Lorsqu’un dirigeant de SARL ou EURL décide de prendre à sa charge tout ou partie de sa comptabilité d’entreprise, il peut recourir à un logiciel comptable. Cet outil aide les entrepreneurs, entre autres, dans la tenue d’une comptabilité de gestion et le suivi des dépenses.
Toutefois, face à la multitude de logiciels de comptabilité existants, il peut s’avérer compliqué de faire un choix éclairé. Retenez simplement que seules les fonctionnalités du logiciel importent dans votre choix.
En voici d’ailleurs quelques-unes à ne pas négliger dans le choix de votre logiciel de comptabilité !
Le logiciel comptable doit permettre de tenir une comptabilité précise
Les fonctionnalités de base d’un logiciel de comptabilité pour une SARL doivent permettre de :
- Créer votre propre plan comptable, ou a minima, d’adapter le plan fourni par l’outil
- Gérer vos journaux comptables principaux et auxiliaires
- Paramétrer des modèles d’écritures comptables : achats réguliers de marchandises écriture des loyers des biens immobiliers de l’entreprise, écriture d’abonnement internet téléphone, eau, électricité…
- Renseigner vos taux de TVA
- Joindre des pièces justificatives
- Éditer une balance comptable générale ou un extrait de compte
- Clôturer provisoirement et définitivement vos périodes comptables
- Ouvrir et travailler sur l’exercice compta suivant
En tant qu’entrepreneur en France, sans ces fonctionnalités, il semble impossible de pouvoir respecter vos obligations légales en matière de comptabilité.
Le logiciel de comptabilité pour gérer les devis et factures de votre SARL
Un bon logiciel de gestion comptable pour entreprise doit détenir un module de facturation. Celui-ci vous permettra d’établir vos devis, vos bons de commande, ainsi que vos factures. Mais surtout, une solution de comptabilité vous aide à transformer vos devis en factures, d’accélérer et de sécuriser chaque paiement, ainsi que d’automatiser votre saisie comptable en seulement quelques clics ! La digitalisation permet de changer cette tâche chronophage en plus-value.
Dans le cas où vous posséderiez déjà un logiciel de facturation indépendant, assurez-vous qu’il offre à votre entreprise un processus d’import-export. Cette pratique vous fera gagner du temps et limitera le risque d’erreurs de comptabilité durant la saisie.
Suivre ses dépenses grâce au logiciel de comptabilité
Certains logiciels de comptabilité permettent le suivi des dépenses de l’entreprise. Cette fonctionnalité est extrêmement utile pour analyser les charges et produits d’une SARL. Vous serez ainsi informé en temps réel du solde de vos comptes d’entreprise et pourrez opérer l’ensemble de vos rapprochements bancaires en toute sérénité !
Les entreprises qui disposent de comptes dans plusieurs banques affectionnent tout particulièrement cette fonctionnalité pour la gestion de leur comptabilité. En effet, le rapprochement bancaire de votre logiciel permettra la récupération et l’intégration automatique des écritures comptables sans avoir à saisir le détail de chaque opération : date, montant, libellé de l’opération, sens. Dès lors qu’un mot-clé est détecté par le logiciel de gestion dans le libellé de l’opération, la solution de comptabilité en ligne sait alors automatiquement dans quel compte l’imputer. Un gain de temps remarquable pour votre gestion comptable !
Lettrer les comptes de votre SARL avec le logiciel de comptabilité
Le lettrage des comptes permet de rapprocher les montants qui figurent dans les comptes fournisseurs et clients. Il peut s’agir par exemple d’une dette provenant d’une facture d’un fournisseur, ou d’une créance provenant d’une facture émise à un client.
Bien souvent considéré comme le gage d’une gestion minutieuse des factures, l’utilisation d’un système de lettrage comptable en mode automatique, sera un véritable plus pour la gestion de la comptabilité de votre activité. À partir du moment où les transactions et les pièces comptables sont disponibles dans le logiciel de comptabilité, le travail s’opère quasiment sans rien faire. Votre rôle sera simplement de contrôler et superviser le travail, et cela suffira !
L’édition des journaux comptables via votre logiciel
Si votre entreprise est soumise à un régime réel d’imposition, vous devez tenir des livres comptables obligatoires. C’est ce que dit la loi française ! Il s’agit notamment du livre-journal, du grand livre et du livre d’inventaire.
S’il n’existe pas d’impératif quant à la forme du journal comptable (manuscrit ou numérique), le fichier informatique est bien pratique. Il vous aide à faire 2 choses : c’est un moyen de contrôle rapide des écritures comptables de l’entreprise, mais surtout un très bon outil pour prouver qu’elles n’ont subi aucune altération, car vos journaux ne doivent contenir ni blancs ni ratures.
Un bon logiciel de comptabilité d’entreprise doit donc répondre à ces différents critères.
Fournir les comptes annuels de la SARL
À chaque fin d’exercice comptable, le gérant ou l’expert-comptable d’une SARL est tenu d’établir des comptes annuels et de les déposer au greffe du tribunal de commerce dont il dépend.
Les comptes annuels sont composés de trois états → le bilan, le compte de résultat et l’annexe légale :
- Le bilan comptable fait mention des éléments de l’actif et du passif de l’entreprise. Il s’agit d’une photographie de son patrimoine. On y retrouve également les immobilisations, les capitaux propres, les dettes financières, le stock, la trésorerie, les créances clients, les dettes fournisseurs, les dettes fiscales et sociales
- Le compte de résultat fait référence aux charges et produits comptabilisés pendant l’exercice comptable
- L’annexe légale est un document qui permet de mieux comprendre le compte de résultat et le bilan comptable.
Pour respecter les grands principes de la comptabilité générale d’entreprise, votre futur logiciel de gestion comptable doit créer automatiquement ces différents documents juridiques.
L’organisation comptable fait partie des piliers d’une bonne gestion d’entreprise. Pour veiller à sa bonne exécution, assurez-vous que votre choix d’un logiciel de comptabilité réponde bien à toutes les obligations comptables spécifiques à votre entreprise : la SARL.