Par la tenue comptable
Cette fois-ci, nous allons parcourir ensemble les bases de la tenue comptable.
Pour les débutants, comme pour les plus expérimentés, rien ne vaut une mise au point avec une explication approfondie de cet élément essentiel dans la gestion de la comptabilité.
Pourquoi la tenue comptable est-elle obligatoire ?
La gestion de la comptabilité par la tenue comptable est obligatoire pour l’ensemble des entreprises. Parfois complexe, elle peut être allégée pour certaines entreprises, c’est par exemple, le cas des micro-entreprises.
La totalité des entreprises peuvent exécuter, si elles le souhaitent, leur gestion de la comptabilité par elles-mêmes. C’est-à-dire sans aide dédiée à proprement parler. A contrario, elles ont aussi la possibilité de la confier à des professionnels du chiffre : il s’agira alors d’une gestion de la comptabilité avec le soutien d’experts-comptables.
Ce membre officiel de l’Ordre des Experts-Comptables (OEC) peut se charger de la tenue ou de la vérification comptable d’une entreprise qui le requiert.
Concrètement, l’Administration Fiscale souhaite par cette obligation permettre aux entreprises de garder un œil sur la gestion comptable de leur affaire. Cet accord bipartite, évite les écarts et permet de suivre la cartographie comptable de l’entreprise.
En effet, il nécessite de tenir une comptabilité :
- Régulière (comme le prescrit la loi)
- Juste (de bonne foi)
- Sans malversation (fidèle à la réalité de l’entreprise)
L’entreprise dont la tenue comptable ne remplirait pas ses trois conditions et serait fictive ou inexacte, risquerait gros !
Soit une amende de 500 000€ et une peine de 5 ans d’emprisonnement.
La tenue comptable, qu’est-ce que c’est ?
L’objectif de la tenue comptable
Elle a pour finalité de présenter des états de comptabilité fiables et réellement représentatifs de l’activité de l’entreprise (sur une période donnée).
Bien au-delà du cadre légal, la tenue comptable doit servir pour chaque document comptable, à suivre son activité et les résultats y étant liés, afin d’y ouvrir une fenêtre d’optimisation. Le but est de déterminer l’activité réelle, afin, pourquoi pas, de l’améliorer.
Cette tenue comptable, souvent quotidienne dans la gestion de comptabilité, peut se définir en 4 points essentiels :
- L’enregistrement, par ordre chronologique, de l’ensemble des pièces comptables et des mouvements comptables de l’entreprise
- L’établissement de factures
- L’inventaire des éléments formant l’actif et le passif de l’entreprise (pour le contrôle de leur existence et de leur valeur)
- L’établissement des comptes annuels au moment de la clôture de l’exercice comptable
Bon à savoir : On retrouve dans les comptes annuels 3 éléments indivisibles :
- Le bilan comptable (ensemble des éléments d’actif et de passif de l’entreprise)
- Le compte de résultat (ensemble des produits et charges de l’entreprise faisant apparaître le bénéfice ou la perte de l’exercice)
- Les annexes comptables (complètent le bilan comptable et le compte de résultat en indiquant notamment les méthodes comptables qui ont été utilisées pour l’établir)
Tableau des obligations de tenue comptable
| Critères | Typologie de comptabilité | Tenue comptable | |
| Le régime simplifié d’imposition | CA < 818 000€ (négoce) ou 247 000€ (prestations de services) | Comptabilité d’engagement Comptabilité de trésorerie sur option | Allégements possibles → inventaire simplifié + dispense d’annexe |
| Régime réel normal d’imposition | CA > 818 000€ (produits) ou 247 000€ (services) | Comptabilité d’engagement complète et obligatoire | Tous les éléments de la tenue comptable sont obligatoires, mais l’annexe est éventuellement simplifiée |
| Exception des micro-entreprises | CA < 176 200€ (négoce) ou 72 600€ (prestations de services) | Comptabilité allégée → uniquement l’enregistrement chronologique des recettes et des achats | Pas de tenue comptable complète, ni d’inventaire annuel |
| Déclaration contrôlée | Entreprises relevant des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) | Comptabilité de trésorerie Comptabilité d’engagement sur option | Pas de tenue comptable complète : Recettes ? Dépenses et immobilisations uniquement L’inventaire est facultatif |
Le contrôle de l’Administration
L’Administration Fiscale contrôle la tenue comptable de l’entreprise via un format de fichier spécifique. Celui-ci est appelé : le Fichier des Écritures Comptables (FEC).
Il s’agit simplement d’un format d’export de la comptabilité, que le dirigeant d’entreprise devra obligatoirement fournir en cas de contrôle fiscal ou social.
Le FEC est, en quelque sorte, un élément de réassurance de la comptabilité de l’entreprise. Il permet à l’Administration de suivre de façon appuyée l’ensemble de la gestion comptable de l’entreprise.
5 notions de tenue comptable à connaître
1. Le Plan Comptable Général et ses classes
Le Plan Comptable Général (PCG) est un ensemble de numéros de comptes utilisés en comptabilité. Il respecte les normes françaises et les fondamentaux européens ainsi que ceux internationaux.
Il se comporte de 8 classes :
| Classe 1 : Comptes de capitaux Provisions, emprunts et dettes assimilées, … | Classe 2 : Comptes d’immobilisations Immobilisations incorporelles, en cours, … | Classe 3 : Comptes de stocks Matières premières, stocks de produits, … | Classe 4 : Comptes de tiers Clients, fournisseurs, … |
| Classe 5 : Comptes financiers Caisse, virements internes, … | Classe 6 : Comptes de charges Achats, charges de personnel, … | Classe 7 : Comptes de produits Subventions d’exploitation, produits exceptionnels, … | Classe 8 : Comptes spéciaux Engagements, résultat en instance d’affectation, … |
Ce plan peut être adapté selon les besoins de l’entreprise par l’ajout de sous-comptes spécifiques. Certaines entités, peuvent même, du fait de la mondialisation des échanges, avoir à appliquer un référentiel international : International Financial Reporting Standards (IFRS). Cela concerne généralement les sociétés cotées et de leurs filiales !
2. Les écritures comptables
L’écriture comptable est l’expression financière d’une opération ou d’un flux comptable impactant directement l’entreprise.
L’écriture comptable est directement liée au plan comptable général, car elle est alimentée par ces numéros de compte.
Le cumul de ces écritures comptables va constituer, à terme, le suivi des états financiers (bilan, compte de résultat) de l’entreprise. Les écritures comptables serviront alors comme base pour les déclarations fiscales de l’entreprise. C’est un élément très important de la gestion de la comptabilité d’une entreprise.
Les caractéristiques d’une écriture comptable
2 lignes minimum → alimentant deux colonnes (débit et crédit)
↓
Il existe plusieurs types d’écritures en fonction du flux ou de l’opération à comptabiliser. Cependant, pour obtenir une écriture équilibrée, il faut, en tout cas, que la somme “ débit ” soit égale à la somme “ crédit ”.
Aussi, peu importe le type d’écriture comptable, certains éléments doivent obligatoirement transparaître sur celle-ci :
- Date de l’opération
- Référence au justificatif à la source de l’écriture
- Libellé de l’écriture (description)
- Numéros des comptes en mouvement
- Montant
- Qualification du mouvement (débit ou crédit)
3. Les journaux
Un journal retranscrit les écritures comptables de même nature sur une période donnée. Chaque écriture comptable y est inscrite (comptabilisée) en fonction de sa nature :
- Journal d’achat
- Journal de vente
- Journal spécifique → pour chaque caisse ou relevé bancaire
- Journaux des opérations diverses (OD) → journal de TVA (pour les déclarations de TVA), Journal des salaires (pour les écritures de paie), journal des immobilisations (pour les amortissements), journal de l’inventaire (pour les opérations de clôture)
- …
4. La balance comptable
La balance est un document qui reprend la totalité des comptes utilisés par la société, classés dans l’ordre du Plan Comptable Général (PCG).
Elle est représentée sous 2 formes que sont : la balance générale (pour les comptes classiques) et les balances auxiliaires (pour les comptes clients et les comptes fournisseurs).
Ses principales utilités
- Synthèse du cumul de chaque compte sur la période
- Aide au suivi d’une comptabilité équilibrée (sur le même principe que pour celui d’une écriture comptable équilibrée)
- Outil de comparaison des soldes des comptes (par exemple d’une année à l’autre)
5. Le grand-livre comptable
Le grand-livre comptable reprend en un document le détail des opérations de chaque compte de la balance comptable, ayant participé à la constitution de son solde.
Il existe deux types de grand-livre comptable : le grand-livre général (pour les comptes classiques) et le grand-livre auxiliaire (pour les comptes clients et les comptes fournisseurs).
Contrairement à la balance, l’information est plus dense et complète. On peut par exemple l’utiliser pour une analyse approfondie du contenu de chaque compte.
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