  • Extraire automatiquement des données (super utile pour votre expert-comptable) 
  • Catégoriser vos dépenses d’entreprise

Tout cela est possible grâce au scan intelligent issu de la technologie OCR ou ROC. OCR pour « Optical Character Recognition », en anglais. ROC pour « Reconnaissance Optique de Caractères », en français. 

Le système OCR consiste en la reconnaissance automatisée de textes imprimés et leur retranscription en fichiers électroniques. Ainsi, le scan intelligent peut reconnaître différents types de polices et caractères issus d’une machine à écrire, d’un ordinateur ou d’une écriture manuscrite.

En gros, l’application de gestion des frais professionnels lit, analyse et classe vos documents pour vous.

Raison 2 : suivre efficacement chaque note de frais de A à Z

Une fois la note de frais scannée au sein de l’application mobile, vous pouvez lui donner un statut et visualiser l’avancement de son traitement : en cours, en traitement, approuvée, remboursée. 

En un coup d’œil, vous savez quelles tâches il vous reste à effectuer, à contrôler, à rembourser, à payer, mais aussi quels collaborateurs traînent à rendre les justificatifs de leurs dépenses.

Raison 3 : tout centraliser au même endroit

La numérisation, par sa forme dématérialisée, permet une centralisation efficace des notes de frais. Avant son apparition, le processus de traitement des justificatifs et des fichiers Excel ou papier était morcelé et prenait un temps considérable.

L’entrepreneur ou le collaborateur devait remplir une note pour les frais avancés, conserver son justificatif, transmettre les deux documents à la personne chargée de la procédure de remboursement des frais. Cette dernière, quant à elle, devait analyser tous les éléments recueillis. Un processus lourd : traitement, contrôle, intégration comptable, archivage, paiement des dépenses engagées. 

Avec une application mobile spéciale notes de frais, chacun peut se concentrer sur ses missions prioritaires.

Raison 4 : réaliser de belles économies

Si l’automatisation des dépenses professionnelles permet de gagner du temps, elle permet également de faire des économies. Eh oui, qui dit moins de temps dans les procédures, dit moins de charges à allouer à la personne concernée ! 

Raisons 5 : mobile = mobilité !

Les notes de frais sont généralement occasionnées lors de déplacements professionnels. Donc pour des opérations… mobiles ! Avoir sur son smartphone une application intuitive et complète, revient à être mobile sur tous les fronts.

Imaginez, vous en voyage d’affaires. Vous rencontrez un client potentiel au restaurant, vous payez la facture. Peut-être même avec votre téléphone… Et si ce n’est pas encore le cas, votre smartphone n’est pas très loin : sur la table, dans votre poche… En un clic, votre reçu est intégré dans votre logiciel de gestion des notes de frais. La suite, vous la connaissez ! Mais ce dont vous n’avez peut-être pas conscience, c’est que votre client est admiratif. Il vous voit comme quelqu’un qui gère son business comme un pro. Vous inspirez la confiance.

Raison 6 : limiter la fraude

La gestion des dépenses professionnelles est un sujet épineux qui peut représenter jusqu’à 13 709 euros de pertes par an pour les TPE/PME. Un chiffre qui fait froid dans le dos, n’est-ce pas ? 

En vous appuyant sur une application mobile dotée d’un scanner intelligent, vous limitez la falsification délibérée des reçus, la demande d’un petit extra en guise de compensation ou encore les dépenses excessives.

La dématérialisation de vos notes de frais contribuera à vous rendre irréprochable en cas de contrôle par l’Urssaf.

Raison 7 : rendre service à votre comptable

Pour finir, investir dans une solution mobile intelligente, c’est soulager son expert-comptable et la facture qui va avec. Grâce à l’application mobile, la note de frais et son justificatif sont intégralement connectés à vos logiciels de gestion comptable, de paie et d’ERP.

Il n’y a pas photo ! En 2022, traiter ses dépenses professionnelles manuellement n’est plus une option pour l’entrepreneur aguerri que vous êtes ! 

Vous souhaitez arriver plus vite au succès ?

Équipez-vous d’une application mobile pour vos notes de frais ! 

Anouchka Ngb
Rédactrice pour le magazine en ligne iPaidThat Le Mag. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : anouchka@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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