Start-up : quels frais professionnels rembourser ?

Globalement, le Code du Travail n’est pas très éloquent en matière de frais professionnels. Et pourtant, les employés de nos jeunes start-ups sont quotidiennement amenés à prendre sur leurs fonds personnels pour exercer leur activité.

Fort heureusement, la jurisprudence s’en est mêlée en délimitant un cadre professionnel pour gérer les dépenses d’entreprise. Découvrez les cinq principaux frais professionnels pris en charge par la start-up.

1 – Les frais de restauration

Les frais de nourriture sont remboursés sur la base des dépenses réellement engagées par l’employé ou sous la forme d’allocations forfaitaires.

Les frais de repas concernent ceux pris au restaurant ou en dehors des locaux de l’entreprise, lors d’un déplacement professionnel ou si, pour des raisons particulières d’organisation de travail ou d’horaires, sa profession l’oblige à prendre son repas au restaurant.

Les montants sont pris en charge à hauteur de :

• 9,20 € pour les frais de repas et de restauration hors des locaux de l’entreprise, dès lors que les usages obligent le salarié à prendre son repas en dehors des bureaux,
  
• 18,80 € pour les frais de repas au restaurant : le salarié en déplacement professionnel a été contraint de prendre son repas au restaurant et ne pouvait regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel.

2 – Les indemnités de déplacement

Les indemnités de grand déplacement

Les indemnités de grand déplacement sont utilisées pour compenser les dépenses annexes de nourriture, de logement ou de petit déjeuner engagées par le salarié de la start-up. Celui-ci doit être contraint de ne pouvoir regagner chaque jour son lieu de résidence.

Pour cela, deux conditions simultanées doivent être réunies :

• La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Trois autres distinctions sont notables :

Les déplacement en métropole

Les grands déplacements en métropole sont régis par une indemnité forfaitaire de l’ordre de :

• 13,20 € à 18,80 € pour les repas,
• 35,00 € à 50,00 € pour les frais de logement et de petit déjeuner en province,
• 47,20 € à 67,40 € pour les frais de logement sur Paris et dans les départements du 92, 93 et 94.

Les forfaits varient en fonction de la durée du déplacement (de 3 à 72 mois).

Les déplacements dans les DOM-TOM

Pour les missions temporaires dans les départements des DOM-TOM, le taux maximal de mission est fixé à :

• 90,00 € pour le logement et deux repas en Martinique, en Guadeloupe, en Guyane, à la Réunion, à Mayotte, à Saint-Pierre et Miquelon,
• 120,00€ pour le logement et deux repas en Nouvelle-Calédonie, à Wallis et Futuna, en Polynésie française.

Ces montants sont également réduits en fonction de la durée de la mission de l’employé de la start-up.

Les déplacements à l’étranger

L’indemnité de mission versée au salarié de la start-up en déplacement à l’étranger sont consultables sur le site du ministère de l’Économie. Ceux-ci sont variables en fonction du pays de destination.

3 – Les frais liés à la mobilité professionnelle pour la start-up

Pour tout salarié soumis à un changement de lieu de résidence suite à un changement de poste de travail dans un autre lieu de travail, celui-ci peut prétendre à une indemnité de mobilité professionnelle.

Ce changement peut faire suite à une mutation, à un changement temporaire de lieu de travail, à l’affectation à l’étranger ou dans un département d’Outre-mer …

La distance séparant l’ancien logement doit être égale au minimum à 50 km. Le temps de trajet aller ou retour doit être au moins égal à 1h30.

Les frais de mobilité des salariés nouvellement embauchés sont également concernés.

Ces frais professionnels concernent, les dépenses d’hébergement provisoire et d’installation dans le nouveau logement.

L’employeur de la start-up est autorisé à prendre en charge les dépenses à hauteur de 75,60 € par jour pour une durée maximale de neuf mois.

4 – Les frais de télétravail

Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des charges à caractère spécial inhérentes à son emploi.

Ces frais concernent :

• Les frais fixes et variables d’un local privé,
• Les frais liés à l’adaptation du local,
• Les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

5 – Les frais de transport

Les frais de transport correspondent aux dépenses engagées par le salarié de la start-up pour les besoins de son activité professionnelle.

Ces frais professionnels couvrent les frais de carburant, de stationnement, de péage, de location de vélos, d’utilisation des transports en commun, de train et d’avion.

Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, le remboursement a lieu sous la forme d’un barème fiscal.

Pour résumer, tous les frais professionnels engagés par le salarié de la start-up sont remboursables. Seuls trois critères sont impératifs : un caractère exceptionnel, dans l’intérêt de l’entreprise, des frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur salarié ou assimilé.