Émettre une facture n’est pas seulement une demande de paiement, c’est aussi un justificatif commercial, comptable et fiscal qui joue un rôle élémentaire en matière de droit et de respect des contraintes. La révolution numérique responsable de nombreux changements sur les six dernières années a ainsi donné naissance à un nouveau standard de facturation : la Factur-X. Avez-vous connaissance de ce nouveau standard ? Connaissez-vous ce type de facture dématérialisée ? Dans le cas contraire, soyez très attentif(ve) à ce billet !
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1. De quoi parle-t-on exactement ?
La Factur-X est un nouveau standard européen qui répond aux évolutions légales et techniques issues de l’électronique. Née d’un standard franco-allemand, ce modèle de facture dit « électronique mixte » est composé d’un fichier PDF/A3 couplé à un fichier XML. Le but est donc de favoriser la dématérialisation fiscale.
Pour rappel : un PDF est un format de document informatique, compatible avec tous les logiciels de visualisation, qui permet de rendre le contenu visible pour l’œil humain. Le PDF a pour vocation de garantir l’authenticité de l’origine du document, mais aussi son intégrité. Ce format de document dématérialisé est très prisé pour la facturation des TPE-PME et permet par ailleurs l’archivage des documents sur le long terme.
De son côté, le XML est un langage informatique qui permet de structurer et de hiérarchiser des informations. Il facilite l’échange et la lecture des données informatiques sous la forme de balises structurées destinées aux machines. Ce format standardisé met donc en lumière la facture d’origine sous la forme d’un PDF. Cette dernière peut alors être traitée et analysée par un système d’information automatisé. En parallèle, le XML permet de mettre en place l’automatisation de certaines tâches. La Factur-X permet, grâce à sa souplesse de traitement, de booster la dématérialisation des factures. En effet, par le biais de ce nouveau standard européen, il est possible d’exploiter les données en clair dans le PDF ou les données structurées du fichier XML pour une meilleure intégration automatisée.
2. Pour qui est préconisé le nouveau standard de la Factur-X ?
Flashback sur la facturation électronique devenue obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé et public.
Depuis, l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014, les entreprises titulaires d’un marché public ont pour obligation d’utiliser le portail public de facturation Chorus Pro pour leurs demandes de paiement.
Juin 2017, la Commission européenne publie la Norme Sémantique européenne EN 16931 qui vise à rendre la transition vers la dématérialisation plus conviviale, adaptée et peu coûteuse pour les besoins des petites et moyennes entreprises.
Extrait de la norme :
« La présente Norme européenne définit un modèle sémantique de données pour les éléments essentiels d’une facture électronique. Ce modèle sémantique comporte uniquement les éléments d’information essentiels qu’une facture électronique doit contenir pour assurer le respect de la législation (y compris fiscale) et permettre l’interopérabilité du commerce transfrontalier, intersectoriel et national. Le modèle sémantique peut être utilisé par des organisations des secteurs public et privé pour la facturation des marchés publics. Il peut également être utilisé pour la facturation entre entreprises du secteur privé. Il n’a pas été spécifiquement conçu pour la facturation des consommateurs. La présente Norme européenne remplit au moins les critères suivants : elle est technologiquement neutre ; elle est compatible avec les normes internationales applicables en matière de facturation électronique ; … conforme aux exigences de protection des données personnelles…, dans le respect des principes de confidentialité et de protection des données dès la conception, par la minimisation des données, la limitation de l’objet du traitement, le caractère nécessaire et proportionné du traitement des données ; … permet l’établissement de systèmes de facturation électronique pratiques, conviviaux, flexibles et efficaces en termes de coût ; elle tient compte des besoins particuliers des petites et moyennes entreprises… »
La Factur-X répond donc parfaitement à cette norme.
Ainsi, dans la continuité de la transition numérique, l’article 153 de la Loi de Finances 2020 oblige toutes les entreprises à envoyer des factures électroniques dans le cadre de ses relations professionnelles. Ces entreprises doivent cependant être assujetties à la TVA.
Dorénavant, et ce, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, peu importe leur taille, sont tenues à cette obligation.
3. Quel est l’intérêt majeur de la Factur-X ?
La Factur-X comprend de nombreux avantages :
- Rendre accessible la lecture de tout type de document papier sous une forme numérique,
- Permettre aux fournisseurs de créer des factures à valeur ajoutée contenant un maximum d’informations sous forme structurée,
- Laisser aux clients destinataires la possibilité d’utiliser un certain type de données en fonction de ses besoins et de la maturité de son système d’automatisation,
- Faire des rapprochements automatisés entre les commandes et les réceptions ou les paiements.
La Factur-X est donc la nouvelle norme pour passer à un système de facturation 100 % dématérialisé. Une fois injectée dans notre logiciel de traitement des factures, celle-ci suit un processus de contrôle, de rapprochement, d’intégration comptable, et de validation des paiements. Ceci facilite grandement le quotidien des entrepreneurs. Le tout en respectant les critères techniques imposés par les directives européennes et l’administration fiscale.