Professions libérales : comment choisir son logiciel choisir pour une comptabilité simplifiée ?
En France, les professions libérales peuvent exercer en entreprise individuelle ou en société. De ce fait, elles sont soumises aux mêmes obligations comptables que n’importe quelle entreprise commerciale. Si votre choix d’exercer se porte sur le régime de la micro-BNC, voici les fonctionnalités à prendre en considération lors de l’acquisition de votre futur logiciel de comptabilité pour professions libérales.
Fonctionnalité n°1 du logiciel de comptabilité pour profession libérale : la gestion d’un livre de recettes
Si l’exercice d’une profession libérale vous dispense d’établir des états comptables tels que le bilan, le compte de résultat et l’annexe, vous devez, en revanche, tenir un livre de recettes.
Le livre de recette est un cahier qui reprend toutes les recettes encaissées par l’entreprise au cours de l’année comptable, de façon chronologique, et permet de :
- Calculer le seuil de rentabilité et le résultat opérationnel de l’entreprise
- Faciliter la déclaration périodique du chiffre d’affaires
- Fournir à l’administration un outil de vérification de la comptabilité
- Éviter la fraude, le blanchiment d’argent ou tout autre malversations répréhensibles par la loi…
Depuis le 4 Novembre 2019, les professions libérales qui relèvent du régime de la micro-BIC peuvent recourir à une version dématérialisée du livre de recettes (article D123-205-1 du Code de Commerce).
Ainsi, l’acquisition d’un logiciel de gestion de la comptabilité dédié aux professions libérales vous permettra de consigner tous vos revenus professionnels en tenant compte de ces informations obligatoires :
- Date de l’encaissement
- Référence de la pièce comptable
- Identité du client
- Nature de la vente
- Montant encaissé
- Mode de paiement (espèces, chèque, virement ou carte bancaire)
Fonctionnalité n°2 du logiciel de comptabilité des professions libérales : la facturation
Que vous soyez consultant indépendant, médecin ou infirmier, la facturation est une obligation administrative pour tout professionnel libéral qui exerce en France. Preuve de la prestation effectuée, la facture remplit également deux autres fonctions :
- Commerciale : elle détaille les conditions d’achat et de négociation entre les deux parties
- Fiscale : elle est nécessaire à l’imposition et au contrôle de l’impôt de l’ensemble des professions libérales
De ce fait, la facturation doit respecter un certain formalisme. C’est-à-dire que celle-ci doit comporter, par exemple, les mentions suivantes : numérotation, conservation, délai de transmission, nombre d’exemplaires, etc.
Les meilleurs logiciels de gestion comptable sont dotés d’une fonction facturation parmi leurs multiples fonctionnalités, qui vous permet :
- D’attribuer à chaque facture datée, un numéro unique chronologique
- De calculer tous les montants qui apparaissent sur la facture
- De faire part des mentions obligatoires prévues par la loi en matière de TVA
- D’insérer des informations sur l’entreprise émettrice de la facture
- De renseigner les données relatives au client/patient
À noter qu’à partir de 2023, toutes les entreprises et professions libérales assujetties à la TVA devront obligatoirement fournir une Factur-X.
Fonctionnalité n°3 du logiciel de comptabilité pour professions libérales : le suivi de la trésorerie
Toutes les grandes entreprises gèrent leur comptabilité via des tableaux Excel, des budgets prévisionnels, des placements de trésorerie… Certes, en tant que professionnel libéral, votre périmètre est plus restreint, mais l’enjeu est tout aussi important, voire capital pour la survie de votre activité.
En vous équipant d’un logiciel de comptabilité adapté aux professions libérales, vous pouvez anticiper :
- Vos encaissements (chèques remis à l’encaissement, clients facturés, mais qui n’ont pas encore réglé, remboursements à réaliser…)
- Vos échéances fiscales et sociales (paiement des impôts)
- Vos dépenses futures (achat de matériel, abonnements à renouveler…)
- Votre rémunération
Le logiciel de comptabilité permet aussi de lisser votre trésorerie en optant pour la mise en place de mensualités, de provisions, de locations… Ainsi, vous serez beaucoup plus serein dans votre gestion comptable !
Fonctionnalité n°4 du logiciel de comptabilité pour profession libérale : la gestion des notes de frais
Même si en tant que travailleur indépendant, vous ne bénéficiez pas du même traitement des frais réels que les salariés, vous pouvez diminuer votre bénéfice imposable en imputant un certain nombre de charges professionnelles. On parle alors de « frais généraux » en droit fiscal.
Un logiciel de comptabilité avec la fonctionnalité « notes de frais » permet de gérer très simplement les dépenses professionnelles (frais de repas et de déplacements professionnels). En effet, grâce à une application mobile de gestion des notes de frais, toutes les dépenses relatives à la comptabilité du professionnel libéral sont réunies au même endroit.
Via cette application du logiciel comptable, vous pouvez par exemple, en quelques clics, connaître l’indemnité kilométrique qui correspond à votre déplacement et ainsi gérer vos remboursements en temps réel.
Fonctionnalité n°5 du logiciel de comptabilité pour profession libérale : l’archivage des pièces comptables
Nous avons vu que la dématérialisation des factures est un élément important dans la tenue d’une comptabilité libérale. Toutefois, l’archivage des relevés électroniques, des devis, des factures ou des dossiers clients/patients l’est tout autant dans votre gestion comptable en général.
Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité permettent de collecter et d’archiver simplement ces éléments, car le module d’archivage d’un logiciel de comptabilité s’occupe de :
- La lecture rapide des pièces comptables archivées ou à archiver
- L’envoi des pièces à partager par email
- La recherche de justificatifs à votre place
Grâce au moteur de recherche en ligne et à la Reconnaissance Optique de Caractères(OCR), ces opérations sont à nouveau possibles en quelques secondes. Ce qui vous fait gagner énormément de temps !
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité adapté aux professions libérales permet donc la gestion et le suivi sereins de l’ensemble de vos documents comptables et financiers.
