En tant qu’auto-entrepreneur, il vous arrive, de temps à autre, d’engager des frais professionnels plus ou moins importants pour le compte de votre activité ou de vos clients. Seulement, vous n’avez aucune idée de comment les traiter au quotidien. C’est ce que vous propose cet article : un mémo pour gérer les notes de frais des auto-entrepreneurs. Vous découvrirez alors que les frais peuvent être facturés sur le compte de vos clients !
Le principe de la non-déduction des frais
Si certains entrepreneurs décident de démarrer leur activité sous le statut de la microentreprise, c’est notamment pour sa simplicité administrative et comptable. En effet, en seulement quelques clics, il est possible de créer sa société en ligne et de déclarer chaque mois ou chaque trimestre son chiffre d’affaires.
Ensuite, pour déterminer le bénéfice imposable de l’entrepreneur, l’administration fiscale vient appliquer ce que l’on appelle un abattement forfaitaire. Cet abattement est déterminé selon l’activité pratiquée par l’auto-entrepreneur et le chiffre d’affaires encaissé. Il se situe généralement entre 34 et 71 %.
Comme l’expose clairement la loi : « Les microentrepreneurs soumis de fait au régime fiscal de la microentreprise et à l’imposition sur leur chiffre d’affaires ne peuvent déduire aucune charge professionnelle pour leur montant réel ».
De ce fait, la pratique de l’abattement forfaitaire ne permet pas à l’auto-entrepreneur de déduire ses frais et charges au travers d’une note de frais comme dans une SASU, par exemple. En effet, cela reviendrait à déduire deux fois les dépenses engagées : coûts de déplacement, frais de voiture…
Cependant, il existe bel et bien un moyen de contourner cet obstacle et de se faire rembourser certaines charges. Pour cela, il est nécessaire de distinguer les frais professionnels des débours.
Frais professionnels et débours : les différences à connaître
Qu’appelle-t-on « frais professionnels » ?
Les frais professionnels, couramment nommés frais réels, sont des dépenses engagées et facturées à votre nom, pour le compte d’une mission ou d’une prestation client. Les frais de déplacement, les indemnités kilométriques, les frais de restauration ou encore d’hôtel sont les plus fréquents.
Pour se faire rembourser ces avances, certains microentrepreneurs n’hésitent pas à les inclure dans leur prix de vente final. Malheureusement, cette pratique a pour conséquence d’augmenter le chiffre d’affaires généré, ainsi que le montant des cotisations sociales et des impôts afférents. Considérés comme des dépenses personnelles, ces frais ne peuvent être assimilés à des débours.
Qu’est-ce qu’un débours ?
Un débours est une somme d’argent dépensée pour le compte d’un client et facturée au nom de ce dernier. Les débours permettent alors de demander le remboursement de certains frais sans pour autant augmenter le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur.
Mais pour en arriver là, certaines conditions sont à respecter :
- Avoir un accord écrit du client : un accord intitulé « mandat de débours » empêchera votre client de se détacher de ses obligations en matière de remboursement des frais.
- Facturer les dépenses au nom du client : une facture détaillée des frais de débours et tous les justificatifs nécessaires devront être apportés à la facture générale.
- Conserver les factures : celles-ci feront office de preuves en cas de litige ou de contrôle de l’administration fiscale.
- Demander le remboursement dès la fin de la mission.
Ce formalisme est la seule option possible pour obtenir un remboursement au centime près des frais engagés par l’entrepreneur pour un client.
Découvrez la solution iPaidThat pour simplifier et automatiser votre comptabilité !
Note de frais auto-entrepreneur : un document utile
Si techniquement, il n’est pas possible d’obtenir le remboursement de ses dépenses professionnelles au travers d’une note de frais classique, ce document peut être d’une grande utilité pour les auto-entrepreneurs. En effet, la note de frais est avant tout un document stratégique qui permet d’optimiser et de réduire ses dépenses, pour in fine améliorer son bénéfice net.
Ainsi, de la même manière que pour une entreprise classique, le microentrepreneur peut créer un modèle de note de frais spécifique à son activité ou utiliser un logiciel automatisé de gestion des notes de frais. Cette dernière option est d’ailleurs vivement recommandée. En effet, les logiciels de traitement et de gestion des notes de frais permettent :
- d’une part, d’analyser en détail et par poste les dépenses réalisées lors de l’activité professionnelle ;
- d’autre part, d’avoir toujours à portée de main ses justificatifs de dépenses et de ne pas les perdre.
La déduction des dépenses en auto-entreprise est une opération complexe, mais vous venez de découvrir qu’il est tout à fait possible de négocier la prise en charge des frais de mission par vos clients.
Vous aimeriez aller encore plus loin dans la gestion de vos notes de frais d’auto-entrepreneur ? Lisez ces conseils complémentaires.