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dimanche, juillet 12, 2020

Quel est le cadre juridique des notes de frais ?

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Quel est le cadre juridique des notes de frais ?

Le salarié qui dépense des frais dans le cadre de son activité professionnelle bénéficie d’un remboursement de la part de son entreprise par le biais d’une note de frais. Loin d’être toujours formalisée, chaque demande doit cependant être justifiée : l’administration fiscale donne un cadre juridique aux notes de frais.

Cependant, la gestion des notes de frais peut vite devenir très fastidieuse pour les dirigeants d’entreprise. Découvrez notre tour d’horizon des règles et du cadre juridique qui structurent la gestion des notes de frais.

Cadre juridique de l’établissement d’une note de frais

La note de frais ne subit pas de règle de forme et peut être établie aussi bien sur un tableur Excel que sur une note manuscrite ou un logiciel dédié à cet effet.

Une seule règle prime : l’accompagner de justificatifs pour prouver la réalité des dépenses engagées.

Cadre juridique notes de frais

Le remboursement des frais

Chaque fin de mois, le salarié doit fait part à son employeur des frais remboursables dans le cadre de son activité.

Il n’est pas rare que les entreprises imposent à leurs salariés un délai pour fournir leurs pièces justificatives de paiements ! Selon un arrêt de la Cour de cassation, l’entreprise peut décider de ne pas rembourser un collaborateur s’il ne respecte pas ce délai…

De son côté, l’employeur – étant soumis à la prescription quinquennale – dispose d’un délai maximal de 5 ans pour rembourser le salarié après présentation de la note de frais. Néanmoins, dans la pratique, l’employeur a tout intérêt à compenser les frais liés à l’activité le plus rapidement possible. En moyenne, les entreprises remboursent leurs employés sous 3 à 5 semaines.

Les modalités de remboursement des notes de frais

D’une entreprise à l’autre, le remboursement des dépenses à des fins professionnelles peut être différent.

En effet, l’employeur a le choix entre deux modalités de remboursement :

  • le remboursement forfaitaire : le plus souvent pratiqué lorsque les dépenses sont amenées à se répéter sur une base mensuelle. Il existe alors un barème forfaitaire dont les plafonds sont directement fixés par l’URSSAF ;
  • le remboursement des dépenses réelles : remboursement à l’euro près des frais engagés par le salarié (frais de restaurant, péage, carte essence, etc)

Dans un souci de praticité et de gestion interne, l’employeur préfère généralement une seule et unique méthode. Néanmoins, il peut être intéressant de s’entretenir avec l’ensemble de ses salariés pour connaître le mode de remboursement qu’ils préfèrent. Car en fonction des postes et des frais à engager, un mode de traitement sera peut-être plus avantageux pour l’employé.

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Cadre juridique notes de frais: régime fiscal et social

Le montant des frais réels remboursé au salarié n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales pour l’employeur. Cependant, il convient de prouver que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires et de produire les justificatifs attenants.

Concernant les indemnités forfaitaires, les règles sont un peu différentes.

Le remboursement forfaitaire des frais n’est pas soumis aux cotisations sociales dans la limite des plafonds fixés par l’administration. Dans le cas contraire, le remboursement forfaitaire peut être considéré comme un avantage en nature imposable.

Si les circonstances sont confirmées et les justificatifs présentés, la fraction qui excède le plafond est exclue de l’assiette des cotisations.

Si l’employeur n’est pas en mesure d’établir les circonstances des frais engagés, l’indemnité forfaitaire versée est réintégré dans l’assiette des cotisations sociales, et ce, dès le premier euro. Il s’agit alors d’un complément de rémunération.

De plus, l’entreprise a tout à fait le droit de déduire de son bénéfice imposable ces deux types de remboursement de dépenses. Sans oublier la possibilité de récupérer la TVA sur certains frais engagés.

Voilà, vous savez tout sur le cadre juridique des notes de frais !

La gestion et le remboursement des notes de frais peuvent vite devenir un vrai casse-tête pour les dirigeants d’entreprise. Nous vous conseillons, dès le début de votre activité, d’encadrer et de définir clairement vos process en interne. Vous éviterez ainsi bien des déboires avec vos salariés et l’administration fiscale !

Raphael Alapini
Raphael Alapini
J'ai toujours aimé manier la langue française. Après avoir obtenu un baccalauréat littéraire et une licence de Lettres Modernes et Communication en Sorbonne, j'ai intégré un master Marketing et "Brand Content" dans une école de publicité. Depuis septembre, je mets à profit mes compétences littéraires en qualité de Content manager en alternance chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : raphael@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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