Enjeu majeur pour votre entreprise, la gestion des notes de frais et de la manière de les rembourser, peut vite devenir un cauchemar pour votre service financier. Chronophage, demandeur en temps, en énergie et en ressources. Sans oublier les risques d’erreurs ou pire, de fraude… Cette tâche sans valeur ajoutée pour votre entreprise est néanmoins une case à cocher dans vos processus de gestion des ressources humaines. Pour toutes ces raisons, nous avons recensé une liste de 6 conseils pratiques pour réduire vos notes de frais.
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1. Définissez une politique de dépenses claire et précise
La toute première étape pour limiter vos dépenses professionnelles est de définir une politique de dépenses claire et précise. Bien que certaines règles soient fixées par l’Urssaf, rien ne vous empêche de mettre en place votre propre code de gestion des notes de frais.
Ce procédé permet de clarifier, de fluidifier et de mieux contrôler le processus des dépenses. Ainsi, vous n’aurez pas, ou très peu, de mauvaises surprises.
De ce fait, nous vous invitons à rédiger, le plus tôt possible, un document qui spécifie clairement et de façon compréhensible pour vos collaborateurs, le cadre des dépenses de l’entreprise.
- Quels types de dépenses seront remboursés (déplacements professionnels…) ?
- Quelles sont les limites pour chaque type de dépenses ?
- Quel est le délai de remboursement ?
- Quels renseignements doivent obligatoirement être fournis pour justifier les dépenses ?
- Quel est le cadre légal en vigueur pour votre secteur d’activité ?
2. Anticipez au maximum les frais
Pour bien gérer les notes de frais de votre structure, la seconde étape à ne pas négliger est l’anticipation.
La plupart des frais sont générés par des activités en temps partagé ou des déplacements. Pour limiter les déplacements et la fatigue de vos collaborateurs, limitez au maximum les temps de transports. Pourquoi ne pas privilégier les visioconférences et les contacts téléphoniques ? C’est dans l’air du temps ! Ou encore, anticipez les déplacements de longue durée ou les multiples frais de repas d’affaires pour éviter les mauvaises surprises liées aux coûts de réservation de dernière minute.
3. Traitez les dépenses au fur et à mesure
Il n’est pas rare d’attendre la fin du mois pour récolter les notes de frais et les traiter. La validation de masse a tendance à mettre une pression inutile qui génère inévitablement des erreurs.
Pour cela, nous vous conseillons de :
- Traiter les saisies au fil de l’eau pour améliorer les délais de remboursement de vos collaborateurs,
- Garder la saisie des frais à jour pour avoir une vue en temps réel sur votre trésorerie.
Une bonne application facilite grandement la création et la validation des notes de frais : suivi de l’avancement, approbation ou rejet, etc.
4. Fournissez un moyen de paiement adapté
Afin de simplifier le processus de gestion des notes de frais, vous pouvez tout à fait fournir à vos collaborateurs un moyen de paiement adapté. Les dispositifs modernes offrent de nombreux avantages à l’employeur et aux salariés.
L’entreprise, selon le mode de paiement choisi, peut définir un plafond à ne pas dépasser. Ainsi, l’employé n’aura plus à avancer les frais. Le paiement des différents achats se fait directement depuis le compte de l’entreprise.
Ce processus permet de limiter le temps de traitement de votre service financier.
5. Adoptez une solution de traitement des notes de frais
Afin de centraliser et d’accélérer au maximum le processus de traitement des notes de frais, nous vous conseillons fortement d’investir dans la mise en place d’une solution dédiée.
Grâce à un workflow de validation, le service financier est informé en temps réel des frais engagés ou des nouvelles demandes de remboursement. En quelques secondes et clics, vous pouvez refuser ou valider la note de frais. Votre collaborateur sera informé en temps réel de son état, de sa validation et de son remboursement imminent.
De plus, avec ce type de solution, vos justificatifs sont numérisés. Vous disposez ainsi de toutes les preuves en cas de contrôle de l’Urssaf. Car nul besoin de rappeler que les justificatifs d’achats sont une condition sine qua non du remboursement des frais professionnels.
Veillez d’ailleurs à sensibiliser votre personnel sur ce point, et définissez quelle sera l’action engagée si cette condition n’est pas respectée.
De plus, les solutions de gestion des notes de frais équipées de la reconnaissance intelligente éliminent la saisie humaine. Ce qui limite fortement les erreurs et le temps passé à la vérification et la validation des frais.
6. Sensibilisez vos nouvelles recrues
Pour qu’un processus fonctionne correctement sur le long terme, toute l’entreprise doit travailler sur la même longueur d’onde. Nous vous invitons donc fortement à sensibiliser vos nouvelles recrues sur la politique de gestion des dépenses et remboursements au sein de votre institution.
Il est possible que vos nouveaux collaborateurs n’aient jamais eu l’occasion de travailler avec un système automatisé de traitement des notes de frais. Formez-les dès leur arrivée aux fondamentaux afin de leur inculquer de bonnes habitudes.
Pour réduire considérablement vos notes de frais, n’hésitez pas à réaliser un audit minutieux de vos dépenses, et à affiner avec le temps votre politique de frais.