Pour mettre en place un logiciel de gestion comptable, toute entreprise doit se pencher sérieusement au préalable sur ce type de projet. Si vous vous demandez comment choisir un logiciel de comptabilité, cet article vous apporte une méthodologie d’analyse complète.
Commencez par étudier les besoins de votre société ainsi que les logiciels de comptabilité disponibles sur le marché. Entourez-vous pour mener à bien ce projet d’entreprise. Enfin, suivez nos recommandations point par point, du cahier des charges à la décision finale.
Analyser les besoins comptables de l’entreprise
Vous envisagez de changer de logiciel comptable ? Ou alors vous créez votre entreprise et devez vous équiper pour la gestion de la comptabilité ? Comment procéder ?
La première étape consiste à identifier les obligations légales, les types d’utilisation, l’environnement informatique de l’entreprise ainsi que le budget disponible pour le projet.
Comprendre les obligations comptables et fiscales
Cette phase demande de s’y pencher avec soin, car les besoins comptables fluctuent fortement selon la taille et la structure juridique de l’entreprise. Il serait dommage d’opter pour un logiciel de gestion comptable surdimensionné et complexe à utiliser. Voici un zoom sur trois cas très différents.
Exemple 1 : la micro-entreprise, des besoins très limités en comptabilité
La micro-entreprise constitue en réalité un statut fiscal particulier pour une EURL. Cette forme d’exercice professionnel, sans création de société, est autorisée si le chiffre d’affaires demeure en deçà des différents plafonds légaux selon l’activité.
Le TNS (travailleur non salarié) en micro-entreprise bénéficie de contraintes administratives, comptables et fiscales très allégées. La tenue de la comptabilité de l’entreprise se limite au suivi chronologique des ventes encaissées. Pour une activité commerciale, les textes exigent aussi l’existence d’un registre des achats payés. C’est donc une compta’ très simplifiée.
Exemple 2 : l’entreprise en BIC soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) et au régime réel normal
Une société assujettie à l’IS en bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et dont le chiffre d’affaires dépasse les seuils du régime réel simplifié est soumise au régime réel normal pour son imposition. Comme l’expliquent les textes, les obligations comptables s’avèrent plus importantes. Elles comportent notamment :
- l’établissement de comptes (bilan, résultat et annexe) tous les 12 mois ;
- la tenue d’un inventaire annuel (immobilisations et stocks) ;
- un grand livre ;
- un livre-journal.
Ce type d’entreprise dépose également une liasse fiscale complète.
Exemple 3 : le cabinet d’expertise comptable
L’expert-comptable qui cherche à s’équiper d’un logiciel de comptabilité vise un double objectif : l’équipement du cabinet en tant qu’entreprise et la tenue comptable pour ses clients. Ses besoins diffèrent forcément d’une société ou d’une activité classique.
Avec l’évolution des processus et la dématérialisation grandissante, il doit opter pour des outils qui recouvrent tous les aspects suivants :
- collecte des pièces comptables, océrisation et archivage ;
- outil de pré-comptabilisation ;
- logiciel comptable et pour l’établissement de la liasse fiscale.
L’expert-comptable doit aussi se préoccuper de l’insertion avec les autres logiciels, comme le logiciel de facturation, la gestion de trésorerie, la paie, etc.
Identifier les besoins en comptabilité internes à l’entreprise
Le dirigeant de TPE comme le DAF d’une PME ou d’une ETI doit ensuite se préoccuper des besoins internes. Voici une liste de questions à se poser :
- Quelle est la taille de l’entreprise (chiffre d’affaires, volume de factures mensuelles, etc.) ?
- Qui sont les futurs utilisateurs de la solution comptable ? Combien d’accès prévoir ?
- Quel est leur niveau de responsabilité et de compétences dans la saisie des écritures comptables ?
- L’entreprise se contente-t-elle de comptabiliser la facturation client et les factures d’achats ainsi que les encaissements et décaissements ?
- Confie-t-elle l’établissement du bilan annuel, voire des situations mensuelles, à un expert-comptable ou à un DAF à temps partagé ?
- Quelles sont les interfaces à prévoir avec d’autres logiciels en place (facturation, paie, banques, etc.) ?
Identifier les particularités de l’activité et le schéma informatique global
Lorsque l’entreprise présente des caractéristiques fortes, elle peut opter pour des outils comptables spécifiques pour son secteur ou son activité. Parfois, le marché du logiciel offre des solutions complètes, de la facturation, à la comptabilité en passant par la gestion des achats, voire le reporting. Dans ces cas, le choix du logiciel comptable suit une logique métier. Citons par exemple les cabinets d’expertise-comptable, les activités financières, l’assurance, le BTP, l’agriculture ou les entités tenues à une comptabilité publique.
Définir le budget avant de choisir son logiciel de comptabilité
La détermination du budget disponible pour un logiciel comptable permet aussi de compléter l’analyse des besoins et des contraintes. C’est la meilleure manière de réduire le champ des possibles parmi tous les logiciels de comptabilité sur le marché. Que vous décidiez d’acheter des licences ou de fonctionner en mode SaaS, le raisonnement reste le même. Calculez le coût d’implémentation et d’utilisation du logiciel comptable sur une durée moyenne de 3 à 5 ans, maintenance comprise.
Comprendre les types de logiciels de comptabilité du marché
Après cette analyse des besoins, prenez le temps d’étudier ce que le marché du logiciel comptable vous propose. Les fonctionnalités comme les modes d’hébergement ainsi que la facturation des services ou licences diffèrent d’un logiciel à l’autre.
Les solutions comptables On-Premise
Ce type de logiciel s’achète et exige une installation sur chaque poste de travail. Les licences s’hébergent généralement sur un serveur de l’entreprise. Vous pouvez alors y accéder même sans internet. Ces outils comptables s’utilisent dans l’environnement du bureau. Toutefois, la plupart des éditeurs proposent désormais une solution pour travailler également à distance.
Avec un tel logiciel de comptabilité, vous conservez la maîtrise de la sauvegarde, de la confidentialité et de la sécurité des données. En cas de mise à jour ou de changement de version, l’entreprise paie souvent un surcoût. Enfin, elle règle annuellement la maintenance, le prix se chiffrant généralement en pourcentage du prix de la licence.
Les applications comptables en mode SaaS
Le principe du SaaS (Software as a Service) consiste, pour un éditeur, à mettre le logiciel comptable à la disposition de son client sans pour autant lui vendre la licence. C’est un abonnement à un service qui comprend à la fois l’utilisation et la maintenance de l’outil.
Avec ce type d’application, une connexion internet suffit pour se servir du logiciel de comptabilité. Hébergé sur le Cloud, il est accessible de n’importe où et sur tous les supports – ordinateur, tablette ou smartphone. Ce système constitue une solution souple, simple et sécurisée. Il est aussi maintenu en état de marche permanent par son éditeur.
Les solutions aux multiples fonctionnalités, dont la gestion comptable
Parmi les choix qui s’offrent aux entreprises, certains logiciels de gestion administrative comportent plusieurs fonctionnalités, au-delà de la comptabilité, sans constituer un ERP pour autant. Vous pouvez ainsi rencontrer des outils qui réalisent à la fois la facturation client, les enregistrements comptables et le suivi de la trésorerie, avec interface avec les banques. S’y ajoute parfois également la gestion des notes de frais.
Dans d’autres cas, l’application effectue toutes ces tâches en amont de la comptabilité ainsi qu’une pré-comptabilisation. Elle intègre ensuite les écritures dans le logiciel comptable. C’est le fonctionnement de notre solution, un outil compatible avec la plupart des logiciels de gestion comptable du marché (Cegid, Sage, etc.).
Les ERP et la comptabilité
Les PME, ETI et grandes entreprises sont confrontées à un ensemble de besoins complexes en matière de pilotage de leurs flux. Elles recourent alors souvent à un ERP ou PGI (progiciel de gestion intégré) qui recouvre toutes les fonctions et tous les besoins. Au-delà des commandes et factures de ventes ou d’achats, de la gestion de comptabilité ou de la trésorerie, ces logiciels réalisent aussi le pilotage :
- du référentiel (articles, comptes clients et comptes fournisseurs) ;
- des données de production (GPAO) et des stocks ;
- de la supply chain, notamment la logistique et l’ordonnancement ;
- des investissements et du parc des immobilisations ;
- de la maintenance (GMAO) ;
- de la paie et des RH, etc.
Pour un ERP, la comptabilité ne constitue finalement qu’un sous-projet. La compta n’entre pas seule en ligne de compte quand vient le moment de choisir ce type de logiciels.
Comment choisir son logiciel comptable : déroulement du projet
L’entreprise qui doit choisir un outil pour sa comptabilité doit mener la réflexion avec les méthodes de tout projet informatique. Elle procède par étape afin d’identifier le logiciel comptable dont les fonctionnalités et l’ergonomie correspondent parfaitement à ses besoins.
Préparation du cahier des charges pour une solution comptable
Après avoir listé les besoins et les spécificités de l’entreprise, vient le moment d’établir formellement son cahier des charges. Ce document récapitule les exigences en matière de fonctionnalités, d’hébergement, d’accessibilité et d’interfaces notamment.
Pour ne pas faire exploser le budget des dépenses, mieux vaut s’en tenir aux standards des logiciels que de prévoir des développements spécifiques. Après avoir identifié plusieurs applications qui correspondent aux besoins, le cahier des charges s’envoie à plusieurs intégrateurs ou éditeurs de ces solutions comptables.
Critères pour choisir son logiciel comptable : la check-list idéale
Grâce au travail d’analyse établi préalablement, préparez maintenant une check-list afin d’examiner les réponses à l’appel d’offres. Demandez aux personnes de l’équipe projet d’étudier ces retours avec cette liste de points incontournables. Cette méthode facilite la synthèse et aide à choisir son logiciel comptable.
Voici les critères à examiner absolument afin de vérifier la pertinence ou non de chaque logiciel comptable pour votre société :
- taille et secteur d’activité de l’entreprise ;
- budget défini ;
- niveau de standardisation ou de personnalisation souhaité ;
- fonctions comptables et fiscales, notamment pour la gestion de la TVA et de la liasse ;
- autres fonctionnalités requises (facturation, gestion des dépenses et des paiements, trésorerie, intégration automatique des écritures de banque, etc.) ;
- interfaces nécessaires avec les autres logiciels de la société le cas échéant ;
- nombre d’utilisateurs prévu ;
- personnalisation de leurs droits et gestion de la confidentialité des données ;
- système d’exploitation :
- ergonomie et personnalisation des écrans, vues et éditions ;
- pérennité de l’éditeur et de sa solution ainsi que ses capacités d’évolution.
Établir une short list des solutions logicielles comptables
Grâce à cette analyse détaillée sur la base de votre check-list, l’équipe projet est alors à même de réduire la liste des logiciels comptables envisageables. Ce petit nombre de solutions logicielles, idéalement entre 3 et 5, constitue donc la short list. Vient ensuite le moment d’approfondir la compréhension de chaque logiciel conservé à cette phase du choix.
Se renseigner sur les logiciels auprès d’entreprises du même secteur d’activité
Prenez le temps d’interroger d’autres entreprises du même domaine et de taille similaire et qui ont fait le choix d’un logiciel de votre short list. Idéalement, identifiez vous-même les sociétés à rencontrer plutôt que de contacter les personnes que vous recommande chaque éditeur de logiciel.
En échangeant avec des utilisateurs, vous récupérez des informations précieuses, tant sur les fonctionnalités de l’outil que sur son ergonomie. Vous bénéficiez ainsi de leur expérience en matière de mise en place du logiciel de comptabilité. Vous êtes alors mieux armé pour affronter la phase suivante ainsi que pour échanger avec l’éditeur ou l’intégrateur.
Tester et réaliser des démonstrations
Vient ensuite le moment d’organiser une démonstration des solutions de la short-list. N’hésitez pas à tester des points techniques et des fonctionnalités comptables complexes, comme la déclaration de TVA, le rapprochement bancaire automatisé ou l’édition des documents comptables annuels.
Profitez de ces moments d’échange souvent en présentiel pour évaluer le service après-vente, comme la maintenance en ligne du logiciel de comptabilité. Certaines solutions comptables sont même accessibles en ligne via des versions temporaires. C’est l’idéal pour effectuer des tests en situation réelle. Vérifiez ainsi la saisie de données ou de factures, la restitution des documents comptables ou l’édition d’un tableau de bord intégré. Vous percevez plus facilement les avantages comme les inconvénients de chaque fonctionnalité proposée par le logiciel.
Choisir sa solution comptable : établir contrats, devis et factures
Que vous ayez mené l’étude seul dans votre TPE ou PME ou avec l’aide de votre expert-comptable, la dernière étape consiste donc à trancher. Quel est votre choix d’outil de gestion de la comptabilité parmi les meilleurs logiciels étudiés et testés ? Vérifiez le devis et toutes les clauses du contrat avec soin. Ils engagent généralement l’entreprise en matière de gestion comptable pour de nombreuses années.
Avec toutes ces informations, vous voilà armé pour choisir votre logiciel comptable. Selon vos besoins et les fonctionnalités recherchées, n’hésitez pas aussi à examiner les solutions de pré-comptabilisation comme la nôtre : iPaidThat.
Nous nous tenons à l’écoute de votre projet et vous pouvez essayer nos outils de gestion en ligne et gratuitement.
